Outlook: la scheda File è scomparsa? Differenze tra Nuovo Outlook e Outlook classico, soluzioni e alternative

Non trovi la scheda File in Outlook? Niente panico: non è sparita dal tuo PC, sei solo nell’interfaccia sbagliata. Qui ti spiego perché nel Nuovo Outlook per Windows non esiste la scheda File, come tornare a Outlook classico e quali alternative usare per ogni esigenza.

Indice

Perché la scheda File “non si vede” in Outlook

La confusione nasce dall’esistenza di due famiglie di Outlook per Windows, oggi entrambe diffuse:

Outlook classico per Windows (desktop “pieno”): è l’app installata con le suite Microsoft 365/Office o con le licenze perpetue Office 2013/2016/2019/2021. Qui la scheda File c’è sempre e contiene le impostazioni chiave (Opzioni, Account, Importa/Esporta, Regole e Avvisi, Centro protezione, stampa ecc.).
Nuovo Outlook per Windows, Outlook sul Web e la PWA: condividono la base di codice web e mostrano una barra multifunzione (Ribbon) essenziale, senza la scheda File. Molte voci sono state ripensate o non sono (ancora) disponibili.

Risultato: guide e tutorial scritti per l’Outlook classico diventano fuorvianti se applicati al Nuovo Outlook. Per le attività “storiche” (es. Import/Export di PST, gestione Data Files, Trust Center, modelli .oft) serve la versione classica.

Come capire quale Outlook stai usando

Prima di seguire qualunque guida, verifica la tua interfaccia:

Outlook classico: in alto a sinistra vedi File. Il Ribbon è ricco e personalizzabile, con schede che includono Home, Invia/Ricevi, Cartella, Visualizza, ecc.
Nuovo Outlook: non compare la scheda File. Le impostazioni principali sono raggruppate dietro Settings (icona a ingranaggio) e nei menu contestuali (Messaggio, Opzioni, Formattazione durante la composizione).

Se l’interfaccia non ha File, sei nel Nuovo Outlook o nel Web/PWA: passa alla versione corretta o usa le alternative descritte più avanti.

Soluzioni rapide: mappa delle attività più richieste

Usa questa tabella per capire al volo dove cliccare nel Nuovo Outlook e quando, invece, è obbligatorio ricorrere alla scheda File del classico.

Esigenza	Come procedere nel Nuovo Outlook	Se serve la scheda File
Tornare alla versione con scheda File	Help ▸ Torna a Outlook classico oppure disattivare l’interruttore Prova il nuovo Outlook.	Installa/riattiva Outlook classico (incluso nella maggior parte delle suite Office, esclusa “Student”) o attiva una prova di Microsoft 365.
Passare da testo normale a HTML	Durante la composizione: Messaggio ▸ Cambia in HTML.	—
Disattivare correzione automatica	Nuovo messaggio ▸ Opzioni ▸ Editor ▸ Opzioni editor.	—
Impostare incolla predefinita “Mantieni formattazione originale”	Non disponibile: regola manualmente caso per caso o usa Outlook classico.	Classico: File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Opzioni incolla.
Importare/esportare file PST	Non supportato. Valuta un lettore PST di terze parti (es. Pst Viewer Lite).	Classico: File ▸ Apri ed esporta ▸ Importa/Esporta.
Aprire allegati in applicazione esterna (Trust Center)	Non supportato. Richiede la versione classica.	File ▸ Opzioni ▸ Centro protezione.
Creare modelli (`.oft`)	Il Nuovo Outlook non salva `.oft`. Alternative: 1) salva bozza e duplicala; 2) usa l’add‑in My Templates (solo testo semplice).	Classico: File ▸ Salva con nome ▸ Modello Outlook.
Riunioni Teams nel calendario	Disponibile solo con account aziendali (Microsoft Entra/AAD). Con account consumer l’opzione non appare.	—
Durata predefinita appuntamenti (30 → 60 min)	Non modificabile in modo globale. Work‑around: Visualizza ▸ Layout ▸ Scala 60 min e clicca sul blocco: l’evento eredita la durata dello slot.	Classico: File ▸ Opzioni ▸ Calendario ▸ Imposta durata predefinita.
Visualizzare/gestire Data Files (`.pst`, `.ost`)	Non supportato.	Classico: File ▸ Impostazioni account ▸ File di dati.
Registri (logging), popup blocker, altre impostazioni avanzate	Non gestibili singolarmente: dipendono dalle impostazioni del browser o del sistema.	Necessario Outlook classico.

