Da metà agosto 2024 Microsoft Teams ha modificato la funzione di copia: usando Ctrl+C su uno o più messaggi non vengono più inclusi mittente, data/ora e reazioni. In questa guida trovi stato ufficiale, impatti reali, workaround verificati e procedure operative per non perdere tracciabilità.
Che cosa è cambiato nel comportamento di copia di Microsoft Teams
Per anni, copiare un messaggio o un blocco di messaggi in Teams significava ottenere un testo “auto‑documentante”: insieme al contenuto apparivano automaticamente nome del mittente, timestamp e talvolta le reazioni. Da metà agosto 2024, nelle build desktop e web, l’azione di copia è stata “semplificata”: si copia esclusivamente ciò che è visivamente selezionato nel riquadro del messaggio. Risultato: quando incolli altrove (email, OneNote, ticketing, documenti), ottieni solo il testo, senza metadati di contesto.
Esempio pratico
Prima (copia includeva contesto):
[10:42 • 13/08/2024] Mario Rossi:
Possiamo chiudere l’incidente #4321? Ho aggiornato il runbook.
👍 ❤️
Adesso (copia solo testo selezionato):
Possiamo chiudere l’incidente #4321? Ho aggiornato il runbook.
La perdita di mittente e ora implica un lavoro manuale per ricostruire il contesto o per aggiungerlo a posteriori.
Posizione ufficiale di Microsoft (sintesi)
- Cambiamento intenzionale: l’obiettivo dichiarato è “ridurre il disordine”, copiando solo il testo selezionato.
- Roll‑out globale: il comportamento è in distribuzione ampia e, secondo comunicazioni interne di servizio, non è previsto un ripristino automatico allo stato precedente.
- Possibile opzione futura: Microsoft sta valutando di renderlo configurabile (tenant o utente), ma attualmente non esiste una roadmap pubblica.
Impatto pratico su processi e conformità
Il cambio impatta in modo tangibile su ruoli e flussi che dipendono dal contesto dei messaggi:
- Documentazione & compliance: studi legali, audit e service desk richiedono traccia di chi ha detto cosa e quando. La copia senza metadati costringe a inserimenti manuali, con aumento di tempi e rischio di errori.
- Ticketing & incident management: quando si incollano conversazioni nei ticket, si perde la sequenza temporale. La diagnosi retrospettiva diventa più complicata.
- Formazione & knowledge base: guide interne e articoli di KB che includono estratti di chat perdono attribuzione, riducendo l’affidabilità della fonte.
- Validazione decisionale: approvazioni informali comunicate in chat diventano meno tracciabili se riportate in documenti ufficiali.
- Qualità dei dati: l’assenza di timestamp innesca “drift” informativo (testi riproposti senza contesto).
In sintesi: aumenta il costo di conformità (tempo, rischio di contestazioni) e diminuisce la qualità della documentazione.
Workaround confermati dalla community
Questi metodi non ripristinano la funzionalità storica, ma possono mitigare il problema in diversi scenari. L’efficacia varia per canale (desktop/web), build e sistema operativo.
Metodo | Che cosa conserva | Affidabilità |
---|---|---|
Selezionare anche il nome (trascinare leggermente a sinistra del fumetto) e poi Ctrl + C | Mittente, non sempre l’ora | Funziona in alcune build |
Tenere premuto il mouse durante Ctrl + C / Ctrl + V | A volte mittente + ora | Incoerente; spesso fallisce |
Shift + Freccia Sinistra per estendere la selezione prima di copiare | Mittente + ora | Segnalato, ma non universale |
Snipping Tool / screenshot | Tutto (immagine) | Perde testo ricercabile |
eDiscovery, Content Search, Microsoft Graph (solo admin) | Chat completa con metadati | Richiede ruoli e script |
Dettagli operativi dei workaround
Selezionare anche il nome spostando la selezione a sinistra del fumetto
Idea: catturare anche l’area che contiene il nome del mittente (e talvolta l’ora), non solo il testo del messaggio.
- Posiziona il cursore all’inizio del messaggio.
- Trascina leggermente a sinistra fino ad includere la colonna del profilo (avatar/nome).
- Premi Ctrl+C (Windows) o Cmd+C (macOS).
- Incolla nel tuo editor di destinazione (Ctrl/Cmd+V).
Pro: può includere il mittente senza passaggi extra. Contro: non sempre cattura l’ora; sensibilità elevata al layout della build.
Tenere premuto il mouse durante copia/incolla
Idea: mantenere la selezione “attiva” con il mouse premuto durante la sequenza di copia/incolla sembra, in alcune build, trasferire un blocco più ampio di contenuto.
- Seleziona il messaggio partendo dalla zona del nome.
- Senza rilasciare il click, usa Ctrl/Cmd+C, poi passa alla destinazione e incolla.
