Hai cancellato per errore chat o post di Microsoft Teams e devi recuperarli, compresi i messaggi con clienti esterni? In questa guida pratica per amministratori Microsoft 365 trovi cosa si può (e non si può) ripristinare, come recuperare conversazioni e allegati con Microsoft Purview (Content Search/eDiscovery), come riportare online canali e team eliminati, e quando ha senso adottare un backup dedicato.
Panoramica rapida: cosa è recuperabile e dove vive davvero il dato
Per capire come intervenire in modo efficace è fondamentale sapere dove Teams memorizza i diversi tipi di contenuto ai fini di compliance eDiscovery:
| Contenuto | Dove è archiviato ai fini eDiscovery/retention | Dove sono gli allegati | Note operative |
|---|---|---|---|
| Chat 1:1 | Cartella nascosta nel mailbox Exchange Online di ciascun partecipante | OneDrive del mittente, cartella Microsoft Teams Chat Files | Ricercabile con Content Search/eDiscovery; non rientra nell’interfaccia Teams dopo il recupero |
| Chat di gruppo (1:N) | Cartella nascosta nel mailbox Exchange Online di ciascun partecipante | OneDrive del mittente, cartella Microsoft Teams Chat Files | Stesse regole delle chat 1:1 |
| Post nei canali standard | Mailbox del Microsoft 365 Group associato al Team | SharePoint del Team (libreria Documenti) | Il canale (e i post) si possono ripristinare entro 30 giorni dalla cancellazione |
| Post nei canali privati | Mailbox degli utenti membri del canale privato | SharePoint dedicato del canale privato | Ripristino entro 30 giorni |
| Post nei canali condivisi | Mailbox di sistema del canale condiviso | SharePoint dedicato del canale condiviso | Ricercabile via eDiscovery |
| Chiamate/riunioni (metadati di chiamata) | Messaggi di sistema nel mailbox (record di chiamata/meeting) | Registrazioni e trascrizioni: OneDrive/SharePoint | Ricercabile con kind:microsoftteams |
Punto chiave: la “compliance copy” di chat e post vive in Exchange (cartelle nascoste). Non si reinserisce nell’app Teams dopo il recupero; si esporta e si consulta offline o per fini legali. I file restano in OneDrive/SharePoint e seguono logiche di riciclo/retention proprie.
Soluzione con Microsoft Purview: Content Search ed eDiscovery
È l’opzione nativa per ricercare, visualizzare in anteprima ed esportare chat e post di Teams, inclusi scenari ibridi, utenti on-prem e interazioni con ospiti.
Prerequisiti e permessi
- Accesso alla Microsoft Purview portal con ruolo almeno eDiscovery Manager (o equivalente).
- Conoscenza degli utenti, del periodo e di eventuali parole chiave.
- Retention/hold che garantiscano l’esistenza della “compliance copy”.
Percorso nell’interfaccia
Microsoft 365 → Purview | Compliance → Content search (o eDiscovery, nuova esperienza) → Nuova ricerca.
Ambito di ricerca: dove puntare
- Cassette postali Exchange: utenti coinvolti (chat 1:1/di gruppo), mailbox del Microsoft 365 Group per i canali.
- Siti SharePoint/OneDrive: per recuperare allegati condivisi in chat/canali, trascrizioni e registrazioni meeting.
- In scenari ibridi/on‑prem, abilita la ricerca dei cloud app content per utenti on‑prem.
Filtri consigliati (KeyQL/KQL)
Nel riquadro Conditions o nell’editor KeyQL puoi utilizzare:
kind:im→ chat di Teams (e conversazioni “IM”);kind:microsoftteams→ chat, meeting e call data records di Teams;from:,recipients:per delimitare mittente/partecipanti;- parole chiave nel body del messaggio e intervallo date (Date o Received);
- per i file: estensioni (
filetype:) e percorsopath:su SharePoint/OneDrive.
