Aprendo una cartella in una raccolta documenti di SharePoint Online compare a intermittenza l’errore “The specified list is invalid”? In questa guida trovi cause tecniche, verifiche rapide e una procedura passo‑passo per eliminarlo in modo stabile anche con librerie che superano i 5.000 elementi.
Panoramica del problema
Alcuni utenti, aprendo una cartella in una document library di SharePoint Online, vedono apparire il messaggio di errore “The specified list is invalid”. Il ricaricamento della pagina spesso ripristina l’accesso, ma il comportamento tende a ripresentarsi, generando frizione operativa e calo di fiducia nella piattaforma.
Nello scenario riportato, tutte le raccolte coinvolte superano la List View Threshold e arrivano fino a 1 447 384 elementi. Il volume è dunque significativo e mette in luce limiti noti del motore di query di SharePoint Online.
Cause più probabili
Soglia elenco di 5.000 elementi
La List View Threshold (LVT) è il limite oltre il quale SharePoint Online protegge il servizio dal carico di query troppo ampie. Quando una vista, un filtro o un’operazione di lettura tenta di estrarre più di 5.000 elementi in un singolo passaggio — soprattutto se le colonne usate nei filtri non sono indicizzate — il servizio può rispondere con errori, tempi di attesa e, in casi intermittenti, proprio con il messaggio “The specified list is invalid”.
- Operazioni tipiche a rischio: filtri su colonne non indicizzate, ordinamenti globali, raggruppamenti pesanti, ricerche estese senza limiti, uso di viste che mostrano “Tutti gli elementi” in contenitori enormi.
- Fattori aggravanti: troppe colonne di tipo lookup/utente/metadati nella stessa vista, assenza di segmentazione per anno/area, cartelle con migliaia di elementi “piatti”.
Problema transitorio lato server
Se, dopo aver ottimizzato viste e indici, l’errore continua a manifestarsi in modo casuale, è possibile che si tratti di un disservizio transitorio o di una regressione lato back‑end. In questi casi, la raccolta di informazioni diagnostiche (data/ora, URL, identificatori di correlazione) è essenziale per aprire un ticket a Microsoft 365 e consentire l’analisi dei log.
Come distinguere soglia e problema transitorio
| Segnale | Interpretazione più probabile | Che cosa provare subito |
|---|---|---|
| L’errore scompare filtrando per una colonna chiave | Vista oltre soglia o filtro non indicizzato | Creare un indice su quella colonna e rendere persistente la vista filtrata |
| Solo alcune cartelle molto dense causano il problema | Cartella con troppi elementi “piatti” | Suddividere in sottocartelle o spostare in librerie dedicate |
| Errore compare a ondate per più utenti e sparisce senza modifiche | Possibile disservizio lato servizio | Raccogliere orari e correlation ID, aprire ticket al supporto |
Soluzioni rapide e a basso impatto
Se devi sbloccare gli utenti nell’immediato, applica in sequenza queste azioni. Sono interventi “non distruttivi” che riducono il rischio di sforare la LVT e migliorano la resilienza delle query.
| Azione | Obiettivo | Come si fa |
|---|---|---|
| Provare un browser alternativo | Escludere cache/estensioni come causa locale | Svuota cache, disattiva estensioni sospette e riprova su Edge/Chrome/Firefox. |
| Creare viste che mostrano sottoinsiemi | Restare sotto i 5.000 elementi per query | Applica filtri per anno, area, stato o altre colonne chiave. Imposta un limite elementi (ad es. 500) e un ordinamento per “Modificato” desc. |
| Indicare le colonne usate nei filtri | Ridurre i full scan sulla libreria | Impostazioni elenco → Indicizzazione colonne → Crea indice sulle colonne più usate nei filtri e nei raggruppamenti. |
| Abilitare navigazione per metadati | Guidare l’utente verso sottoinsiemi “leggeri” | Impostazioni elenco → Navigazione metadati e filtraggio → Definisci gerarchie (es. Anno → Mese → Reparto) e filtri chiave. |
| Passare all’esperienza moderna | Migliore gestione di grandi insiemi | Impostazioni elenco → Impostazioni avanzate → Esperienza moderna. Le viste moderne sfruttano ottimizzazioni server‑side. |
| Segmentare librerie e cartelle | Prevenire “hot spots” da milioni di elementi | Creare librerie per anno/dipartimento/progetto; usare sottocartelle per mantenere “per cartella” poche migliaia di documenti. |
| Aprire un ticket a Microsoft 365 | Analisi back‑end e raccolta log | Dal centro di amministrazione Microsoft 365 (ruolo Global/SharePoint admin). Fornisci URL, orari, utente, correlation ID. |
Progettare librerie che scalano
La chiave per eliminare definitivamente gli errori è ripensare la distribuzione dei contenuti in modo che ogni query “realistica” eseguita dagli utenti resti naturalmente sotto i 5.000 elementi. In pratica:
- Librerie multiple per domini di contenuto stabili (Anno, Reparto, Stabilimento, Progetto, Cliente).
