Microsoft Planner: attività completate non più verdi in Schedule (Teams e Web). Impatto, accessibilità e soluzioni

Dal 21‑24 febbraio 2025 Microsoft Planner ha cambiato il colore delle attività “Completate” nella vista Schedule, passando dal classico verde a un viola/azzurro. In questa guida analizziamo l’impatto in Teams e sul Web, i risvolti di accessibilità e le soluzioni pratiche per mantenere chiarezza visiva e controllo operativo.

Indice

Che cosa è cambiato in Microsoft Planner

Nelle date comprese tra il 21 e il 24 febbraio 2025 gli utenti hanno iniziato a vedere, nella vista Schedule di Planner (sia integrata in Microsoft Teams sia su planner web), che le attività contrassegnate come Completate non erano più evidenziate in verde. Il nuovo colore è un viola/azzurro che sostituisce la tinta che, storicamente, consentiva di riconoscere a colpo d’occhio le attività concluse.

Il cambiamento è lato servizio (server‑side): non richiede aggiornamenti di client o app e si applica in modo uniforme alle interfacce supportate. Per chi lavora con piani ricchi di attività o con scadenze serrate, l’effetto concreto è la perdita di un segnale visivo fortemente radicato (“verde = fatto”), con conseguente rallentamento nella scansione del calendario e potenziali criticità per persone con specifiche esigenze di accessibilità.

È importante distinguere tra le diverse visualizzazioni di Planner:

Schedule: è la vista calendario (mensile/settimanale) dove l’evento colorato rappresenta la task. Qui si osserva il nuovo colore viola/azzurro per lo stato Completato.
Board: la bacheca a colonne (buckets) continua a indicare la completion tramite icona di spunta e/o stile del titolo, riducendo la dipendenza dal solo colore.

Perché il cambio colore impatta produttività e accessibilità

Il colore è uno dei segnali percettivi più veloci da interpretare durante il triage visivo. In Planner, il verde associato al “fatto” ha creato negli anni un’abitudine cognitiva forte: la mente filtra il calendario e “conteggia” rapidamente cosa è stato chiuso rispetto a ciò che è in corso. La sostituzione con un viola/azzurro introduce tre effetti pratici:

Rallentamento dello scanning: richiede più tempo distinguere i blocchi completati da quelli non completati, soprattutto con palette cromatiche simili in piani densi.
Rischio di errori: in contesti ad alta pressione (meeting di avanzamento, sprint review) si può scambiare una task completata per una pianificata/in corso, alterando la percezione dello stato.
Sensibilità all’accessibilità: per alcune forme di daltonismo o in condizioni di scarsa luminosità/contrasto, il nuovo colore può risultare meno discriminante rispetto al verde originale.

Ricordiamo inoltre un principio cardine delle linee guida di accessibilità: non basare mai l’informazione esclusivamente sul colore. Dove possibile, occorre combinare colore, icone, testo o pattern per trasmettere lo stato.

Stato attuale (ottobre 2025)

Nessun controllo utente: non esiste un’impostazione in Planner per ripristinare il verde o scegliere un colore personalizzato. Il comportamento è definito dal servizio e si applica a tutte le interfacce supportate.
Assenza di workaround “ufficiali”: non risultano scorciatoie supportate (flag nascosti, script di amministrazione, impostazioni tenant) per cambiare il colore delle attività completate in Schedule.
Indicazioni del supporto Microsoft:
1. Aprire o votare idee nel Planner Feedback Portal chiedendo il ritorno al verde o la possibilità di personalizzare la tavolozza. Un volume elevato di voti aumenta la priorità per il team di prodotto.
2. Monitorare costantemente la Microsoft 365 Roadmap e gli avvisi nel Message Center per eventuali annunci di aggiornamenti UI.
What’s new in Planner: nei riepiloghi recenti (ad es. maggio–giugno 2025) non sono state annunciate funzionalità specifiche per la personalizzazione dei colori in Schedule, segnale che la richiesta è verosimilmente ancora in valutazione.

