“Owner” e “Site Owner” in SharePoint Online non sono sempre sinonimi. Capire la differenza evita errori di governance: un Owner può guidare l’intero ecosistema Microsoft 365 (Teams, Outlook, Planner), mentre un Site Owner ha solo il controllo del sito.
Panoramica della domanda
La richiesta è chiarire quali differenze di permessi intercorrono tra:
- Owner — la persona aggiunta al gruppo SharePoint “Owners” del sito oppure promossa a Owner del Microsoft 365 Group collegato (nei siti di team moderni connessi a un gruppo).
- Site Owner — la persona a cui viene assegnato direttamente il ruolo di proprietario del sito (Full Control) tramite la pagina Site permissions, senza toccare il Microsoft 365 Group.
Messaggio chiave: su un sito connesso a un Microsoft 365 Group la via con cui assegni i permessi cambia l’ambito dei poteri. Se promuovi qualcuno come Owner del Group (da Teams o con “Add members to Group”), quella persona governa sia il sito sia le app collegate. Se invece assegni solo “Full Control” al sito (da “Advanced permission settings”), limiterai i diritti a SharePoint.
Differenza di autorizzazioni fra Owner e Site Owner in SharePoint / Microsoft 365
| Aspetto | Owner (gruppo “Owners”) | Site Owner (solo ruolo sul sito) |
|---|---|---|
| Tipo di appartenenza | Casistica A – sito connesso a Microsoft 365 Group: se aggiunto come Owner del Group (da Teams o da “Add members to Group”), è parte del Group e viene automaticamente incluso tra i proprietari del sito. Casistica B – aggiunto al solo gruppo SharePoint “<Sito> Owners”: ottiene Full Control sul sito, ma non diventa Owner del Group. | Non entra automaticamente nel Microsoft 365 Group. Resta una concessione di Full Control circoscritta al sito. |
| Permessi su SharePoint | Full Control sul sito (gestione contenuti, impostazioni, permessi). Identico al Site Owner. | Full Control sul sito (gestione contenuti, impostazioni, permessi). Identico all’Owner per il solo perimetro SharePoint. |
| Servizi Microsoft 365 collegati (Teams, Outlook, Planner, Viva Engage, ecc.) | Se è Owner del Group: ha ruolo di proprietario anche nelle app collegate. Può gestire Team, canali, posta del gruppo, Planner, impostazioni del Group. Se è solo nel gruppo SharePoint “Owners”: non ottiene diritti nelle app del Group. | Non vede né gestisce gli elementi del Group (posta, Planner, Team) finché non viene aggiunto al Group o reso Owner del Team. |
| Gestione membri di Teams | Solo chi è Owner del Team/Group può aggiungere/rimuovere membri, creare canali, modificare policy. L’essere nel solo “<Sito> Owners” non basta. | Non può gestire membri o impostazioni del Team. |
| Visibilità per gli altri utenti | Se è Owner del Group: appare come proprietario sia nel sito sia nel Team/Group. Se è solo nel gruppo SharePoint “Owners”: appare proprietario solo nel sito. | Appare come proprietario solo nel sito SharePoint. |
| Ambito di applicazione | Potenzialmente ecosistema (sito + Group + app collegate), se l’assegnazione è fatta lato Group/Teams. | Solo sito (raccolta siti corrente). |
| Quando usarlo | Vuoi dare pieni diritti sul sito e sulle app collegate. L’utente deve governare membri, canali e impostazioni di Teams, Planner, posta del Group. | Vuoi concedere pieni diritti solo al sito, senza toccare Team o posta del Group. Utile per consulenti esterni, amministratori temporanei, automazioni o service account. |
| Come si assegna | Per estendere ai servizi M365: aggiungi come Owner del Group da Teams (Gestisci team → Membri → promuovi a Proprietario) o dalla pagina Site permissions con l’opzione Add members to Group & Make owner. Solo SharePoint: aggiungi l’utente al gruppo SharePoint “<Sito> Owners” da Advanced permission settings. | Concedi “Full Control” direttamente al sito: Site permissions → Advanced permission settings → Grant Permissions → assegna Full Control senza inserirlo nel Group. |
Nota importante: nei Communication site (siti non connessi a un Microsoft 365 Group) il gruppo “Owners” è puramente SharePoint; quindi Owner e Site Owner coincidono nei poteri (Full Control sul sito) e non esistono diritti su Teams/Outlook/Planner correlati al sito.