Passaggi rapidi per orientarsi nel Nuovo Outlook

Nastro “View” (Visualizza): View ▸ View settings raccoglie le impostazioni generali per Posta, Calendario e Attività.
Menu del messaggio: durante la composizione compaiono le schede Messaggio, Opzioni e Formattazione con funzioni frequenti (HTML, firme, editor, priorità).
Bozze come pseudo‑template: salva il messaggio, quindi usa Ctrl + clic per duplicarlo e inviare la copia.
Feedback a Microsoft: Help ▸ Feedback ▸ Suggest a feature per richiedere il ripristino di funzioni mancanti.

Quando conviene usare Outlook classico

Se devi completare una di queste attività, la soluzione più diretta è tornare alla versione desktop classica:

Import/Export di PST e gestione dei Data Files.
Regole avanzate e Rules and Alerts dettagliate.
Trust Center (comportamento allegati, macro, componenti aggiuntivi COM/VSTO, privacy).
Firma avanzata e gestione firme lato client (con immagini locali, HTML complesso, font personalizzati).
Modelli .oft e opzioni di Incolla (mantieni formattazione, testo normale, unisci formattazione).
Durata predefinita degli appuntamenti e granularità del calendario.

Se non possiedi una licenza Office:

Valuta la prova gratuita di Microsoft 365 e poi annulla prima del rinnovo.
Per consultare vecchi archivi senza Outlook classico, usa un viewer PST dedicato (di solito a pagamento ma con prova), per leggere, cercare e stampare i messaggi.

Guida pratica: come tornare a Outlook classico

Il passaggio è reversibile e non rischia la posta. Ecco un percorso sicuro:

Apri il Nuovo Outlook.
Vai su Help ▸ Torna a Outlook classico (oppure disattiva l’interruttore Prova il nuovo Outlook nella barra superiore, se presente).
Attendi che l’app desktop classica si avvii. Al primo avvio potrebbe servirti l’accesso all’account Microsoft o aziendale.
Verifica la presenza della scheda File e completa l’operazione che ti serve (es. Importa/Esporta, Trust Center).

Nota sulle firme e sui componenti aggiuntivi: alcuni elementi (firme, add‑in COM) sono specifici del profilo locale. Potrebbero non essere visibili nel Nuovo Outlook e riapparire solo nel classico. In caso di firme, conserva sempre una copia dei file HTML/immagini o prendi nota del testo nel Blocco note: così puoi ricrearle al bisogno.

Dove sono finite le impostazioni del menu File? (Mappa concettuale)

Molte voci del vecchio Backstage (la schermata dietro File) sono state ricollocate o semplificate. Questa mappa ti aiuta a “tradurre” mentalmente:

File ▸ Opzioni → Nel Nuovo Outlook gran parte confluisce in Settings (ingranaggio) e nei menu della composizione. Alcune opzioni non esistono.
File ▸ Account → Gestione account e firme si trovano tra Settings e scheda Messaggio (solo funzioni supportate).
File ▸ Apri ed esporta → Import/Export PST non disponibile. Per migrazioni usa il classico.
File ▸ Stampa → Nel Nuovo Outlook la stampa avviene tramite la finestra di stampa nativa (impostazioni più essenziali).
File ▸ Centro protezione → Non presente; le scelte di sicurezza sono gestite lato servizio/app web o non esposte all’utente.

Procedure dettagliate e alternative nel Nuovo Outlook

Formattazione HTML vs testo normale

Se una guida ti dice “vai su File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Componi messaggi in formato HTML”, nel Nuovo Outlook fai così:

Apri un nuovo messaggio.
Vai su Messaggio ▸ Cambia in HTML.
Verifica che la barra di formattazione mostri font, colori e stili: significa che sei effettivamente in modalità HTML.

Correzione automatica e stile dell’editor

Per regolare l’editor:

In un nuovo messaggio, apri Opzioni ▸ Editor.
Clicca su Opzioni editor e modifica correzione, grammatica, elenchi puntati, virgolette tipografiche, ecc.

Se alcune voci non sono disponibili, significa che nel Nuovo Outlook non sono state ancora implementate. In quel caso passa al classico, applica la modifica, poi – se opportuno – torna al Nuovo Outlook.

Opzioni di Incolla (Mantieni formattazione, Unisci, Testo semplice)

Nel Nuovo Outlook non c’è un’impostazione globale per predefinire il comportamento dell’incolla. Agisci così:

Usa i menu contestuali durante l’incolla per scegliere di volta in volta (quando proposti).
Se lavori molto con formattazione complessa o tabelle incollate da Word/Excel, preferisci il classico e imposta: File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Opzioni incolla.

Modelli di posta

Il Nuovo Outlook non salva i modelli .oft. Le alternative sono due:

Bozze “riutilizzabili”: crea il messaggio modello, salvalo come bozza, poi usa Ctrl + clic per duplicarlo quando serve. Aggiorna e invia.
My Templates (add‑in): utile per frasi standard di solo testo (niente immagini o HTML avanzato).

