Su Windows 11 può capitare che ogni scansione finisca in OneDrive\Documenti\Scanned Documents. La causa è il backup automatico della cartella Documenti. Ecco come salvare di nuovo in locale, in modo chiaro, sicuro e senza disinstallare OneDrive.
Perché le scansioni finiscono su OneDrive
Durante la prima configurazione di OneDrive su Windows 11, molti utenti attivano il backup delle “cartelle note” (Desktop, Immagini, Documenti). Questa funzione reindirizza la cartella Documenti dal profilo utente al percorso cloud di OneDrive. Poiché quasi tutti i software di scansione salvano per impostazione predefinita in Documenti\Scanned Documents, il risultato è che ogni PDF o JPG generato dallo scanner viene sincronizzato nel cloud, spesso senza che l’utente lo desideri.
La buona notizia: non c’è nulla “di rotto”. Devi solo scollegare la cartella Documenti dal backup di OneDrive oppure far puntare il software dello scanner a una cartella locale. Di seguito trovi quattro approcci concreti, con pro e contro, e le verifiche per assicurarti che il cambiamento sia effettivo.
Scegli la soluzione più adatta
Se vuoi interrompere la sincronizzazione della cartella Documenti in modo generale (per tutte le app), la via più lineare è disattivare il backup di OneDrive. Se invece usi OneDrive per altre cartelle o preferisci lasciare Documenti com’è, ti conviene creare una cartella Scans locale e impostarla come destinazione nel software/driver dello scanner. In alternativa, puoi ripristinare il percorso originario di Documenti o configurare direttamente l’app di scansione Microsoft.
Soluzioni verificate dagli utenti
| Approccio | Passaggi essenziali | Quando usarlo |
|---|---|---|
| Disattivare il backup di OneDrive per “Documenti” | OneDrive > Impostazioni > scheda Sincronizza e backup > Gestisci backup > disattiva Documenti. Windows crea un collegamento “OneDrive – Documenti”; sposta in locale i file che non vuoi più sul cloud. | Se non ti serve la sincronizzazione costante della cartella Documenti. |
| Creare (o spostare) una cartella “Scans” in locale e puntarvi lo scanner | Crea C:\Scans o altra cartella > nel software dello scanner cambia la destinazione (es. Brother Utilities > Device Scan Settings) > Salva. | Se il tuo scanner/driver permette di definire il percorso di destinazione. |
| Ripristinare la scheda “Percorso” della cartella “Documenti” | Se la scheda Percorso manca perché Documenti è in OneDrive, disattiva prima il backup (vedi sopra). Poi Proprietà > Percorso > Sposta… e indica una cartella locale. | Se vuoi continuare a usare Scanned Documents ma in un percorso locale. |
| Usare l’app “Windows Scan” o “Fax e Scanner” | Nelle impostazioni (⋯) dell’app scegli il Percorso di salvataggio e imposta una cartella locale. | Se usi principalmente le app Microsoft invece dei tool del produttore. |
Disattivare il backup OneDrive di “Documenti”
È il metodo più pulito se vuoi che tutti i programmi smettano di usare la cartella Documenti in cloud.
Passaggi dettagliati
- Fai clic sull’icona di OneDrive nell’area di notifica (vicino all’orologio).
- Apri Impostazioni (icona ingranaggio → Impostazioni).
- Vai alla scheda Sincronizza e backup e seleziona Gestisci backup.
- Disattiva l’interruttore Documenti.
- Conferma. Windows potrebbe mostrarti l’opzione per mantenere i file nel percorso attuale o spostarli: scegli ciò che preferisci; puoi sempre organizzare in seguito.
Cosa succede dopo
- La cartella Documenti torna a essere locale (percorso tipico:
C:\Utenti<nome>\Documenti). - In Esplora file potrebbe apparire un collegamento chiamato “OneDrive – Documenti” per accedere rapidamente ai vecchi file nel cloud.
- Le nuove scansioni che vanno in Documenti\Scanned Documents restano sul PC.
Verifica rapida
- Apri Esplora file e fai clic con il destro su Documenti nella barra di navigazione.
- Scegli Proprietà. Se vedi la scheda Percorso e il cammino è
C:\Utenti\..., sei a posto.
Suggerimento: se intendi tenere alcuni file su OneDrive, spostali manualmente nel collegamento “OneDrive – Documenti”, lasciando in locale solo ciò che non vuoi sincronizzare (come le nuove scansioni).
Creare una cartella “Scans” locale e puntarvi lo scanner
Preferisci non toccare il backup di OneDrive perché ti è utile per Desktop e Immagini? Nessun problema: indirizza lo scanner altrove.