Nota sulle Site Collection Administrators (SCA)
Gli SCA hanno privilegi superiori: accesso illimitato all’intera raccolta siti e non possono essere rimossi dalle autorizzazioni del singolo sito. “Owners” o “Site Owner” conferiscono diritti limitati al solo sito.
Perché nasce la confusione (e come evitarla)
Nei siti di team moderni connessi a un Group, SharePoint mostra “Site owners”, “Site members” e “Site visitors”. Gli Owner del Group compaiono automaticamente in “Site owners”. Se però aggiungi persone solo in “<Sito> Owners” (tramite Advanced permission settings), queste non diventano Owner del Group: avranno Full Control sul sito, ma non vedranno posta del gruppo, Planner, né potranno gestire il Team.
Regola d’oro: usa la strada “Add members to Group / Gestisci team” quando vuoi estendere i poteri oltre SharePoint; usa Grant Permissions con Full Control quando vuoi circoscrivere ai soli contenuti del sito.
Procedure operative passo‑passo
Aggiungere un utente come Owner con diritti anche nelle app collegate
- Da Microsoft Teams: apri il Team → … → Gestisci team → scheda Membri → aggiungi l’utente → imposta Ruolo = Proprietario. L’utente diventa Owner del Team/Group e comparirà come Site owner in SharePoint.
- Da SharePoint (Site permissions): Settings (ingranaggio) → Site permissions → Add members → Add members to Group → aggiungi l’utente → Make owner. Anche qui l’utente diventa Owner del Group e quindi del sito.
Aggiungere un utente solo come Site Owner (senza impattare il Group)
- Vai su Settings → Site permissions → Advanced permission settings.
- Seleziona Grant Permissions → inserisci l’utente → assegna Full Control → Share.
- In alternativa, aggiungi l’utente al gruppo SharePoint “<Sito> Owners” (non all’Owners del Group): ottiene Full Control ma non diritti su Team/Planner/posta del Group.
Verificare i permessi effettivi
- Settings → Site permissions → Advanced permission settings.
- Check Permissions → digita il nome dell’utente.
- Controlla se l’accesso deriva da “<Sito> Owners”, da concessione diretta Full Control o dall’appartenenza al Microsoft 365 Group.
Scenari d’uso consigliati
Quando scegliere Owner (con proprietà del Group)
- Project manager che deve governare un Team completo: canali, impostazioni, membri, app Planner.
- Responsabili di funzione (HR, Finance, IT) con responsabilità sullo spazio di collaborazione e sui flussi informativi del Group.
- Deleghe stabili a figure interne con continuità operativa.
Quando scegliere Site Owner (solo sito)
- Consulenti esterni che devono amministrare contenuti e permessi del sito senza accedere a posta del Group o chat di Teams.
- Service account o automazioni (migrazioni, provisioning) che operano su librerie, pagine e liste.
- Amministratori temporanei durante ristrutturazioni dell’informazione o progetti di pulizia permessi.
Casi particolari ed eccezioni
Communication site
Non sono connessi a un Microsoft 365 Group. Il gruppo “Owners” è locale al sito: essere Owner equivale a essere Site Owner, senza effetti su Teams/Outlook/Planner.
Canali privati e condivisi di Teams
- Canali privati: hanno un sito dedicato con membership separata dal Team principale. I proprietari del canale sono i proprietari del sito; i membri del Team non ottengono automaticamente accesso. Tratta questi siti come siti autonomi ai fini di Owner/Site Owner.
- Canali condivisi: anche qui il sito è dedicato e la membership è gestita a livello di canale. Valgono le stesse regole: Owner del canale ≠ automaticamente Owner di altri siti del Team.
Siti classici o non moderni
In ambienti legacy la terminologia può variare (gruppi SharePoint vs permessi diretti). Il principio resta: Group/Teams governa le app collegate; Full Control diretto governa solo il sito.
Best practice di governance
- Principio del privilegio minimo: assegna Site Owner quando serve amministrare solo il sito; riserva l’Owner del Group a pochi responsabili.
- Tracciabilità: documenta perché una persona è Owner del Group (responsabilità operative) e per quanto tempo.
- Esterni: per consulenti/fornitori prediligi Site Owner o accessi granulari; evita di renderli Owner del Group salvo reale necessità contrattuale.
- Provisioning controllato: standardizza modelli (site template) e flussi di richiesta con approvazione per ruoli Owner.
