I task dei piani Planner Premium non compaiono in “Assigned to me”? Questa guida spiega cause reali, sintomi e soluzioni pratiche. Troverai procedure passo‑passo, check di configurazione, workaround temporanei e buone pratiche per ripristinare la visibilità in Planner, To Do e My Day.
Panoramica del problema
In molti tenant Microsoft 365, con i nuovi piani Planner Premium alcuni utenti hanno osservato che i task assegnati a sé stessi non si popolano nelle viste personali, in particolare:
- Assigned to me nell’app Planner/Tasks in Microsoft Teams;
- Microsoft To Do (app desktop e web), quindi assenza nella lista Assigned to me e nella sincronizzazione con Planner;
- Il riepilogo My Tasks/My Day, che resta vuoto o parziale.
Con i piani Basic il flusso appare invece regolare: un task assegnato a un utente viene mostrato correttamente in tutte le viste personali. Questo scarto di comportamento ha radici precise, che esploriamo nel dettaglio.
Cause individuate
Appartenenza al gruppo Microsoft 365
I task dei piani Premium vengono sincronizzati nelle viste personali solo se l’utente è membro del gruppo M365 collegato al piano. In assenza di membership, l’assegnazione non basta a far comparire le attività nelle aree personali.
Se crei un piano “solo per me” ma non appartieni (o non sei stato invitato) al gruppo collegato al piano, la sincronizzazione non avviene e i task non appaiono in Assigned to me, To Do o My Day.
Questo comportamento si lega al modello di sicurezza dei piani Premium, che ereditano le autorizzazioni dal gruppo M365 o dal team di riferimento.
Roll‑out graduale della nuova esperienza Planner
La nuova esperienza My Tasks per i piani Premium è stata rilasciata in waves durante la General Availability. La funzionalità può risultare incompleta in alcuni tenant finché il roll‑out non è terminato. In pratica, anche con la membership corretta, i task possono restare invisibili nelle viste personali finché l’abilitazione non è completa nell’organizzazione.
Comportamento dell’app Teams nelle build iniziali
In alcune build preliminari, il piano Premium veniva cercato sotto la nuova icona di Planner ma risultava effettivamente reperibile sotto la vecchia icona “Project”. Questo ha portato amministratori e utenti a aggiungere la scheda nel posto sbagliato, generando confusione. Il dato del piano era comunque corretto, ma la collocazione UI influiva sulla scoperta e sulla gestione.
Soluzioni e workaround confermati
Le seguenti azioni risolvono la maggior parte dei casi o offrono alternative temporanee efficaci.
| # | Passo | Dettagli operativi |
|---|---|---|
| 1 | Verificare la membership | Aprire il piano in Planner Premium → Share → aggiungere esplicitamente sé stessi (o un team di cui si fa parte). Se non è possibile, creare un team privato con un solo membro (sé stessi) e collegare il piano a quel team. |
| 2 | Copiare il piano (facoltativo) | Duplicare il piano Premium. La copia spesso forza il ricalcolo dei permessi e i task compaiono subito in “Assigned to me”. |
| 3 | Controllare dall’app giusta | Durante il roll‑out, il piano Premium può essere elencato sotto l’icona Project anziché sotto Planner in Teams. Aggiungerlo da lì non influisce sui dati, ma evita errori di navigazione. |
| 4 | Attendere l’abilitazione a livello tenant | Se i passi precedenti non bastano, la feature potrebbe non essere ancora abilitata nel tenant. Monitorare gli aggiornamenti interni e, se necessario, aprire un ticket tramite amministratore per accelerare il provisioning. |
| 5 | Usare Planner Web come vista temporanea | Fino a sincronizzazione completa, gestire i task direttamente nella UI web di Planner Premium per evitare perdite di visibilità. |
Guida operativa dettagliata
Verifica e correzione della membership
- Apri il piano Planner Premium interessato.
- Seleziona Share o la sezione dedicata ai membri.
- Controlla se sei elencato come membro del gruppo o del team associato al piano.
- Se manchi, aggiungi il tuo account oppure aggiungi un team di cui fai parte. Conferma che l’aggiunta sia andata a buon fine.
- Riapri Planner/Tasks in Teams e Microsoft To Do. Attendi qualche minuto per la propagazione e verifica la comparsa in Assigned to me.
Consiglio: se il pulsante Create group non è attivo o il piano non ha ancora una home di gruppo, crea un team privato temporaneo con te come unico membro e collega il piano a quel team. Questo step chiarifica l’oggetto sicurezza, evitando ambiguità tra “piano personale” e piano condivisibile.
Duplicazione come forza‑sincronizzazione
Copiando il piano si ottiene spesso una ri‑idicizzazione dei task e un ricalcolo dei permessi lato servizio. Procedura sintetica:
- Apri il piano Premium originale.
- Usa la funzione Copy plan/Duplicate e assegna un nome provvisorio.
- Verifica che la copia erediti correttamente il gruppo/il team.
- Controlla Assigned to me e To Do: molti casi si sbloccano immediatamente.
