In Outlook il pulsante “Segna come letto/non letto” può sparire dal Riquadro di lettura dopo un aggiornamento o un cambio di vista: non è un bug definitivo, ma un’impostazione. In questa guida ti spiego come farlo riapparire subito in Nuovo Outlook e in Outlook desktop classico.
Panoramica del problema
Negli ultimi mesi molti utenti hanno notato che, nel Riquadro di lettura di Outlook (sia nel “Nuovo Outlook” sia nella versione desktop classica), la comoda icona a forma di busta per Segna come letto/non letto accanto a ogni messaggio è improvvisamente scomparsa. Per chi lavora marcando manualmente i messaggi come letti solo dopo aver risposto — così da non perdere nulla — l’assenza del pulsante rallenta il flusso di lavoro e aumenta il rischio di dimenticanze.
La buona notizia: il pulsante non è stato rimosso dal prodotto. In quasi tutti i casi è semplicemente disattivato o riportato alle impostazioni predefinite. Riabilitarlo richiede pochi passaggi, diversi a seconda dell’interfaccia che stai usando.
Come capire quale Outlook stai usando
Anche se la casella è la stessa, l’interfaccia può cambiare molto e con essa i menu. Identifica la tua:
- Nuovo Outlook (web su browser o app Windows/macOS con interruttore “Nuovo Outlook”): grafica più moderna, pannello Impostazioni rapido in alto a destra (icona a ingranaggio) e menu di configurazione “Customize actions / Personalizza azioni”. Le azioni rapide compaiono nella testata del messaggio nel Riquadro di lettura e in alto nella lista.
- Outlook desktop classico (Microsoft 365 Apps, Outlook 2019/2021 per Windows): ribbon con schede Home, Invia/Ricevi, Visualizza, e la possibilità di definire le Azioni rapide sui messaggi che compaiono al passaggio del mouse o nella colonna degli indicatori (vicino alla bandierina).
Soluzioni rapide a colpo d’occhio
Se vuoi andare subito al punto, segui la riga che ti riguarda in questa tabella e poi consulta la procedura dettagliata più sotto.
| Scenario | Procedura | Risultato |
|---|---|---|
| Nuovo Outlook (web o app Windows/macOS con interfaccia “New Outlook”) | 1. Impostazioni → Posta → Customize actions. 2. Nella sezione “Quick actions”, abilita Mark as read or unread. 3. Salva. | Il pulsante ricompare nella testata del messaggio nel Riquadro di lettura. |
| Outlook desktop classico (Microsoft 365 Apps/Outlook 2019/2021) | 1. Passa con il mouse su un messaggio, clic destro e scegli Set Quick Actions (Imposta azioni rapide). 2. In Quick Action 1 (o 2) seleziona Mark as Read/Unread (Segna come letto/non letto). 3. Chiudi il menu. | Compare un’icona “busta aperta/chiusa” nella colonna degli indicatori (accanto alla bandierina) e/o al passaggio del mouse. |
| Sincronizzazione tra versioni | Abilitare l’azione rapida nel Nuovo Outlook (web) può propagare l’impostazione anche al client desktop, se entrambi usano lo stesso account Microsoft 365. | Configuri una sola volta l’azione rapida e la ritrovi su altri client collegati alla stessa cassetta postale. |
Procedura dettagliata per Nuovo Outlook
Questi passaggi valgono sia per Outlook sul web (browser) sia per l’app “Nuovo Outlook” su Windows/macOS, che condivide le stesse impostazioni della cassetta postale.
- Apri Outlook e clicca sull’icona Impostazioni (ingranaggio) in alto a destra.
- In fondo al pannellino laterale, clicca su Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
- Vai su Posta → Personalizza azioni (Mail → Customize actions).
- Scorri fino a Azioni rapide (Quick actions) e attiva la voce Mark as read or unread (Segna come letto/non letto). Assicurati che sia visibile sia per la Message Surface (testata nel Riquadro di lettura) sia per la Message list (lista dei messaggi), se presenti due sezioni distinte.
- Conferma con Salva e chiudi le impostazioni.