Esempi:
kind:im AND ("preventivo" OR "offerta") AND (from:"mario.rossi@contoso.com")kind:microsoftteams AND ("ordine 12345" OR "ticket 789") AND (Date>=2025-07-01 AND Date<=2025-08-31)
Anteprima ed esportazione
- Esegui la ricerca e verifica la preview (campione limitato) per confermare la pertinenza; affina query/condizioni se necessario.
- Avvia Export:
- Le email/chat si scaricano come PST o messaggi individuali (MSG/EML, a seconda dell’opzione selezionata).
- Per SharePoint/OneDrive ottieni i file nativi.
- Nel pacchetto trovi Results.csv (report) e manifest.xml.
- L’esportazione viene preparata in uno spazio di archiviazione Azure gestito; hai un periodo limitato per il download.
Novità importanti
Dal 31 agosto 2025 gli strumenti “classici” (incluso il vecchio eDiscovery Export Tool) sono stati ritirati e l’export avviene direttamente nella nuova esperienza Purview. Limiti salienti: anteprima fino a un campione di 1.000 elementi, export fino a livelli multi‑TB con segmentazione, velocità di caricamento su storage Azure con throughput nominale per job; dimensione massima dei PST segmentata. Consulta sempre i limiti correnti nel tenant prima di pianificare esportazioni molto voluminose.
Consigli pratici per ricerche efficaci
- Parti stretto (pochi custodi, intervallo date preciso, parole chiave specifiche), valida i risultati e poi allarga.
- Usa più ricerche per periodi o gruppi di utenti diversi: semplifica export e revisione.
- Deduplica in export per ridurre i duplicati fra mailbox dei partecipanti alla stessa chat.
- Gestisci gli “un/partially indexed items”: valuta inclusione e impatto su tempistiche.
Ripristino di canali e team eliminati
Teams offre un “cestino” applicativo per canali e team:
- Canali: un canale standard/privato/condiviso eliminato resta recuperabile per circa 30 giorni.
- Client Teams → … accanto al Team → Gestisci team → scheda Canali → sezione Eliminati → Ripristina.
- Team: recupero entro 30 giorni ripristinando il Microsoft 365 Group sottostante.
- Teams Admin Center → Teams → Manage teams → View deleted teams → Restore.
- Oppure dal portale di amministrazione Microsoft 365 / Entra ID nella sezione Deleted groups.
Avvertenze: scaduta la finestra dei 30 giorni, il ripristino nativo non è più possibile. I file collegati ai canali restano nei siti SharePoint e seguono le loro politiche di retention/riciclo (vedi sotto).
Recupero degli allegati di chat e canali
- Allegati in chat: archiviati nel OneDrive del mittente, cartella Microsoft Teams Chat Files.
- Da Teams: File → OneDrive → Apri in OneDrive → Cestino (o Second-stage Recycle Bin) → Ripristina.
- Allegati nei canali: archiviati nel SharePoint del Team (o sito dedicato per canali privati/condivisi).
- I contenuti eliminati restano nei cestini SharePoint/OneDrive fino a 93 giorni complessivi tra primo e secondo stadio; oltre quel termine sono eliminati in modo permanente, salvo retention/hold.
- Trascrizioni/registrazioni meeting: archiviate in OneDrive (riunioni personali) o SharePoint (riunioni di canale). Valuta una retention policy dedicata per preservarle.
Interazioni con clienti/utenti esterni
Le chat con ospiti nel tuo tenant e le conversazioni con utenti esterni di altri tenant sono ricercabili via eDiscovery. Le tue retention policy possono eliminare i messaggi della tua organizzazione anche se l’altro partecipante è di un’organizzazione terza; la copia nel suo tenant segue invece le sue regole. In generale, ai fini di un’indagine interna ti basta includere i custodi della tua organizzazione coinvolti nello scambio.