Se ti occorrono modelli grafici con immagini, segnaposto, tabelle o firme integrate, apri il classico e salva con nome Modello Outlook (.oft).

Import/Export PST e gestione dei Data Files

Le operazioni su .pst e .ost – inclusa la migrazione di vecchi archivi – non sono esposte nel Nuovo Outlook. Procedi così:

Passa a Outlook classico.
Apri File ▸ Apri ed esporta ▸ Importa/Esporta e completa l’operazione.
Se non puoi usare il classico, ricorri a un viewer PST per consultare, cercare e stampare i messaggi dell’archivio.

Trust Center e allegati

Impostazioni come “apri sempre determinati allegati con l’app esterna”, blocchi macro, gestione della privacy o dei componenti aggiuntivi COM sono disponibili solo nel classico: File ▸ Opzioni ▸ Centro protezione. Nel Nuovo Outlook la sicurezza è più “a monte” (lato servizio), con meno leve locali.

Riunioni Teams nel calendario

Nel Nuovo Outlook, il pulsante per aggiungere un Teams meeting compare solo se il tuo account è aziendale. Con gli account privati (Outlook.com, Hotmail, Live) l’opzione non appare. Se la tua organizzazione usa Teams, accedi con l’account di lavoro o crea l’evento dal classico.

Durata predefinita degli appuntamenti

Al momento non c’è un’impostazione globale. Un work‑around efficace:

Vai su Visualizza ▸ Layout ▸ imposta la Scala 60 min.
Quando crei un appuntamento cliccando in calendario, l’evento eredita la durata dello slot selezionato.

Per impostare davvero la durata predefinita (es. 60 min per tutte le nuove riunioni), usa Outlook classico: File ▸ Opzioni ▸ Calendario.

Consigli di produttività e “trucchi” anti‑smarrimento

Personalizza la visualizzazione: nel Nuovo Outlook, View settings ti salva minuti ogni giorno. Sperimenta raggruppamenti, densità, riquadri di lettura e layout del calendario.
Scorciatoie da tastiera: molte scorciatoie storiche restano valide (es. Ctrl+N per nuovo messaggio), ma verifica i suggerimenti a schermo (tooltips) per varianti specifiche.
Firme coerenti: tieni una copia “portable” delle tue firme (HTML+immagini) in una cartella cloud. Nel Nuovo Outlook ricreale velocemente o usa una firma testuale essenziale.
Modelli con My Templates: prepara risposte standard per helpdesk, vendite o amministrazione (es. saluti, disclaimer, istruzioni ricorrenti). È limitato al testo, ma velocizza.
Separa le attività “legacy”: quando devi toccare PST, Regole avanzate o Trust Center, apri il classico, fai la modifica e richiudi. Per il resto, il Nuovo Outlook è rapido e leggero.

Componenti aggiuntivi: cosa cambia

Nel Nuovo Outlook funzionano i web add‑in (basati su tecnologie web). I vecchi componenti COM/VSTO tipici del classico non sono supportati. Se dipendi da plug‑in storici (es. CRM, gestione documentale, protocolli di firma), resta sul classico o verifica che esista l’equivalente web add‑in.

Diagnostica: checklist per risolvere subito

Stai cercando la scheda File? Se non c’è, sei nel Nuovo Outlook: usa le alternative o passa al classico.
Hai bisogno di PST/Trust Center/Regole avanzate? Vai direttamente al classico: eviti perdite di tempo.
Hai un account consumer e non vedi Teams? È atteso: l’integrazione calendario↔Teams è per account aziendali.
La firma non appare “come in studio”? Ricreala localmente o usa il classico per la gestione completa.
Incolla sballata da Word/Excel? Nel Nuovo Outlook regola caso per caso; per impostazioni globali usa il classico.

FAQ

Posso attivare la scheda File nel Nuovo Outlook?

No. La scheda File è una caratteristica dell’Outlook desktop classico. Nel Nuovo Outlook le opzioni sono ridisegnate o semplificate e non replicano il Backstage del classico.

Passare al classico fa perdere dati o profili?

In generale no: posta, calendari e contatti restano sul server. Alcune personalizzazioni (firme locali, componenti COM, regole client) possono richiedere di essere reimpostate o ricreate nel contesto preso in uso.

Posso importare un PST nel Nuovo Outlook?

No. L’importazione/esportazione di .pst richiede Outlook classico. In alternativa, usa un lettore PST per consultare l’archivio.

Perché l’opzione “Durata riunioni” non è dove dice la guida?

Perché quella guida si riferisce all’Outlook classico (File ▸ Opzioni ▸ Calendario). Nel Nuovo Outlook regoli solo la scala del calendario: la durata la erediti dallo slot cliccato.