Passaggi universali
- Crea una cartella locale, ad esempio
C:\ScansoD:\Archivio\Scansioni. - Apri il software del produttore (esempi: Brother Utilities, Epson Scan/Epson Smart Panel, HP Scan/HP Smart).
- Cerca l’impostazione Cartella di destinazione o Destination File Path.
- Seleziona la nuova cartella e salva.
Dove si trova l’opzione nei driver più comuni
| Produttore | Percorso tipico | Nota |
|---|---|---|
| Brother | Brother Utilities → Device Settings/Scan → File → Destination File Path | Controlla anche le Scan to Button Settings se usi il tasto fisico sullo scanner. |
| Epson | Epson Scan → Impostazioni Salvataggio → Cartella | In alcuni modelli l’app è Epson Event Manager. |
| HP | HP Scan o HP Smart → Scansione → Altro/Impostazioni → Salva in | Verifica anche “Scansione su” per i tasti pannello. |
Attenzione: se usi software a 32 bit molto datati, l’opzione di destinazione può non rispettare le librerie WIA/TWAIN su Windows 11. In tal caso prova l’app “Windows Scan” di Microsoft o aggiorna il driver.
Ripristinare il percorso della cartella “Documenti”
Vuoi continuare a salvare in Documenti\Scanned Documents, ma in una posizione locale? Reimposta il percorso di Documenti dalle proprietà della cartella.
Passaggi dettagliati
- Apri Esplora file → fai clic destro su Documenti → Proprietà.
- Vai alla scheda Percorso. Se non la vedi, prima disattiva il backup OneDrive per Documenti (vedi sezione precedente).
- Fai clic su Sposta… e scegli una cartella locale (puoi crearne una nuova, es.
C:\Utenti<nome>\DocumentioD:\Documenti). - Conferma lo spostamento dei contenuti: così anche Scanned Documents verrà ricollocata sul disco locale.
Ripristino rapido
Se vuoi tornare ai valori standard, nella stessa scheda Percorso usa Ripristina valori predefiniti → Applica. Questo riporta Documenti alla posizione predefinita del profilo utente.
Usare “Windows Scan” o “Fax e Scanner”
Se ti affidi alle app Microsoft, puoi decidere direttamente da lì dove salvare.
Windows Scan
- Apri Windows Scan.
- Clic sul menu ⋯ in alto → Impostazioni.
- In Percorso di salvataggio seleziona la cartella locale desiderata (es.
C:\Scans).
Fax e Scanner
- Apri Fax e Scanner di Windows.
- Vai su Strumenti → Impostazioni (o Opzioni di scansione).
- Modifica la cartella di salvataggio predefinita indicando un percorso locale.
Buone pratiche consigliate
- Backup selettivo: puoi continuare a usare OneDrive per Immagini (magari con il rullino dello smartphone) escludendo Documenti o solo la cartella Scans. In questo modo separi file “di lavoro” dalle scansioni pesanti.
- Nomi automatici: nei driver Brother/Epson/HP imposta un pattern tipo
SCAN{yyyy}-{MM}-{dd}{HH}{mm}.pdf. Eviti sovrascritture e ritrovi i file più facilmente. - Permessi NTFS: se più utenti usano lo stesso PC, verifica che la cartella Scans conceda Modifica all’utente o al gruppo necessario. In caso di errori “Accesso negato”, togli attributi Sola lettura e correggi le autorizzazioni.
- OCR e formato file: per documenti testuali scegli PDF con OCR; per foto, JPG o PNG. Il TIFF multipagina può essere utile per flussi archivistici.
- Prestazioni: salvare localmente evita upload continui di file molto grandi (es. scansioni a 600 dpi), riducendo congestione di rete e tempi di attesa.
Risoluzione problemi
La scheda “Percorso” non compare
È normale se Documenti è ancora gestita da OneDrive. Disattiva il backup di Documenti dalle impostazioni di OneDrive, chiudi e riapri Esplora file: la scheda riapparirà.
Vedo “Documenti” due volte
Dopo la disattivazione, potresti avere sia Documenti locale sia un collegamento “OneDrive – Documenti”. Non è un errore: serve solo come scorciatoia. Puoi ignorarlo o nasconderlo dai Preferiti.
Il software non salva nella nuova cartella
- Controlla se c’è una seconda impostazione per i “tasti pannello” dello scanner (Scan to File/Email). Spesso hanno destinazioni separate.
- Disinstalla e reinstalla i driver aggiornati se l’opzione non viene rispettata.
- Prova con l’app Windows Scan per escludere un problema del driver.
Errore “Impossibile accedere al percorso”
- Assicurati che la cartella esista e che l’utente abbia diritti di scrittura.
- Evita percorsi su unità rimovibili che possono cambiare lettera (assegna una lettera fissa o usa un percorso interno).