Dove lo trovo dopo? Apri un messaggio nel Riquadro di lettura: nella testata, accanto ad archivia, elimina e bandierina, vedrai la busta che consente di alternare Letto/Non letto con un click. Nella lista dei messaggi, al passaggio del mouse, la stessa icona può apparire come azione rapida in linea.
Se non compare ancora
- Verifica che il riquadro di lettura sia attivo (icona a forma di riquadro in alto a destra) e impostato su Destra o In basso.
- Controlla di non avere una vista filtrata su Non letti o ordinamenti insoliti. Reimposta su Data → Più recenti.
- Disattiva temporaneamente Conversazioni (raggruppamento per thread) per escludere che il pulsante sia “nascosto” nella testata del gruppo; poi riattiva se preferisci.
Procedura dettagliata per Outlook desktop classico
Nel client classico per Windows (Microsoft 365 Apps / Outlook 2019/2021), l’azione “Segna come letto/non letto” si gestisce come Azione rapida che appare al passaggio del mouse, nella colonna indicatori o direttamente nel Riquadro di lettura a seconda della vista.
Metodo rapido dal messaggio
- Nella lista dei messaggi, passa con il mouse su un’email.
- Fai clic destro e seleziona Imposta azioni rapide (Set Quick Actions).
- Nelle caselle Azione rapida 1 e/o Azione rapida 2, scegli Segna come letto/non letto.
- Chiudi il menu: l’icona della busta torna visibile nella colonna degli indicatori (accanto alla bandierina) o come comando in linea al passaggio del mouse.
Metodo da Opzioni
- Vai su File → Opzioni → Posta.
- Cerca la sezione Azioni rapide (Quick Actions).
- Imposta una delle azioni su Segna come letto/non letto e conferma con OK.
Consigli di visualizzazione
- Menu Visualizza → Riquadro di lettura: assicurati che non sia impostato su Disattivato.
- Menu Visualizza → Impostazioni visualizzazione → Reimposta visualizzazione per ripristinare la vista standard se l’icona non compare per personalizzazioni pregresse.
- Verifica la colonna “Stato di lettura” (icona busta). In molte viste puoi anche cliccare direttamente la busta per alternare letto/non letto senza aprire il messaggio.
Sincronizzazione tra versioni e roaming delle impostazioni
Se la tua casella è su Microsoft 365 (Exchange Online) e usi lo stesso account sul web, nel Nuovo Outlook e nel client desktop, l’impostazione delle Azioni rapide è di norma salvata sulla cassetta postale. Questo significa che:
- Abilitare Mark as read/unread nel Nuovo Outlook spesso fa comparire l’azione anche nel client desktop collegato alla stessa casella.
- Se invece usi account POP/IMAP o caselle on‑premises, alcune preferenze possono non propagarsi tra client e potrebbero dover essere impostate separatamente.
Approfondimenti e suggerimenti pratici
Verifica filtri e ordinamenti
Un filtro tipo Mostra solo non letti o un ordinamento diverso dal solito può far sembrare che il pulsante sia scomparso. Reimposta su Data → Più recenti e controlla che Conversazioni sia impostato come preferisci. In Outlook web/nuovo Outlook, il filtro è in alto sulla lista; nel desktop classico lo trovi in Visualizza → Visualizzazione.
Disattiva la lettura automatica se preferisci il controllo manuale
Se il tuo metodo prevede di segnare manualmente i messaggi come letti solo dopo aver risposto, evita che Outlook li marchi automaticamente quando li selezioni:
- Outlook desktop classico: File → Opzioni → Posta → Riquadro di lettura → togli la spunta da Segna gli elementi come letti quando vengono visualizzati e, se vuoi, attiva Segna l’elemento come letto quando la selezione cambia solo se aderisce al tuo flusso.
- Nuovo Outlook/Outlook web: Impostazioni → Posta → Riquadro di lettura e regola le opzioni di lettura automatica secondo preferenza (può comparire come “Contrassegna come letto quando l’elemento viene visualizzato”).
Backup delle preferenze e reset post-aggiornamento
Le azioni rapide sono salvate “a livello di cassetta postale”. Cambiando dispositivo o ricreando il profilo, potresti doverle riconfigurare. Dopo aggiornamenti significativi (canali Monthly Enterprise o Semi-Annual) può capitare che le impostazioni vengano reimpostate. Se succede, ripeti rapidamente l’abilitazione come descritto sopra.