Motivo probabile del cambiamento (non ufficiale)

Microsoft non ha diffuso una spiegazione formale. Le ipotesi più ragionevoli, dedotte dall’evoluzione della suite e dai pattern visivi adottati in altre app 365, sono riportate qui sotto.

Ipotesi	Dettaglio
Allineamento grafico	Possibile adozione più rigorosa della palette Fluent UI 2.x, che privilegia gamme blu/indaco per badge e indicatori di stato attraverso diverse app della suite, al fine di ottenere coerenza visiva cross‑prodotto.
Requisiti di contrasto	Test interni di accessibilità potrebbero aver evidenziato casi limite (chiaro/scuro, proiettori, schermi non calibrati) in cui il verde storico non garantiva un contrasto sufficiente per componenti non testuali o elementi di interfaccia.
Aggiornamento estetico	Il cambio rientra in un refresh UI connesso alla convergenza tra Project for the web e Planner e ad una maggiore uniformità degli stati nei diversi endpoint (web, Teams, mobile).

Soluzioni pratiche subito disponibili

In attesa di un’eventuale opzione ufficiale, ecco le leve operative per ridurre l’ambiguità percettiva e mantenere un’elevata leggibilità dei piani.

Azione	Descrizione	Vantaggi	Limiti
Feedback mirato	Votare/commentare l’idea “Bring back green / allow custom colors” nel portale di feedback.	Più voci = più priorità per il prodotto.	Effetto non immediato; dipende dalla roadmap.
Filtri rapidi	Applicare Progress = Completed in Schedule o usare Board dove la spunta incornicia lo stato.	Elimina l’ambiguità colore; perfetto in review/sprint.	Richiede un clic extra; non è una vista “mista”.
Etichette o prefissi testuali	Label “✔ Done” oppure prefissi come “(FATTO)” nel titolo; le etichette conservano il colore che scegli.	Segnale ridondante (testo + colore label).	Gestione manuale; serve disciplina del team.
Dashboard esterni	Esportazione in Excel o Power BI (via connettori/Graph/Power Automate) per report con palette personalizzata.	Massimo controllo su colori e indicatori.	Richiede licenze/competenze e manutenzione.
Escalation interna	Coinvolgere l’amministratore M365 o il TAM per un ticket su design/accessibilità e per consolidare il feedback di reparto.	Più peso se la richiesta è collettiva.	Iter di valutazione; non garantisce modifica rapida.

Come applicare i filtri rapidi in Schedule e Board

Apri il piano in Planner (Teams o Web).
Vai in Schedule e seleziona il filtro Progress = Completed per isolare le attività chiuse. In alternativa, usa Board e raggruppa per Progress.
Durante le riunioni di avanzamento, mantieni questo filtro attivo per contare rapidamente i completamenti e passare poi a “In progress” e “Not started”.

Consiglio: salva uno zoom coerente (settimana/mese) e una combinazione filtro/ordinamento standard per la tua squadra, in modo da ridurre la variabilità tra meeting.

Etichette e prefissi: rendere lo stato leggibile anche senza colore

Le etichette di Planner sono uno strumento semplice per aggiungere un segnale testuale e cromatico indipendente dal colore di sistema dello stato. Suggerimenti pratici:

Crea una label dedicata per il completamento, ad esempio ✔ Done o ✓ Chiuso, e applicala automaticamente quando completi una task (vedi automazioni più sotto).
Utilizza prefissi testuali nel titolo per le attività terminate, come (FATTO) o [DONE]. È una soluzione a costo zero, affidabile anche in stampe o esportazioni.
Definisci uno standard di squadra (es. al momento del “Complete”, aggiungere la label + prefisso) e includilo nella Definition of Done.

