Nel nuovo Microsoft Teams molti utenti non trovano più la vista Contatti della versione classica, utile per ordinare e raggruppare le chat per persone o gruppi. In questa guida spieghiamo cosa è cambiato, come ricreare un flusso di lavoro equivalente e quali workaround adottare subito.
Perché è “sparita” la vista Contatti nel nuovo Microsoft Teams
La “nuova esperienza” di Microsoft Teams ha razionalizzato diverse aree, privilegiando prestazioni e semplicità visiva. Nel processo, la sezione Contatti della versione classica — che permetteva di vedere un elenco ordinato di persone e di raggrupparle in categorie personali — non è stata portata pari pari nella nuova interfaccia. Il risultato è che chi scambia messaggi sempre con lo stesso nucleo di colleghi fatica a ritrovare rapidamente le conversazioni.
Se anche tu ti affidavi a Contatti per:
- tenere in cima membri del team, referenti o collaboratori diretti;
- navigare per gruppi personali (ad es. “Amministrazione”, “Sviluppo”, “Clienti A-B-C”);
- ordinare i nomi alfabeticamente;
la transizione alla nuova esperienza può rallentare. La buona notizia: esistono soluzioni efficaci e veloci per ricostruire una gestione dei contatti funzionale, anche senza la vista dedicata.
Che cosa puoi fare subito: panoramica rapida
Qui sotto trovi i workaround subito utilizzabili, con vantaggi e limiti spiegati in modo chiaro. Subito dopo, entriamo nei dettagli operativi con guide passo‑passo, strategie di ordinamento e consigli per team e amministratori IT.
| # | Soluzione / passaggio | Vantaggi | Limiti |
|---|---|---|---|
| 1 | “Pin” (Aggiungi ai preferiti) • Passa il mouse sul nome della chat → ⋯ → Pin. • Le chat pinnate compaiono in Preferiti in cima all’elenco e si possono riordinare con drag‑and‑drop. | • Sposta i contatti chiave in alto. • Ordine personalizzabile. | • Una sola lista; niente cartelle/gruppi. • Dopo molti pin la lista diventa lunga. |
| 2 | Scheda “Persone” (People tab) nel nuovo Teams | • Vista centrata sui singoli utenti anziché sui thread di gruppo. • Avvio rapido di chat o chiamate. | • Ordine per nome proprio, non per cognome. • Impossibile creare gruppi personalizzati. |
| 3 | Ricerca rapida (Ctrl+F o campo Search) | • Trovi subito un contatto digitando le prime lettere. | • Non sostituisce una lista ordinata; richiede digitazione ogni volta. |
| 4 | Restare temporaneamente sulla versione classica (se l’organizzazione lo consente) | • Mantieni la sezione Contatti finché disponibile. | • Mancano le migliorie di performance e funzionalità del nuovo Teams. |
| 5 | Invio feedback ufficiale (Help › Leave a suggestion) | • Aumenta la priorità di sviluppo della feature. | • Nessuna garanzia sui tempi di rilascio. |
Guida operativa: come ricreare una “rubrica” efficace senza la vista Contatti
Organizza una fascia di Preferiti (Pin) davvero utile
Il Pin è oggi il modo più rapido per ottenere una “mini‑rubrica” sempre a portata di clic. Non limitarti a pinnare a caso: costruisci una fascia superiore pensata per l’uso quotidiano.
- Definisci priorità: elenca in un foglio i contatti più frequenti, divisi per cerchi d’urgenza (es. “supervisori”, “team diretto”, “stakeholder ricorrenti”).
- Pinna in blocchi: aggiungi prima il cerchio 1 (5–10 chat), poi il 2, ecc. Mantieni la fascia totale entro 20–25 chat per rimanere scorrevole.
- Riordina con drag‑and‑drop: posiziona in alto le persone usate più volte al giorno; in basso quelle settimanali. Il criterio “frequenza d’uso” batte l’alfabetico.
- Ripulisci ogni mese: rimuovi pin diventati sporadici per contenere la lunghezza della fascia.
Pro tip: hai molti contatti con nomi simili? Aggiungi un Memo personale nel primo messaggio (ad esempio “Cliente X — Fatturazione”) o assegna un nome alla chat di gruppo (vedi sezione successiva) per trovarla al volo con una parola chiave distinta.