Nota: se la copia funziona, puoi migrare sul nuovo piano o, in alternativa, reimportare le attività sul piano originale una volta risolto il problema di membership.
Verifica dell’app in Microsoft Teams
Se non trovi il piano sotto l’icona moderna di Planner, cercalo sotto Project. Aggiungere la scheda dalla “vecchia” icona non altera i dati né il modello d’accesso; previene invece errori di percorso che possono far pensare a un piano “scomparso”.
Quando l’abilitazione tenant non è completa
Anche con configurazione impeccabile, la vista Assigned to me può restare incompleta fino al completamento dell’abilitazione nel tenant. In tal caso:
- Informare gli utenti coinvolti della temporanea indisponibilità della vista personale per i piani Premium.
- Predisporre Planner Web come vista operativa principale.
- Valutare, se necessario, un workaround con Power Automate per copiare i task verso un piano Basic o in To Do.
Stato attuale e contesto
Maggio 2024: molti tenant hanno ricevuto l’aggiornamento e gli utenti hanno iniziato a vedere i task Premium in Assigned to me senza particolari interventi. Tuttavia, alcuni comportamenti residui sono stati segnalati:
- L’aggiunta a My Day non funziona in tutti gli scenari;
- Le sezioni My Day e My Tasks sono oggetto di ottimizzazioni successive alla GA;
- Privacy: condividere il piano con un gruppo lo rende visibile agli altri membri. Non esiste un piano Premium realmente “privato” se non si è l’unico membro del gruppo.
Diagnostica rapida
Per ridurre i tempi di analisi, usa questo albero decisionale:
- Il task è assegnato a te? Se no, assegnalo e riprova. Se sì, prosegui.
- Sei membro del gruppo o team del piano? Se no, aggiungiti come membro e ricarica. Se sì, prosegui.
- Il piano è visibile da Planner Web? Se no, controlla permessi e connessione al team; se sì, prosegui.
- La vista Assigned to me mostra altri task di piani Basic? Se no, verifica lo stato di To Do/Planner e l’account usato in Teams. Se sì, prosegui.
- Duplica il piano Premium e verifica: se la copia sblocca la vista, migra o riusa la copia come piano principale.
- Verifica roll‑out con l’amministratore: se incompleto, usa Planner Web e programma la migrazione finale quando l’abilitazione è confermata.
Approfondimenti su sicurezza e appartenenze
I piani Premium ereditano i permessi dal contenitore (gruppo M365 o team) cui sono collegati. Di conseguenza:
- Un piano “solo per me” ha senso solo se esiste un contenitore in cui sei l’unico membro.
- Se sposti o associ il piano a un team con più membri, il piano e i task diventano visibili a tutti i membri che hanno le autorizzazioni.
- Cambiare owner o membri del gruppo influisce direttamente sulle persone che vedono e sincronizzano i task.
Buona pratica: nominare chiaramente i piani personali, ad esempio “PP‑Personale‑MarioRossi”, e collegarli a un team privato con un solo membro per evitare condivisioni involontarie.
Confronto tra Basic e Premium
Per capire perché i task dei piani Basic si vedono sempre in Assigned to me mentre quelli Premium no, è utile un confronto sintetico.
| Caratteristica | Planner Basic | Planner Premium |
|---|---|---|
| Modello autorizzazioni | Gruppo M365 semplice, comportamento consolidato | Gruppo/Team con ereditarietà più strutturata |
| Sincronizzazione in Assigned to me | Generalmente immediata | Richiede membership esplicita e funzionalità My Tasks abilitata |
| Esperienza in To Do | Stabile | Dipende dal roll‑out e da specifiche versioni app |
| Migrazione da Basic | N/A | Supportata con upgrade in‑place annunciato |
Verifiche su Microsoft To Do e My Day
Se i task sono visibili nel piano Premium ma non in Assigned to me o in My Day, prova questi controlli:
- Account coerente tra Teams, Planner Web e To Do: un account diverso blocca la sincronizzazione personale.
- Aggiorna To Do alla versione più recente e riavvia l’app.
- Reimposta l’area My Day: rimuovi e riaggiungi manualmente un task test dal piano Premium per forzare la pipe.
- Attendi la propagazione: la pipeline può impiegare minuti; evita modifiche ripetute che possono generare conflitti.
Automazione temporanea con Power Automate
Se l’urgenza è alta e il roll‑out nel tenant non è ancora completo, è possibile creare un flusso temporaneo che replichi i task Premium verso un piano Basic o direttamente in Microsoft To Do:
- Trigger: schedulato o all’aggiunta di un nuovo task nel piano Premium.
- Azione: leggi i task del piano Premium con campi assegnatario, scadenza, stato.
- Replica: crea/aggiorna un task equivalente nel piano Basic di “transito” o in To Do.
- Allineamento: sincronizza le modifiche principali (stato, scadenza, commenti chiave).
Avvertenza: l’automazione è un tampone temporaneo. Disattivala quando la vista Assigned to me in Premium funziona nativamente, per evitare duplicati e conflitti.