Esempi di convenzioni riutilizzabili:

Titolo: (FATTO) Correzione bug onboarding mobile
Label: ✔ Done (colore della label scelto dal team, ad es. verde o nero per massima neutralità)

Usare la vista Board e i raggruppamenti per sottolineare lo stato

La vista Board mitiga per definizione la dipendenza dal colore: lo stato si riconosce dalla colonna o dall’icona. Per rafforzare ulteriormente la leggibilità:

Raggruppa per Progress e mantieni la colonna Completed ben visibile a fine bacheca.
Aggiungi un bucket “Pronto per revisione” per separare in modo netto le attività concluse in attesa di verifica dal “Completato ufficiale”.
Abbina icone coerenti nelle checklist (es. ✅ per task chiuse, 🕒 per task in attesa).

Esportazione e reporting: quando servono colori “su misura”

Se hai bisogno di una leggibilità impeccabile — ad esempio per status report direzionali — crea un flusso di dati esterno a Planner e imposta la palette che preferisci.

Esportazione in Excel dal piano: genera un file con le colonne principali (titolo, stato, date, assegnatari). In Excel applica formattazione condizionale per colorare “Completato” in verde e “In progress” in arancione, ecc.
Power Automate: costruisci un flusso “On create/update task” che scriva le variazioni in un file Excel su OneDrive/SharePoint o in un dataset Power BI.
Power BI: crea una dimensione Stato (Not Started / In Progress / Completed) e mappa una palette personalizzata (verde per Completed). Pubblica un dashboard “Planner Overview”.

Nota licenze: alcune integrazioni avanzate richiedono piani Power Automate/Power BI adeguati o permessi Graph tramite un’app registrata.

Automazioni con Power Automate: ricette pronte

Ricetta A – Aggiungi label e prefisso quando una task passa a Completato

Trigger: “Quando una attività viene aggiornata in Planner”.
Condizione: se progress = completed.
Azioni:
- Aggiungi la label “✔ Done”.
- Se il titolo non inizia con “(FATTO) ”, aggiorna il titolo anteponendo il prefisso.
- Invia una notifica in un canale Teams “Chiusure giornaliere”.

Ricetta B – Registro storico per KPI

Trigger: “Quando una attività viene completata”.
Azioni: appendi una riga in Excel/Dataverse con ID task, data di completamento, assegnatari, bucket, etichette.
Visualizza poi in Power BI il trend “Completed per settimana” con il colore che preferisci.

Impostare una palette in Power BI/Excel per coerenza visiva

Per favorire una comunicazione uniforme tra Planner, Excel e Power BI:

Definisci una tabella di mapping Stato → Colore (es. Completed → #2ECC71). Mantienila centralizzata e riusabile in più report.
In Excel usa le regole di formattazione condizionale basate su testo (contiene “Completed”).
In Power BI costruisci una misura o una colonna calcolata che restituisca il codice colore in base allo stato e applicala come formattazione dei visual.

Best practice di team e governance

Definition of Done esplicita: oltre a marcare “Completato”, stabilisci l’uso della label “✔ Done” e del prefisso “(FATTO)”.
Template di piano: crea piani modello con convenzioni già pronte (etichette, buckets, viste salvate).
Rituali di revisione: in sprint review, passa prima dalla vista Board → Progress = Completed per validare le chiusure, poi Schedule per le pianificazioni future.
Formazione rapida: una guida di 1 pagina “Come riconoscere le attività completate dopo il cambio colore”.
Change management: annuncia il cambiamento con un messaggio standard (vedi più sotto), riducendo sorprese e resistenze.

Accessibilità: mitigazioni consigliate

Per coloro che possono incontrare difficoltà con la nuova tinta, adotta misure che non dipendono dal colore:

Ridondanza informativa: abbina colore a etichetta testuale (“✔ Done”).
Icone e pattern: usa emoji o simboli nel titolo (es. ✅) per una lettura immediata anche in bianco/nero o su proiettori di bassa qualità.
Contrasto: nelle dashboard esterne assicurati rapporti di contrasto adeguati per testi (almeno 4,5:1) e componenti UI/icone (almeno 3:1).
Filtri salvati: crea viste con Progress preselezionato in modo da non richiedere discriminazione cromatica durante la consultazione.