Dai un nome parlante alle chat di gruppo
La vista Contatti permetteva di raggruppare persone; oggi puoi nominare le chat di gruppo per simulare categorie funzionali.
- Apri una chat di gruppo.
- In alto a destra, scegli le opzioni della chat e rinominala con una convenzione chiara, ad esempio: [TEAM] Amministrazione, [PROGETTO] App Mobile, [CLIENTE] Contenzioso.
- Pinna le chat di gruppo più usate.
Così, cercando “[PROGETTO]” nella barra di ricerca, raccogli immediatamente tutte le chat di lavoro per progetto. È un modo semplice per sostituire le cartelle personali.
Usa la scheda “Persone” come scorciatoia d’avvio
La scheda Persone (People) mette al centro i singoli utenti e consente di iniziare rapidamente chat e chiamate. È meno adatta come elenco da scorrere, ma è ottima per creare il primo contatto o riprendere una conversazione recente con una persona specifica, specie se non ricordi il nome completo della chat di gruppo.
Ricerca globale veloce: tre tecniche che fanno la differenza
- Prime lettere del nome: digita 2–3 lettere e seleziona immediatamente il suggerimento corretto.
- Cognome o ruolo: se in azienda i display name includono il reparto (es. “Rossi — Finance”), cercare “Finance” filtra bene i referenti.
- Parola chiave della chat: per chat di gruppo rinominate, cerca il tag [TEAM] o [PROGETTO] per raggruppare.
Quando usare la ricerca vs. scorrere i preferiti: se apri una chat meno di una volta al giorno, cercarla è spesso più rapido che scorrere una fascia di preferiti molto lunga.
Strategie di ordinamento e convenzioni che sostituiscono la vista Contatti
Crea una tassonomia semplice che tutti possano seguire
Per mantenere ordine nel tempo, concorda con il team etichette standard per i nomi delle chat di gruppo:
- [TEAM] per i gruppi fissi di reparto (es. [TEAM] Vendite Italia);
- [PROGETTO] per iniziative temporanee ([PROGETTO] ERP 2025);
- [CLIENTE] per account o commesse ([CLIENTE] Conti S.p.A.);
- [RITUALI] per stand‑up e allineamenti ([RITUALI] Daily Marketing).
Queste etichette “auto‑raggruppano” le chat in ricerca e facilitano la gestione con i pin.
Priorità, non alfabetico
La vecchia vista consentiva l’ordinamento per nome. Oggi funziona meglio un ordine per priorità d’uso. Un modello consigliato:
- Urgenze (supervisori, incident manager, help desk interno);
- Core team (compagni di progetto o reparto con cui chatti più volte al giorno);
- Stakeholder ricorrenti (finance, HR, fornitori chiave);
- Occasionali (clienti/interlocutori saltuari).
Menzioni strategiche (@) per i messaggi critici
Abitua il team a menzionarti con @nome nei messaggi importanti. Le Mentions restano rintracciabili anche senza un elenco contatti alfabetico e generano notifiche dedicate, riducendo il rischio di perdere comunicazioni chiave.
Checklist “trasloco” dalla versione classica alla nuova
- Esporta mentalmente i tuoi gruppi Contatti: trascrivi i nomi (anche copiandoli da Outlook) in un file di testo dividendo per categorie.
- Ricrea le categorie con chat denominate: per ogni gruppo crea o rinomina la chat corrispondente ([TEAM]/[PROGETTO]/[CLIENTE]).
- Pinna l’essenziale: seleziona 10–15 chat “daily‑use” e fissale in alto.
- Definisci 5–10 parole chiave condivise nel team per facilitare la ricerca.
- Imposta rituali di pulizia: rimuovi pin non più necessari ogni 30 giorni.
Stato attuale e prospettive
- Non è stata annunciata una data certa per il ripristino della vista Contatti o di un’analoga funzione di raggruppamento.
- Il pinning resta il metodo nativo per fissare e riordinare manualmente le chat rilevanti.
- Inviare feedback dal menu Help › Leave a suggestion aumenta la visibilità del bisogno: più segnalazioni coerenti, più probabile un ritorno di funzioni affini (o alternative migliori) in roadmap.
Procedure dettagliate
Fissare (Pin) una chat e riordinarla
- Passa il mouse sulla chat nella lista.
- Seleziona ⋯ e clicca Pin.