Migrazione e upgrade
Per i team che lavorano già con Planner Basic, l’upgrade in‑place consente di passare a Premium senza ricreare da zero piani e task. Benefici principali:
- Mantenimento di struttura, bucket e assegnazioni.
- Transizione graduale, con finestra di test e fallback controllato.
- Maggiore coerenza tra piani Basic e Premium durante la fase di adozione.
Consiglio progettuale: prima di attivare l’upgrade, esegui un audit di membership e permessi per prevenire sorprese sulla visibilità dei task nelle viste personali post‑migrazione.
Best practice operative
- Nomina chiara dei piani: includi prefissi standard (es. “PP‑Team‑Marketing”) per distinguere Premium da Basic.
- Un solo contenitore per piano: evita collegamenti ambigui a team/gruppi multipli finché il roll‑out non è maturo.
- Membership esplicita: non affidarti a ruoli ereditati impliciti; aggiungi membri in modo dichiarativo.
- Documenta la scoperta in Teams: indica se il piano si trova sotto Planner o Project in base alla tua interfaccia.
- Canali di comunicazione: informa anticipatamente i team dei possibili ritardi su My Tasks/My Day.
Checklist per amministratori
- Conferma che l’utente interessato sia membro del gruppo M365 del piano Premium.
- Verifica la coerenza dell’identità tra Teams, Planner e To Do.
- Esegui un test di duplicazione del piano per sbloccare eventuali indici.
- Controlla lo stato di abilitazione della nuova esperienza My Tasks nel tenant.
- Prepara, se necessario, un workaround di replica con Power Automate.
Domande frequenti
Perché un task assegnato a me non compare in Assigned to me?
Perché nei piani Premium la vista personale richiede che tu sia membro del gruppo o del team del piano. Senza membership, la sincronizzazione non avviene.
Posso creare un piano Premium totalmente privato?
Solo se sei l’unico membro del gruppo o del team collegato al piano. In tutti gli altri casi il piano è visibile agli altri membri.
Ho copiato il piano e ora vedo tutto: perché?
La copia forza spesso il ricalcolo di permessi e indici, risolvendo incongruenze temporanee della pipeline di sincronizzazione.
Non trovo il piano in Teams sotto Planner: è normale?
Durante il roll‑out è possibile che il piano sia sotto l’icona Project. Aggiungerlo da lì è corretto e non altera i dati.
Quando funzionerà anche My Day?
Durante e dopo la GA sono previste ottimizzazioni. In attesa della piena disponibilità, usa Planner Web o un flusso temporaneo verso To Do.
Strategie di adozione
Per evitare impatti sul lavoro quotidiano, pianifica l’introduzione di Planner Premium in tre fasi:
- Preparazione: mappa piani critici, verifica membership e definisci standard di naming.
- Pilota: attiva Premium su un team pilota, testa Assigned to me, To Do e My Day, misura gli esiti.
- Roll‑out: formalizza le procedure, comunica i cambiamenti e prevedi una fase di coesistenza con i piani Basic.
Rischi comuni e come evitarli
- Doppie appartenenze: cambiare team o gruppo senza riallineare i membri crea buchi di visibilità. Mantieni una sola fonte di verità.
- Confusione di icone: documenta con screenshot interni dove si trova il piano in Teams nel tuo tenant.
- Automazioni permanenti: i flussi tampone devono avere una data di fine per non duplicare i task una volta attivata la vista nativa.
Esempi pratici
Scenario A: un project manager crea un piano Premium “solo per me”. Non è membro del gruppo collegato. I task non appaiono in Assigned to me. Soluzione: aggiunta come membro al gruppo; i task compaiono dopo la propagazione.
Scenario B: un team ha ricevuto l’aggiornamento a ondate. Alcuni vedono i task in Assigned to me, altri no. Soluzione: confermare abilitazione nel tenant, usare Planner Web nel frattempo; considerare la duplicazione del piano per i gruppi affetti.
Scenario C: il piano è stato aggiunto in Teams sotto Project, non sotto Planner. Esito: niente impatti sui dati; basta istruire gli utenti su dove trovarlo.
Riepilogo
Il mancato popolamento di Assigned to me nei piani Planner Premium dipende principalmente da due fattori: membership mancante nel gruppo M365 del piano e roll‑out della nuova esperienza non ancora completo nel tenant. La soluzione pratica è verificare e correggere l’appartenenza, valutare la duplicazione del piano per forzare la sincronizzazione e, se necessario, operare temporaneamente da Planner Web o tramite Power Automate. Nella maggior parte dei tenant la visibilità in Assigned to me è rientrata tra fine aprile e metà maggio 2024, con miglioramenti attesi e successivi su My Day e My Tasks.
In sintesi operativa: assicurati di essere membro del gruppo del piano, prova la copia come forza‑sincronizzazione, verifica l’app corretta in Teams e, se il tenant non è ancora abilitato, monitora gli aggiornamenti continuando a lavorare su Planner Web.