Pro: talvolta include mittente e ora. Contro: inconsistente; “trucco” sensibile ai tempi e al focus della finestra.
Shift + Freccia Sinistra per estendere la selezione
Idea: la combinazione sposta il bordo della selezione verso sinistra, includendo aree che contengono metadati.
- Seleziona il testo del messaggio.
- Premi ripetutamente Shift+← per ampliare la selezione lateralmente.
- Quando noti che anche il nome/ora sono evidenziati, copia e incolla.
Pro: rapido da tastiera. Contro: non uniforme tra canali e zoom; può interferire con la selezione di testo in blocchi code/quote.
Snipping Tool / screenshot
Idea: catturare un’immagine del riquadro di chat.
- Apri lo strumento di cattura (Windows: Strumento di cattura; macOS: Shift+Cmd+4).
- Seleziona l’area esatta del messaggio (includendo nome e data).
- Incolla l’immagine nel documento o allegala al ticket.
Pro: preserva tutto (layout, reazioni, evidenziazioni). Contro: testo non ricercabile; file più pesanti; attenzione a DLP e informazioni sensibili.
Strumenti amministrativi: eDiscovery, Content Search, Microsoft Graph
Idea: per esigenze forensi o regolamentate, le API e gli strumenti di conformità consentono di estrarre le conversazioni con i relativi metadati in modo affidabile.
- Prerequisiti: ruoli come eDiscovery Manager o equivalenti; eventuali licenze di conformità; policy di conservazione impostate.
- eDiscovery/Content Search: consente di cercare messaggi per parole chiave, data, utente e di esportare i risultati con contesto e metadati.
- Microsoft Graph: endpoint per chat e canali per estrarre messaggi e attributi (mittente, timestamp, ID, reazioni). Richiede autenticazione applicativa e gestione dei permessi.
Pro: massima completezza e tracciabilità. Contro: non adatto all’uso quotidiano degli utenti finali; necessita competenze tecniche e governance.
Flussi operativi consigliati
Citazioni in email o documenti
- Copia il testo del messaggio.
- Aggiungi manualmente una riga contestuale in testa: “[13/08/2024, 10:42 — Mario Rossi]”.
- Se la citazione è lunga o criticamente sensibile, allega uno screenshot firmato digitalmente o un esportato ufficiale (quando previsto dalle policy interne).
Creazione di ticket (ITSM/Service Desk)
- Incolla il testo nel ticket.
- Aggiungi campi strutturati per mittente e ora (o un’intestazione standardizzata).
- Per incidenti ad alta severità, archivia lo screenshot e collega l’ID del messaggio Teams o la chat (se la tua piattaforma lo supporta nelle note interne).
Knowledge base interna
- Quando riporti una soluzione “emersa in chat”, includi sempre entità persona e orario in un box “Contesto”.
- Per i casi didattici, usa screenshot con watermark “Solo uso interno”.
Template pronti all’uso
Intestazione di citazione (testo semplice)
[{DATA ISO} {ORA} — {MITTENTE}]
{TESTO COPIATO}
Intestazione di citazione (HTML)
<p><strong>[{DATA} {ORA} — {MITTENTE}]</strong></p>
<blockquote>{TESTO COPIATO}</blockquote>
Avvertenza standard per documenti con estratti chat
Nota: gli estratti di conversazioni riportati di seguito sono stati riformattati per la leggibilità. I metadati completi sono custoditi nei sistemi aziendali autorizzati.
Come aumentare la priorità presso Microsoft
- Apri un ticket dal portale di amministrazione Microsoft 365 descrivendo chiaramente il caso d’uso e l’impatto sul business (tempi extra, rischi di audit, normative coinvolte).
- Raccogli evidenze: screenshot, numeri di build, esempi di errori introdotti dalla copia priva di metadati.
- Vota/segui la richiesta nel Feedback Portal per dare visibilità al tema (usa un titolo chiaro: “Opzione per includere mittente e ora alla copia in Teams”).
- Coinvolgi i referenti di sicurezza, legale e qualità: più ampia è la rappresentanza, maggiore è il peso del caso.
Opzioni amministrative e percorsi di esportazione
Quando usare eDiscovery e Content Search
- Scenario: indagini interne, richieste legali, audit periodici.
- Vantaggi: esporti conversazioni con campi strutturati (mittente, ora, ID messaggio, canale), garantendo catena di custodia.
- Accortezze: coordina le retention policies e verifica il perimetro dei dati (team privati, chat 1:1, canali condivisi, meeting chat).
Quando usare Microsoft Graph
- Scenario: necessità di integrazioni o reporting ricorrenti, progetti di archiviazione, verifiche su larga scala.