Checklist operativa

Definisci standard di squadra (label “✔ Done”, prefisso “(FATTO)”).
Prepara una vista Board raggruppata per Progress per gli incontri.
Configura un flusso Power Automate per automatizzare etichetta/prefisso.
Se necessario, imposta un report Excel/Power BI con colori personalizzati.
Invia l’annuncio interno sul cambio colore e come interpretarlo.
Conferisci feedback nel portale dedicato e invita il team a votare.

FAQ

Posso ripristinare il verde per le attività completate in Schedule?
Non al momento. Il colore è determinato dal servizio e non esiste un’impostazione utente o tenant per modificarlo.

Esiste un flag nascosto, script o policy per cambiare il colore?
Non risultano workaround ufficialmente supportati. Evita soluzioni non supportate (es. estensioni che alterano CSS) in ambienti aziendali: possono creare problemi di sicurezza e manutenzione.

Il cambio riguarda tutte le interfacce?
Sì, interessa Schedule sia in Teams sia sul Web. La vista Board, per sua natura, usa segnali aggiuntivi (colonne/stili/icona), risultando meno dipendente dal colore.

Planner introdurrà la personalizzazione dei colori?
Al momento non è stata annunciata una funzione dedicata nei riepiloghi “What’s new”. L’opzione più efficace è continuare a inviare feedback e monitorare comunicazioni ufficiali.

Qual è la strategia consigliata per gli stati?
Usare una combinazione di: stato nativo di Planner (Not started, In progress, Completed), label testuale “✔ Done”, prefisso “(FATTO)” e, dove utile, bucket “Pronto per revisione”.

Roadmap e cosa aspettarsi

Il ripristino del verde “storico” potrebbe non essere la direzione preferita; più realistico è aspettarsi, se la domanda sarà significativa, un controllo di personalizzazione (palette o “accent color” per stato). In ogni caso, impostare oggi processi ridondanti (etichette, prefissi, filtri) garantisce resilienza a futuri ritocchi UI.

Esempio di comunicazione interna pronta all’uso

Oggetto: Planner – nuove regole per riconoscere le attività “Completate”

Ciao a tutti,

da questa settimana le attività “Completate” in Schedule non sono più verdi ma viola/azzurre. Per mantenere chiarezza visiva:
1) quando chiudete una task, aggiungete la label ✔ Done e il prefisso (FATTO) nel titolo;
2) in riunione usiamo la vista Board → Progress = Completed per validare le chiusure;
3) se avete feedback, fatelo pesare nel portale dedicato.

Grazie,
PMO

Modello di etichettatura per piani esistenti

Elemento	Standard proposto	Note operative
Label Completato	✔ Done (colore a scelta del team)	Applicata automaticamente via Power Automate al Completed.
Prefisso titolo	(FATTO) Nome attività	Aggiunto in automatico o manualmente al momento della chiusura.
Bucket di transizione	“Pronto per revisione”	Separazione netta tra “fatto” e “da validare” per audit.
Vista per review	Board raggruppata per Progress	Riduce la dipendenza dal colore; focus su spunta/stato.

Conclusioni

Il passaggio dal verde al viola/azzurro per le attività completate in Schedule è una modifica server‑side non disattivabile oggi. La strada più efficace per incidere è il feedback coordinato al team di prodotto e il monitoraggio della roadmap. Nell’attesa, filtri mirati, etichette testuali e dashboard esterni consentono di preservare la chiarezza visiva e la controllabilità dei piani, proteggendo la produttività quotidiana e l’accessibilità per tutti gli utenti.