- Revisione periodica: almeno trimestrale, verifica Owner del Group e Site Owner per allineamento con l’organigramma.
- Naming & ruoli chiari: nel titolo del sito e nella descrizione specifica “Team connesso a Group” vs “Communication site” per evitare ambiguità.
Errori comuni (e come rimediare)
- “Ho aggiunto Tizio agli Owners ma non vede la posta del gruppo” → probabilmente lo hai aggiunto solo al gruppo SharePoint “<Sito> Owners”. Soluzione: promuovi Tizio a Owner del Group da Teams o da Add members to Group.
- “Voglio togliere un Owner dal Team senza perdere il suo accesso al sito” → rimuovi la persona dagli Owner del Group, poi concedi Full Control diretto al sito (Site Owner). In questo modo conserva i diritti in SharePoint ma non nel Team.
- “Gli Owner del Team vedono tutto nel canale privato?” → no. I canali privati hanno un sito separato e una membership distinta.
- “Il Communication site deve avere Owner del Group?” → no, non esiste Group collegato. Gestisci tutto con gruppi SharePoint e permessi diretti.
Linee guida operative sintetiche
- Aggiungere un utente come Owner (gruppo “Owners”)
- Centro di amministrazione SharePoint → Sito → Permissions → Advanced → aggiungi l’utente al gruppo “<NomeSito> Owners” (Full Control sul sito). Nota: così non diventa Owner del Group.
- Oppure Teams → Gestisci team → Membri → aggiungi come Proprietario (diventa Owner del Group e, di conseguenza, proprietario del sito).
- Aggiungere un utente solo come Site Owner
- Sito SharePoint → Site permissions → Advanced permission settings → Grant Permissions → assegna Full Control senza inserirlo nel Group.
- Verificare i permessi
- Sito SharePoint → ⚙️ Site permissions → Advanced → Check permissions per vedere se l’utente è nel gruppo “Owners”, ha Full Control diretto o entra dal Microsoft 365 Group.
FAQ
Essere “Owner” nel sito è uguale a essere Owner del Microsoft 365 Group?
No. Dipende da come assegni il ruolo. “Owner del Group” governa Team/Outlook/Planner e appare automaticamente come proprietario del sito; “Owner” aggiunto solo al gruppo SharePoint “Owners” governa solo il sito.
Quanti Owner dovrei avere?
Di norma 2–3 Owner del Group (ridondanza) e 1–2 Site Owner aggiuntivi per esigenze di amministrazione del solo sito. Evita di superare queste soglie: più proprietari = più rischio.
Posso promuovere un utente a Owner temporaneo?
Sì. Per attività a tempo determinato preferisci il ruolo di Site Owner (Full Control localizzato) e prevedi una scadenza con revisione.
Posso dare a un esterno la proprietà del Team?
Meglio evitare salvo necessità stringenti. Concedi invece Site Owner o permessi mirati (Edit/Contribute) sul sito o sulle singole risorse.
Riepilogo finale
- Entrambi i ruoli (Owner e Site Owner) hanno Full Control sul sito SharePoint.
- Solo un Owner del Microsoft 365 Group (promosso da Teams o da “Add members to Group”) ottiene diritti estesi nelle app collegate: Teams, Outlook, Planner, ecc.
- Scegli Site Owner quando vuoi confinare i diritti al solo sito; scegli Owner del Group quando l’utente deve governare l’intero ecosistema collegato.
- Nei Communication site la distinzione si annulla: non c’è Group collegato; tutto è locale al sito.
Glossario essenziale
- Microsoft 365 Group: contenitore identità e appartenenze che alimenta Teams, posta del gruppo, Planner, ecc.
- Owner del Group: proprietario del Microsoft 365 Group (e, per i siti connessi, proprietario del sito).
- Site Owner: utente con Full Control sul sito, concesso direttamente o tramite gruppo SharePoint “Owners”.
- Advanced permission settings: pagina di SharePoint per la gestione fine dei permessi (gruppi, concessioni dirette, eredità).
- Communication site: sito non connesso a un Microsoft 365 Group, focalizzato sulla pubblicazione.
- Team site connesso a Group: sito collaborativo legato a un Microsoft 365 Group (di solito nato da Teams o da creazione “Team site”).
In una frase: decidi prima l’ambito (solo sito vs ecosistema M365) e poi assegna i ruoli usando il percorso corretto: “Add members to Group/Teams” per l’ecosistema, “Grant Permissions/Owners di SharePoint” per il solo sito.