- Cartelle gerarchiche abbastanza profonde da evitare “pile” di decine di migliaia di file nello stesso contenitore.
- Metadati obbligatori su 2‑3 colonne chiave (es. Anno, Area, Stato/Tipo documento) per filtrare rapidamente.
- Viste predefinite che limitano e ordinano, con Item Limit e raggruppamenti leggeri.
Esempi di segmentazione efficace
| Scenario | Segmentazione consigliata | Beneficio |
|---|---|---|
| Archivio storico con oltre un milione di documenti | Una libreria per anno (o biennio) e per reparto | Le query quotidiane cadono sempre nel sottoinsieme dell’anno corrente |
| Produzione con documenti per stabilimento | Librerie per sito produttivo, cartelle per linea | Località diverse non si influenzano a vicenda |
| Progetti a commessa | Libreria per programma, cartelle per progetto e fase | Ogni team lavora in un perimetro piccolo e indicizzabile |
Creare viste che non superano la soglia
Una vista ben progettata è il primo rimedio concreto. Ecco un percorso pratico:
- Apri la raccolta e scegli Crea nuova visualizzazione o modifica quella esistente.
- Filtri: applica almeno una condizione su una colonna “selettiva” (Anno, Reparto, Stato). Evita filtri su colonne testuali non indicizzate.
- Raggruppamenti: usa al massimo uno o due livelli; attiva la visualizzazione “compressa” dei gruppi per caricare solo il necessario.
- Ordinamento: preferisci “Modificato”/“Creato” in ordine decrescente per ottenere i record più utili prima e ridurre la paginazione.
- Item Limit: imposta un limite (ad esempio 200–500 elementi) e la paginazione; evita “Tutti gli elementi” su elenchi enormi.
- Ambito cartelle: nelle impostazioni di visualizzazione, se possibile, mostra gli elementi “nelle cartelle” e non “da tutte le cartelle” quando la densità è molto alta.
Esempi di viste pronte all’uso
| Nome vista | Filtro | Raggruppamento | Item Limit |
|---|---|---|---|
| Corrente per reparto | Anno = {anno corrente} AND Reparto = {mio reparto} | Per Stato documento | 300 |
| Ultimi aggiornamenti | Modificato negli ultimi 30 giorni | Nessuno | 200 |
| Per cliente | Cliente = {selezione} | Per Progetto | 500 |
Ottimizzare con indici e navigazione per metadati
Gli indici consentono al motore di query di individuare rapidamente i sottoinsiemi senza scansionare l’intera raccolta.
Quando indicizzare
- La colonna è usata in filtri o raggruppamenti ricorrenti.
- La selettività è alta (pochi valori per vista, es. “Anno”, “Reparto”).
- La colonna è di tipo supportato per l’indicizzazione (es. scelta, numero, data, persona/gruppo, metadati gestiti).
Come creare un indice
- Vai in Impostazioni della raccolta → Impostazioni elenco.
- Seleziona Indicizzazione colonne → Crea nuovo indice.
- Scegli la colonna chiave e conferma. Se necessario, aggiungi un secondo campo per un indice composito.
Suggerimenti: evita di indicizzare colonne testuali molto lunghe; non indicizzare tutto “a tappeto” ma solo ciò che serve alle tue viste di lavoro. Se disponibile, abilita la creazione automatica di indici dalle impostazioni avanzate della raccolta.
Abilitare la navigazione per metadati
- Apri Impostazioni elenco → Navigazione metadati e filtraggio.
- Definisci le gerarchie (es. “Anno → Mese → Reparto”).
- Configura i filtri chiave per guidare gli utenti verso insiemi piccoli.
Questa funzione riduce in modo naturale l’ampiezza delle query e, in combinazione con gli indici, mantiene le viste sotto soglia.
Esperienza moderna e vantaggi pratici
L’esperienza moderna di SharePoint Online gestisce meglio paginazione, virtualizzazione e filtri. Assicurati che la raccolta usi l’esperienza moderna:
- Impostazioni elenco → Impostazioni avanzate.
- Alla voce “Esperienza elenco” seleziona Moderna.
Anche in moderna, la soglia di 5.000 elementi resta un vincolo di cui tenere conto: l’obiettivo è costruire viste che non lo superino.
Diagnostica tecnica e informazioni da raccogliere
Quando l’errore persiste, raccogli i seguenti dati per un’analisi più mirata o per il supporto Microsoft:
- URL completo della libreria e della cartella che genera l’errore.