- Trascina la chat pinnata nella posizione desiderata nella sezione Preferiti.
- Per rimuovere: ⋯ → Unpin.
Rinominare una chat di gruppo
- Apri la chat di gruppo.
- Clicca sul nome della chat in alto e seleziona Modifica nome.
- Applica una convenzione coerente (es. [PROGETTO] CRM Upgrade).
Cercare rapidamente una persona
- Premi
Ctrl+Fo clicca nel campo Search. - Digita le prime lettere del nome o una parola chiave della chat.
- Seleziona il risultato e riprendi la conversazione.
Modelli pronti all’uso
Modello di convenzioni di denominazione
[TEAM] <Reparto> — es. [TEAM] Finance
[PROGETTO] <Nome progetto> — es. [PROGETTO] ERP 2025
[CLIENTE] <Ragione sociale> — es. [CLIENTE] Conti S.p.A.
[RITUALI] <Meeting ricorrente> — es. [RITUALI] Daily Vendite
Modello di fascia Preferiti (esempio)
- Urgenze: Incident Manager, Responsabile IT.
- Core team: Team Progetto ERP (chat di gruppo rinominata), PM, Analista.
- Stakeholder: Finance — Fatturazione, HR — Admin.
- Occasionali: Fornitore CRM, Esterno — Consulente.
Consigli avanzati per team numerosi
- Riduci i duplicati di chat: quando nasce un nuovo progetto, rinomina la chat esistente invece di crearne una nuova, per non frammentare la cronologia.
- Regola i pin per ruolo: i manager pinnano per “referenti”; i contributor per “attività correnti”. Non esiste una sola fascia perfetta.
- Usa messaggi “indice” nelle chat di gruppo (uno per mese) con link ai thread principali: cercare “Indice — Ottobre” in chat è spesso più veloce che scorrere tutta la cronologia.
- Allena il team alle parole chiave: se tutti usano gli stessi tag all’inizio del messaggio (es. [URGENTE], [AZIONE], [INFO]), la ricerca diventa più affidabile.
Perché non basta ricreare l’alfabetico
Molti utenti desiderano l’ordinamento per cognome. Tuttavia, nel lavoro reale il tempo si perde più per frequenza di cambio contesto che per accesso alfabetico. Un sistema centrato su priorità e progetti — pin ben progettati, chat di gruppo con nomi coerenti, ricerca mirata — riduce click e tempi morti meglio dell’alfabeto, soprattutto quando le persone “più usate” sono poche rispetto al totale dei contatti.
Domande frequenti
Posso creare cartelle o gruppi personalizzati per i contatti nel nuovo Teams?
Non in modo nativo nella sezione Chat. La soluzione più vicina è usare chat di gruppo rinominate come “contenitori” logici e pinnarle in alto.
È possibile ordinare la scheda “Persone” per cognome?
Al momento l’ordinamento è centrato sul nome proprio. Se la tua organizzazione impone un formato Cognome, Nome nei display name, l’effetto è più coerente in tutte le app, ma è una decisione amministrativa e non una preferenza utente in Teams.
La versione classica rimarrà disponibile a lungo?
Dipende dalle policy e dai piani di transizione dell’organizzazione. Considerala una soluzione temporanea: conviene adattare il flusso di lavoro al nuovo Teams.
I tag dei Team (menzioni di gruppo) aiutano nelle chat?
I tag sono utili nei canali dei team per menzionare gruppi (es. @marketing), ma non sostituiscono gruppi personali nella sezione Chat.
Playbook decisionale: quale combinazione usare?
| Scenario | Cosa fare | Perché |
|---|---|---|
| Parli ogni giorno con 8–12 persone fisse | Pinna tutte e 8–12; ordinale per urgenza | Minimizza il tempo di ricerca quotidiano |
| Gestisci 3–5 progetti in parallelo | Rinomina le chat di gruppo con [PROGETTO] e pinnale | Raggruppi per contesto, non per persona |
| Molti contatti occasionali | Usa la ricerca; evita di pinnare | Riduci la lunghezza della fascia Preferiti |
| Team grande con ruoli fluidi | Allinea le convenzioni di denominazione e i tag nei messaggi | La ricerca diventa prevedibile per tutti |
Best practice di manutenzione
- Retain vs. Remove: se non apri una chat pinnata da 30 giorni, valutane la rimozione.