Limiti, performance e accortezze
| Area | Indicazioni pratiche |
|---|---|
| Anteprima risultati | La preview mostra un campione limitato (ad es. fino a 1.000 elementi su mailbox; i risultati completi si ottengono in export). |
| Ambito ricerca | Fino a 1.000 mailbox/siti in una singola ricerca (Standard). Per indagini su larga scala segmenta custodi e intervalli temporali. |
| Export | Esporta messaggi come PST o singoli item; file in formato nativo. Trovi Results.csv e manifest.xml nel pacchetto. |
| Throughput | L’upload verso lo storage cloud dell’export ha un throughput nominale per job; pianifica di conseguenza suddividendo le ricerche. |
| Funzioni classiche | Gli strumenti “classici” e il vecchio eDiscovery Export Tool sono ritirati (31/08/2025); usa la nuova esperienza Purview. |
| Eliminazione definitiva | Dopo la finestra di retention/hold i messaggi possono essere hard-deleted (ad es. dal SubstrateHolds): non più ottenibili via eDiscovery. |
Best practice di governance e prevenzione
- Retention policies per Teams: imposta criteri di retain-only o retain‑then‑delete su chat e canali (es. 2–5 anni) per garantire la conservazione della compliance copy in Exchange e dei file in SharePoint/OneDrive.
- eDiscovery/Litigation hold: applica hold in caso di contenzioso o audit per sospendere qualsiasi cancellazione definitiva finché necessario.
- Least privilege: limita chi può cancellare canali o amministrare policy; abilita auditing.
- Meeting asset: definisci regole per registrazioni e trascrizioni (possono essere prove critiche).
- Piani di ricerca: standardizza naming, parole chiave, filtri
kind:e custodi; conserva modelli riutilizzabili.
Procedura operativa tipo: recupero di chat cancellate
- Definisci il perimetro: chi (custodi), quando (date), cosa (parole chiave/oggetto/cliente).
- Apri Purview → Content search o eDiscovery → Nuova ricerca.
- Seleziona le posizioni:
- Exchange mailboxes: utenti coinvolti / mailbox del Team;
- SharePoint/OneDrive: siti del Team o OneDrive dei mittenti (per allegati).
- Imposta i filtri:
kind:imokind:microsoftteams, parole chiave, periodo, mittente/destinatari. - Esegui e valida la preview (affina finché i risultati sono corretti).
- Esporta:
- Seleziona PST o singoli messaggi; includi file nativi per SharePoint/OneDrive.
- Scarica l’archivio .zip con PST/MSG/EML, Results.csv, manifest.xml.
- Consegna per revisione (ufficio legale/linea di business) o importa in piattaforma di revisione esterna.
Procedura operativa: ripristino di un canale eliminato
- Apri il client Teams e vai al Team di interesse.
- … accanto al nome del Team → Gestisci team → scheda Canali.
- Espandi la sezione Eliminati → seleziona il canale → Ripristina.
- Verifica che i file siano ancora presenti in SharePoint; in caso contrario, recuperali dai cestini del sito (primo/secondo stadio).
Se l’intero Team è stato eliminato: ripristinalo dal Teams Admin Center (“View deleted teams”) oppure ripristina il Microsoft 365 Group associato dall’area gruppi eliminati. Finestra: ~30 giorni.
Quando serve una soluzione di backup di terze parti
Se devi reintegrare i messaggi nell’app o mantenere copie a lungo termine oltre i confini di retention/hold, considera piattaforme SaaS specializzate (es. Veeam Backup for Microsoft 365, AvePoint Cloud Backup, SpinOne/SpinBackup, ecc.). Queste soluzioni, basate sulle API Microsoft, offrono in genere:
- Backup incrementali di chat/canali, file e metadati;
- Ripristini granulari (messaggio, conversazione, canale) e formati human‑readable (ad es. HTML/PDF per la consultazione);
- Piani di conservazione estesi (oltre i 93 giorni di cestini e le retention M365 standard) e funzionalità di audit/report.