- Data e ora precise del problema (incluso fuso orario dell’utente).
- Utenti impattati e pattern (tutti, solo alcuni, da reti specifiche).
- Vista utilizzata (nome e filtri applicati).
- Identificatore di correlazione (SPRequestGuid) dal pannello Rete del browser: apri gli strumenti sviluppatore, riproduci il problema, individua la richiesta fallita e copia il valore dell’header di correlazione.
Con queste informazioni, Microsoft può risalire ai log di back‑end e confermare se l’errore è dovuto a limiti di query o a un disservizio temporaneo.
Quando contattare il supporto Microsoft 365
Apri un ticket se:
- Hai portato le viste sotto soglia e l’errore persiste.
- L’errore impatta più utenti/aree contemporaneamente senza modifiche alla configurazione.
- Rilevi ricorrenze in fasce orarie specifiche o picchi non spiegabili con l’uso.
Come aprire il ticket: accedi al centro di amministrazione Microsoft 365 con ruolo Global/SharePoint admin, crea una richiesta indicando URL del sito e della raccolta, orari, utenti impattati, SPRequestGuid, eventuali screenshot e le ottimizzazioni già applicate.
Best practice di governance per grandi raccolte
- Lifecycle dei documenti: definisci politiche di archiviazione e sposta i file storici in librerie “Archivio {Anno}”.
- Modello di metadati: limita i campi obbligatori a ciò che serve davvero a cercare e filtrare.
- Formati di vista standard: diffondi template di viste aziendali (per reparto, per cliente, “Ultimi 30 giorni”).
- Permessi: mantieni la sicurezza principalmente a livello di libreria/cartella; troppe autorizzazioni univoche item‑level aumentano latenza e complessità.
- Audit periodico: rivedi trimestralmente indici e viste più usate, elimina quelle ridondanti e verifica i tempi di risposta.
Domande frequenti
È possibile “alzare” la soglia oltre 5.000?
In SharePoint Online la soglia è gestita dal servizio e non può essere aumentata lato tenant. La soluzione è progettuale: segmentazione, viste filtrate e indici.
L’errore indica corruzione dei dati?
Di solito no. Nella maggior parte dei casi è un sintomo di query troppo ampie o non indicizzate.
Gli indici risolvono sempre?
Gli indici aiutano molto, ma se la vista vuole comunque restituire più di 5.000 elementi, l’errore può ripresentarsi. Serve anche limitare l’insieme di lavoro.
Meglio cartelle o metadati?
Entrambi: usa cartelle per evitare contenitori con decine di migliaia di file e metadati per filtrare velocemente su sottoinsiemi significativi.
La ricerca di SharePoint aggira la soglia?
La ricerca usa l’indice di contenuto e può restituire risultati su grandi insiemi, ma non sostituisce le viste operative della libreria.
Conviene cambiare browser?
Cambiare browser è utile solo per escludere cause locali; la soluzione definitiva è sempre architetturale.
Checklist passo‑passo
- Conferma il perimetro: URL, cartella, vista, utenti impattati, orari.
- Prova rapida: applica un filtro selettivo e verifica se l’errore scompare.
- Indici: crea indici sulle colonne usate nei filtri e nei raggruppamenti.
- Vista: limita gli elementi, imposta ordinamento su “Modificato”, riduci i livelli di raggruppamento.
- Segmentazione: sposta/archivia i file storici in librerie dedicate; organizza cartelle gerarchiche.
- Navigazione per metadati: configura gerarchie e filtri chiave.
- Esperienza moderna: verifica che la raccolta sia in moderna.
- Monitoraggio: se persiste, raccogli SPRequestGuid e apri ticket a Microsoft 365.
Raccomandazioni finali
La combinazione di librerie multiple + viste filtrate + indici mirati risolve nella quasi totalità dei casi l’errore “The specified list is invalid” in SharePoint Online, anche su insiemi con milioni di file. Progetta le viste attorno alle azioni reali degli utenti, rendi obbligatori pochi metadati ben scelti e tieni la densità di ogni contenitore sotto controllo. Se, nonostante ciò, l’errore continua, è il momento di coinvolgere il supporto Microsoft con dati diagnostici completi per una correzione lato servizio.
Riepilogo operativo in un colpo d’occhio
- Costruisci viste che non superino i 5.000 elementi.
- Sposta o archivia i file datati in librerie separate (per anno o dipartimento).
- Configura indici automatici e navigazione per metadati sulle colonne chiave.
- Monitora: se l’errore persiste anche sotto soglia, apri un ticket con data/ora e URL della raccolta.
Mettendo in pratica questo approccio, l’errore diventa un ricordo e l’esperienza degli utenti guadagna in velocità, prevedibilità e robustezza.