- One‑pin‑in, one‑pin‑out: ogni nuovo pin deve rimpiazzarne un altro, per tenere la fascia sotto controllo.
- Audit trimestrale: verifica con il team se le convenzioni [TAG] sono ancora utili; aggiornale se necessario.
Policy e aspetti organizzativi
Alcune aziende limitano la convivenza tra versione classica e nuova di Teams o impongono naming convention centralizzate (display name, suffissi di reparto). Se non ritrovi opzioni citate in questa guida, verifica con l’IT se esistono criteri di sicurezza o compliance che le influenzano. In generale, più le convenzioni sono semplici e condivise, più la ricerca e i pin rendono.
Quando conviene inviare feedback a Microsoft
Se la tua organizzazione dipende da raggruppamenti personali o da un ordinamento per cognome, inviare feedback strutturato (Help › Leave a suggestion) con esempi d’uso concreti è l’azione più incisiva. Suggeriamo di includere:
- dimensione del team e frequenza d’uso della sezione Chat;
- numero di gruppi personali gestiti in precedenza;
- impatti su tempi di risposta e reperibilità;
- proposta di soluzione minima (es. “cartelle personali in Chat” o “ordinamento per cognome nella scheda Persone”).
Esempi pratici: tre casi d’uso risolti
Responsabile di reparto
Sfida: 15 referenti tra interno e fornitori, più 3 progetti attivi.
Soluzione: pinna i 6 interlocutori più frequenti; crea e pinna 3 chat di gruppo [PROGETTO]; usa la ricerca per gli altri 9 contatti solo quando servono.
Risultato: accesso in 1 clic per 80% delle interazioni giornaliere.
PM su progetto cliente
Sfida: passare rapidamente da conversazioni interne a scambi con il cliente.
Soluzione: chat di gruppo [CLIENTE] <Nome> pinnata, con “messaggi indice” settimanali; pin dedicato a sponsor e referenti cliente; menzioni @ per escalation.
Risultato: contesto recuperato in pochi secondi senza scorrere la cronologia.
Analista cross‑team
Sfida: decine di contatti sporadici, poche ricorrenze.
Soluzione: niente pin (se non due urgenze); ricerca per parole chiave (“Finance”, “HR”, “[AZIONE]”).
Risultato: lista chat snella, meno distrazioni.
Errori comuni da evitare
- Pin compulsivo: fissare tutto non è una strategia; punta a una fascia breve e curata.
- Nomi generici per i gruppi: “Chat progetto” non aiuta in ricerca; preferisci [PROGETTO] Nome chiaro.
- Mancanza di revisione: senza pulizia periodica, i preferiti perdono valore.
- Affidarsi solo all’alfabeto: l’ordine per cognome non riflette le priorità operative.
In sintesi: la combinazione che oggi funziona meglio
Finché Microsoft non reintrodurrà una gestione contatti paragonabile alla vista classica, la strategia più efficace è:
- Pin curati per i rapporti quotidiani e i progetti attivi;
- Chat di gruppo rinominate con convenzioni [TAG] comprensibili;
- Ricerca rapida per tutto il resto.
Questa triade riduce il tempo di navigazione, mantiene ordine e ti permette di lavorare con velocità anche senza la vecchia rubrica.
Suggerimenti aggiuntivi
- Organizza i pin per priorità, non per alfabetico: prima supervisori e urgenze, poi team diretto, poi stakeholder.
- Copia i gruppi contatto da Outlook (se li usi) in un file di testo: ti aiuta a verificare di aver pinnato tutti gli interlocutori chiave.
- Chiedi al team di usare sempre le menzioni per i messaggi critici: restano facilmente rintracciabili.
- Controlla le policy IT: alcune organizzazioni limitano l’uso simultaneo di versioni vecchie e nuove di Teams.
Stato attuale e prospettive
- Nessuna data ufficiale annunciata per il ritorno della vista Contatti o per un’analoga gestione a gruppi personali.
- Il pinning è il metodo nativo per priorizzare e riordinare le conversazioni.
- Inviare feedback tramite Help › Leave a suggestion resta l’azione più concreta per influenzare la roadmap.
Finché non tornerà un vero elenco “Contatti”, la combinazione Pin + chat rinominate + ricerca è la via più rapida e sostenibile per chi lavora ogni giorno con un nucleo ristretto di persone.