Attenzione: anche con il backup, il “ripristino” in Teams può concretizzarsi come re‑post/ri‑importazione o come consegna in un formato leggibile nel repository designato, non sempre come ricollocazione perfetta “com’era e dov’era” nella UI.
Domande frequenti
Posso ripristinare un singolo messaggio cancellato facendolo ricomparire in Teams?
No. Puoi recuperarlo via eDiscovery (ed esportarlo), ma non puoi reinserirlo nella conversazione originale dell’app.
Quanto tempo ho per recuperare un canale?
Circa 30 giorni dalla cancellazione. Oltre la finestra, il ripristino nativo non è più possibile.
Non trovo più i file allegati a una chat
Cerca nel OneDrive del mittente, cartella Microsoft Teams Chat Files, e controlla Cestino e Second-stage Recycle Bin (finestra complessiva ~93 giorni). Su canali, verifica i cestini del sito SharePoint del Team.
Le chat con clienti/ospiti rientrano in eDiscovery?
Sì. La copia a fini di compliance nei mailbox (inclusi i casi guest/shadow) rende ricercabili i messaggi dal lato della tua organizzazione.
Ho retention su Teams ma non su Exchange: basta?
Per chat/canali di Teams devi configurare retention specifiche per Teams (non bastano quelle Exchange “generiche”), poiché i dati sono gestiti diversamente.
Posso cancellare messaggi in massa per data leak?
Sì, esistono flussi di search and purge per Teams in eDiscovery avanzata. È un’operazione distruttiva, da usare con estrema cautela.
Checklist operativa
- ✅ Conferma ruoli Purview (eDiscovery Manager/Administrator).
- ✅ Mappa custodi, intervalli temporali, parole chiave.
- ✅ Seleziona Exchange (mailbox utenti/gruppi) e, se servono allegati, SharePoint/OneDrive.
- ✅ Applica
kind:im/kind:microsoftteamscon filtri su date, mittente/destinatari, keyword. - ✅ Valida la preview, poi esegui Export (PST/MSG/EML + CSV/XML; file nativi).
- ✅ Per canali/team: prova il ripristino entro 30 giorni da Teams/Admin Center.
- ✅ Per allegati: recupera da cestini OneDrive/SharePoint (finestra ~93 giorni).
- ✅ Valuta un backup SaaS se servono reintegri in app o conservazioni estese.
In sintesi
- I messaggi cancellati non tornano nell’app Teams; si recuperano via eDiscovery/Content Search finché retention/hold li trattiene nel mailbox.
- Gli allegati si recuperano da OneDrive/SharePoint (cestini 93 giorni, salvo retention/hold).
- I canali (e i post) si ripristinano entro ~30 giorni.
- Per necessità di restore completo o conservazioni prolungate, valuta backup di terze parti.
Appendice: suggerimenti di query
Alcuni pattern di KeyQL utili da riadattare:
kind:im AND ("nome cliente" OR "ragione sociale") AND (Date>=2025-08-01 AND Date<=2025-08-31)kind:microsoftteams AND ("preventivo" NEAR(5) "12345")(kind:im OR kind:microsoftteams) AND (from:"nome.cognome@contoso.com" OR recipients:"nome.cognome@contoso.com")path:sites/TeamVendite/ AND filetype:xlsx AND ("offerta" OR "listino")
Appendice: errori comuni da evitare
- Confondere retention Exchange con retention Teams: sono configurazioni distinte.
- Non includere OneDrive/SharePoint quando servono gli allegati: i messaggi senza file non bastano.
- Affidarsi solo alla preview: è un campione; pianifica l’export per la revisione completa.
- Trascinare i tempi: ricorda le finestre di 30/93 giorni per ripristini/cestini.
- Non segmentare ricerche massive: meglio più ricerche piccole e mirate.
Questo articolo è pensato per amministratori e responsabili compliance che devono soddisfare richieste di recupero o indagini su Microsoft Teams, minimizzando tempi e rischi e massimizzando qualità e tracciabilità del risultato.