Come controllare la posizione reale di “Documenti”
- Premi Win+R, digita
shell:Personale premi Invio: si apre la cartella Documenti effettiva. - In Proprietà → Percorso verifica che inizi con
C:\Utenti\(locale) e non conC:\Utenti<nome>\OneDrive\(cloud).
Casi particolari e suggerimenti pratici
Uso saltuario di OneDrive
Se vuoi caricare solo alcune scansioni su OneDrive, mantieni il salvataggio locale e trascina in OneDrive soltanto i file finiti o firmati. Con File su richiesta puoi anche liberare spazio locale sui file caricati.
Scanner con tasto fisico “Scan to file”
I tasti fisici spesso passano da un’utility dedicata (es. Brother ControlCenter, Epson Event Manager, HP Scan Extended). Apri quell’utility e cambia per ciascun profilo il percorso di destinazione. Non basta modificare la sola app di scansione “manuale”.
Profili multipli di scansione
Crea profili come “PDFA4300dpi” e “JPGFoto600dpi”, ciascuno con cartella dedicata (C:\Scans\PDF, C:\Scans\IMG). Riduce gli errori e facilita l’archiviazione automatizzata.
Controllo qualità
Prima di disattivare la sincronizzazione, verifica se hai flussi di lavoro su altri PC che dipendono da quelle scansioni in OneDrive (condivisione con colleghi, import automatico in gestionali). In tal caso, passa alla cartella locale ma aggiungi un’attività pianificata che copi solo i file desiderati su OneDrive (o su un NAS).
Nota per amministratori e power user
In ambienti gestiti, l’abilitazione del backup cartelle note (KFM) è spesso forzata da criteri. Se non puoi modificare l’impostazione lato utente, valuta con l’amministratore di:
- Disabilitare solo la cartella Documenti dalle policy di OneDrive, mantenendo Desktop e Immagini.
- Distribuire un profilo di configurazione del driver che imposti la destinazione di scansione su un percorso locale stabile (es.
C:\Scanscon ACL predefinite). - Usare reindirizzamenti controllati (senza cloud) tramite GPO per Documenti su un’unità interna o di rete, se necessario.
Checklist di verifica
- Esegui una scansione di prova e controlla il percorso indicato dal software al momento del salvataggio.
- Apri shell:Personal per accertarti che Documenti sia locale (se hai scelto l’approccio con disattivazione o ripristino percorso).
- Controlla la presenza della cartella
C:\Scans(o quella scelta) e verifica che compaia il file di test appena creato. - Se usi più app/driver (es. app Microsoft e tool del produttore), rifai l’impostazione in ciascuna.
- Valuta l’attivazione dei nomi automatici con data/ora per tenere ordine.
In sintesi
Il salvataggio su OneDrive dipende esclusivamente dal reindirizzamento della cartella Documenti o dalle impostazioni del software di scansione. Per tornare al salvataggio locale, hai tre strade semplici: togliere Documenti dal backup OneDrive, reimpostare il percorso di Documenti tramite la scheda Percorso, oppure puntare lo scanner a una cartella locale (manuale o via app Microsoft). Scegli l’approccio più coerente con il tuo flusso di lavoro: si risolve tutto in pochi clic e senza rinunciare a OneDrive dove ti è utile.
Appendice: domande frequenti
Disattivare il backup di “Documenti” rimuove i miei file dal cloud?
No: i file già sincronizzati restano in OneDrive finché non li sposti o elimini manualmente. La disattivazione impedisce solo che nuovi file (come le scansioni) vadano automaticamente nel cloud.
Posso tenermi OneDrive ma evitare il salvataggio automatico?
Sì. Mantieni OneDrive, ma:
• disattiva il backup solo per Documenti oppure
• imposta nel software di scansione una cartella locale (C:\Scans) come destinazione predefinita.
Perché la scheda “Percorso” è importante?
È l’interruttore “ufficiale” di Windows che determina dove punta la libreria Documenti. Se è controllata da OneDrive, la scheda scompare. Quando la recuperi, puoi decidere in modo esplicito il percorso locale.
È meglio una cartella dedicata alle scansioni?
Di norma sì: ti aiuta a separare file “grezzi” di grandi dimensioni dai documenti elaborati. Inoltre, è ideale per automazioni (es. regole che spostano i PDF completi in un archivio).
Guida rapida, tutto in tre mosse
- Vuoi fermare ovunque la sincronizzazione delle scansioni? Disattiva il backup OneDrive per Documenti.
- Vuoi tenere OneDrive per tutto il resto? Crea C:\Scans e impostala nel driver/app dello scanner.
- Vuoi continuare a usare “Scanned Documents” ma locale? Reimposta il Percorso di Documenti su
C:\Utenti<nome>\Documenti.