Scorciatoie da tastiera per velocizzare
Quando vuoi segnare rapidamente senza cliccare icone:
- Windows (Outlook classico): Ctrl + Q per Segna come letto, Ctrl + U per Segna come non letto.
- Outlook web/nuovo Outlook su browser: premi ? per vedere l’elenco scorciatoie; puoi attivare la compatibilità scorciatoie tipo Outlook/Gmail e usare i comandi di lettura corrispondenti.
Le scorciatoie sono perfette come piano B quando l’icona non è disponibile o stai lavorando solo da tastiera.
Checklist di risoluzione rapida
- Identifica l’interfaccia (nuovo Outlook vs desktop classico).
- Riabilita l’azione rapida “Segna come letto/non letto” seguendo la procedura adatta.
- Controlla filtri/ordinamenti e riquadro di lettura attivo.
- Regola le impostazioni di lettura automatica per mantenere il controllo manuale.
- Reimposta la vista se l’icona appare ancora nascosta (solo desktop classico).
- Prova le scorciatoie come alternativa immediata.
Risposte ai dubbi più comuni
L’icona è stata rimossa da Microsoft?
No: nei casi riscontrati è stata solo disattivata o la vista è stata reimpostata. La funzionalità esiste e si può riabilitare via Customize actions (nuovo Outlook) o Azioni rapide (desktop classico).
Perché scompare “da sola”?
Può succedere dopo:
- un aggiornamento del client o del servizio;
- un reset della vista o un cambio tema che ricompone i pulsanti;
- la migrazione tra interfacce (classico → nuovo Outlook), dove l’azione non era pre-selezionata;
- l’uso di account diversi (Exchange, IMAP, POP) con preferenze non uniformi.
Le impostazioni si sincronizzano su più dispositivi?
Con caselle Microsoft 365/Exchange Online, molte preferenze delle Azioni rapide “seguono” la cassetta postale e quindi appaiono su altri client collegati alla stessa casella. Con IMAP/POP o ambienti on‑premises, potresti doverle impostare su ciascun dispositivo.
Non vedo il menu “Imposta azioni rapide” nel desktop classico
Apri File → Opzioni → Posta e cerca la sezione Azioni rapide. In alternativa, controlla di non essere in una vista minimale o con componenti disattivati; prova Visualizza → Impostazioni visualizzazione → Reimposta visualizzazione.
È meglio lasciare attiva la lettura automatica?
Dipende. Se lavori “in blocco” e non vuoi perdere traccia degli elementi da evadere, disattivarla è spesso più sicuro: così solo tu decidi quando un messaggio è letto. Se invece scansionare velocemente le mail è la priorità, mantenerla attiva può velocizzare.
Posso avere sia il pulsante nel Riquadro di lettura sia nella lista?
Sì, nel Nuovo Outlook è possibile abilitare Mark as read/unread come azione rapida sia nella Message Surface sia nella Message List. Nel desktop classico puoi avere la busta come colonna/indicatore e come azione al passaggio del mouse.
Buone pratiche per mantenere il flusso di lavoro a prova di errore
- Combina icona + scorciatoie: usa l’icona quando lavori col mouse e le scorciatoie quando navighi in tastiera. Riduci i tempi morti.
- Quick Steps su misura: nel desktop classico crea un Quick Step “Segna come letto + Categorizza + Sposta” per gestire in un colpo solo i messaggi chiusi o già evasi.
- Evita conflitti di regole: se usi regole che marcano automaticamente come letto, documentale e applicale solo su cartelle di archivio, non sulla Posta in arrivo.
- Verifica post-aggiornamento: dopo ogni aggiornamento importante, dedica 30 secondi a controllare che le Azioni rapide siano ancora al loro posto.
Guida passo‑passo estesa
Nuovo Outlook: personalizzare le azioni nel dettaglio
- Apre il pannello Impostazioni e richiama Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
- Sezione Posta → Personalizza azioni:
- In Barra degli strumenti (se presente), spunta Mark as read/unread per averlo sempre in evidenza.