Come chiedo a Microsoft di reinserire una funzione?

Dal Nuovo Outlook vai su Help ▸ Feedback ▸ Suggest a feature e descrivi il tuo caso d’uso in modo chiaro (perché ti serve, quante volte al giorno, impatto sulla produttività). Più feedback di qualità ricevono, maggiore la priorità.

Strategia consigliata per team e professionisti

Se gestisci un reparto o un’azienda, adotta un approccio a “doppio binario” per evitare attriti:

Standard operativo: usa il Nuovo Outlook per l’uso quotidiano (invio, lettura, ricerche, calendari “semplici”).
Toolkit “legacy”: mantieni disponibile almeno un’installazione di Outlook classico per gli interventi che richiedono File (PST, Regole avanzate, Trust Center, modelli .oft, opzioni di incolla, durata predefinita).
Documentazione interna: etichetta chiaramente ogni procedura aziendale con Versione supportata (Nuovo / Classico). Evita ambiguità nei manuali.
Formazione rapida: mezz’ora di “mappa mentale” è sufficiente a evitare il 90% delle chiamate helpdesk legate all’assenza della scheda File.

Glossario essenziale

PST: file di archivio locale della posta. Si importa/esporta solo dal classico.
OST: copia cache della cassetta postale (Exchange/Outlook.com) per lavoro offline. La gestione fine è nel classico.
PWA: Progressive Web App; versione “app” di Outlook sul Web installabile su Windows.
Backstage: la schermata dietro la scheda File nell’Outlook classico.
Trust Center: pannello di sicurezza e privacy del classico (macro, allegati, contenuto attivo, componenti COM).

Modello decisionale: quale Outlook usare oggi?

Scenario	Consiglio	Motivazione
Hai bisogno di importare vecchi archivi o migrare la posta	Outlook classico	Supporta Import/Export PST e gestione Data Files.
Scrivi e invii email “normali” con qualche allegato	Nuovo Outlook	Interfaccia snella, integrazione con web e minori distrazioni.
Devi impostare incolla predefinita o modelli grafici complessi	Outlook classico	Ha le opzioni di incolla e salva `.oft`.
Vuoi aggiungere Teams ai meeting dall’account personale	Classico o account aziendale	Nel Nuovo Outlook l’integrazione Teams in calendario richiede account aziendale.
Usi componenti aggiuntivi COM (CRM, DMS, scanner protocolli)	Outlook classico	Il Nuovo Outlook supporta solo web add‑in.

Errori comuni (e come evitarli)

“Non trovo File → Opzioni”: stai seguendo istruzioni per il classico. Passa al classico o usa le alternative indicate.
“Ho incollato da Word e il layout è scomposto”: nel Nuovo Outlook non c’è una regola globale; valuta di incollare come testo o di usare il classico per impostare “Mantieni formattazione”.
“Il pulsante Teams non si vede”: è normale con account consumer; verifica il tipo di account o crea la riunione da Teams/Outlook classico.
“Il mio add‑in non appare”: è probabilmente COM/VSTO; cerca la versione web o resta sul classico.
“La firma è diversa tra PC”: alcune firme non si sincronizzano identiche. Conserva il codice HTML e le immagini in cloud per ricrearle rapidamente.

Roadmap e aspettative realistiche

Il Nuovo Outlook evolve velocemente, ma non sostituisce ancora tutte le impostazioni dell’Outlook classico. Alcune torneranno con un design moderno; altre rimarranno prerogativa della versione desktop completa perché legate a funzionalità locali (componenti COM, gestione puntuale dei file, opzioni di sicurezza avanzate).

Per non rimanere bloccato:

Passa temporaneamente al classico quando una funzione manca.
Invia feedback dal Nuovo Outlook spiegando l’impatto della mancanza.
Monitora gli aggiornamenti: nel tempo molte opzioni rientrano, ma altre resteranno esclusive del desktop classico.

Checklist finale

Hai identificato correttamente quale Outlook stai usando?
L’operazione che ti serve è elencata tra quelle che richiedono File?
Se sì: passa al classico e completala da lì.
Se no: usa le scorciatoie e i menu del Nuovo Outlook indicati in questo articolo.
Per feature non presenti: bozze‑template, My Templates, View settings e feedback sono gli strumenti più efficaci.

Conclusioni

La scomparsa della scheda File non è un bug: è una differenza strutturale tra prodotti. Con questa guida puoi riconoscere la tua interfaccia, scegliere il percorso giusto (Nuovo Outlook o classico) e portare a termine subito le attività più comuni, senza saltare da un tutorial all’altro. Salva questa pagina tra i preferiti: è la mappa mentale che ti evita di smarrirti tra le due “anime” di Outlook.