- In Message surface, spunta l’azione per vederla nella testata dell’email aperta nel Riquadro di lettura.
- In Message list, spunta la stessa azione per vederla anche nella lista al passaggio del mouse.
- Salva, chiudi e ricarica la posta: aprendo un’email, l’icona della busta è ora a portata di click.
Outlook desktop classico: vista e indicatori
- Visualizza → Riquadro di lettura: imposta su Destra o In basso per sfruttare i comandi nella testata.
- Visualizza → Impostazioni visualizzazione:
- Colonne → assicurati che la colonna Stato di lettura sia presente (di solito la busta è nella colonna indicatori predefinita).
- Formattazione condizionale → verifica che i non letti siano evidenziati (grassetto), per un colpo d’occhio più chiaro.
- Reimposta visualizzazione in caso di dubbi.
- Personalizza Azioni rapide come descritto sopra per avere la busta sul hover.
Diagnostica avanzata
Se, nonostante tutto, il pulsante non compare:
- Profilo di Outlook corrotto: prova a creare un nuovo profilo e riconfigurare la casella (solo se hai familiarità; in ambito aziendale coinvolgi l’IT).
- Componenti aggiuntivi: in rari casi add‑in datati possono interferire con la testata del messaggio. Avvia in modalità provvisoria (outlook.exe /safe) e verifica.
- Account multipli: controlla che il problema si verifichi su tutte le cartelle e su tutti gli account: se è limitato a un singolo account IMAP, potrebbe dipendere dalla vista specifica di quell’account.
- Cache e sincronizzazione: per caselle molto grandi, attendi la prima indicizzazione dopo un reset della vista; la busta potrebbe apparire con un leggero ritardo.
Esempi di flussi di lavoro ottimizzati
Per chi gestisce un alto volume di email, suggeriamo un approccio “triage” che valorizza il pulsante Segna come letto/non letto:
- Scansione veloce: scorre la Posta in arrivo e apre solo ciò che richiede azione.
- Azione immediata: se rispondi all’istante, usa l’icona Segna come letto per “chiudere” il messaggio.
- Posticipa consapevolmente: se non puoi rispondere, lascia Non letto o usa bandierina/categoria; evita che la lettura automatica lo nasconda.
- Batch finale: a fine slot, filtra per Non letti o Da completare e azzera la coda.
Riepilogo
Il pulsante “Segna come letto/non letto” non è andato perduto: nella maggior parte dei casi è solo stato disattivato o spostato a seguito di un aggiornamento o di una modifica della vista. Nel Nuovo Outlook basta riabilitarlo in Impostazioni → Posta → Personalizza azioni; nel desktop classico va aggiunto alle Azioni rapide tramite Set Quick Actions o da File → Opzioni → Posta. Con poche regolazioni — e, se necessario, disattivando la lettura automatica — recuperi un flusso di lavoro solido, in cui solo tu decidi quando un messaggio è davvero “letto”.
Appendice: nota operativa per team IT
In ambienti gestiti, standardizza la presenza del comando “Segna come letto/non letto” definendo linee guida di vista e impostazioni di lettura. In scenari Microsoft 365, ricordati che molte preferenze sono legate alla cassetta postale e quindi “roaming”: testale su almeno un dispositivo per piattaforma (web, nuovo Outlook, desktop classico) prima del roll‑out. Prevedi una micro‑procedura post‑aggiornamento per verificare che le azioni rapide restino visibili e documenta un percorso di self‑help per gli utenti (questa guida può essere riadattata a tal fine).
Conclusione
Se il tuo pulsante “Segna come letto/non letto” è scomparso dal Riquadro di lettura, non perdere tempo a cercare soluzioni complesse: riattivalo come Azione rapida nelle impostazioni dell’interfaccia che stai usando. In pochi click tornerai a lavorare come prima, mantenendo la disciplina di lettura manuale che ti garantisce controllo e zero dimenticanze.
Seguendo i passaggi di questa guida otterrai subito la ricomparsa dell’icona, eviterai che i messaggi si segnino da soli come letti e preserverai un flusso di lavoro basato su priorità e azioni consapevoli.