- Approccio: sviluppa un connettore che interroga le conversazioni e serializza messaggi + metadati (CSV/JSON/HTML) per l’uso interno.
- Governance: limita scope e permessi; adotta logging e approvazioni; rispetta le policy di sicurezza e privacy.
Proposte di miglioramento (non implementate)
- Toggle “Includi mittente e ora alla copia” configurabile a livello di tenant o utente, con comportamento predefinito coerente.
- Pulsante “Esporta chat” (TXT/HTML/CSV) che consenta di scegliere campi, intervallo temporale e livello di dettaglio (con o senza reazioni).
- Ripristino delle righe vuote tra messaggi per migliorare leggibilità nei testi incollati e in documenti di lavoro.
Raccomandazioni operative per i responsabili IT
- Standardizza un workaround (selezione estesa o screenshot) e formalizzalo nelle procedure interne.
- Apri ticket ufficiali dal portale di amministrazione e segnala l’impatto: più casi, più priorità.
- Per esigenze di conformità, usa strumenti di esportazione autorizzati (eDiscovery/Graph) finché non arriverà una opzione nativa nel client.
- Comunica e forma gli utenti sulle limitazioni attuali e sulle procedure consigliate, includendo esempi concreti.
Domande frequenti (FAQ)
Il comportamento vale anche su mobile?
Nella maggior parte delle build mobile la copia è già tendenzialmente minimalista. Verifica sempre versione e canale: l’obiettivo è uniforme, ma l’implementazione può variare.
Esiste una policy di amministrazione per forzare il vecchio comportamento?
No: ad oggi non è disponibile una policy Teams/tenant che ripristini la copia con metadati nel client.
Perché alcuni “trucchi” funzionano in certe build e in altre no?
Perché la selezione dipende dal layout e dal DOM dell’app (o dal web wrapper). Minimi cambi al markup possono includere o escludere la colonna che contiene nome/ora.
Posso automatizzare l’aggiunta di mittente e ora al testo incollato?
Sì, ma fuori da Teams. Ad esempio, in Outlook/Word puoi usare modelli o macro per precompilare un’intestazione standard. Ricorda che l’origine dei dati resta l’utente.
Gli screenshot sono accettabili per l’audit?
Dipende dalle tue politiche. Gli screenshot sono utili per contesto e leggibilità, ma non sono testo ricercabile e vanno gestiti secondo le regole DLP e di classificazione.
Confronto sintetico delle opzioni
Opzione | Completezza metadati | Sforzo utente | Ricercabilità | Idoneità audit |
---|---|---|---|---|
Selezione estesa (nome incluso) | Parziale (mittente, ora non sempre) | Basso‑medio | Alta | Media |
Shift + Freccia Sinistra | Variabile | Basso | Alta | Media |
Screenshot | Completa | Basso | Bassa | Media (dipende da policy) |
eDiscovery/Graph | Completa | Alto (setup iniziale) | Alta | Alta |
Governance: come adattare processi e comunicazione
Aggiornamento delle SOP
- Definisci la regola di citazione (intestazione standard con mittente e ora).
- Indica quando allegare screenshot e in quali repository conservarli.
- Stabilisci i casi per eDiscovery/Graph (criteri, ruoli, approvazioni).
Formazione mirata
- Sessioni lampo (15 min) per i team più impattati (service desk, legale, progettazione).
- Quick reference card con 2‑3 workaround consigliati.
Messaggistica interna
Da agosto 2024 la copia dei messaggi in Teams non include più mittente e orario. Quando riporti estratti in email o documenti, aggiungi l’intestazione standard [DATA ORA — MITTENTE]. Per casi sensibili allega uno screenshot o richiedi esportazione ufficiale.
Esempi concreti di applicazione
Service Desk
Quando un utente segnala in chat “il portale non è raggiungibile”, il tecnico incolla nel ticket:
[13/08/2024 10:42 — Mario Rossi]
"Il portale non è raggiungibile. Ho errore 503 da 5 minuti."
Se la gravità cresce, aggiunge uno screenshot e il riferimento alla conversazione interna.
Audit interno
Nella relazione trimestrale, le evidenze delle decisioni prese in chat sono riportate con intestazione standard e riferimenti temporali. Per i casi rilevanti, si conserva un export formale.
Formazione
Le guide operative includono estratti con mittente e ora in chiaro per facilitare il tracciamento delle responsabilità e la successiva manutenzione dei contenuti.
Check‑list rapida
- Hai scelto e comunicato un workaround standard?
- Hai aggiornato le procedure e i modelli di documento?
- Hai aperto un ticket a Microsoft e alimentato il Feedback Portal?
- Hai abilitato un percorso ufficiale di export per i casi di conformità?
- Hai formato utenti e referenti di qualità/legale?
Limitazioni note e consigli pratici
- Coerenza interfaccia: ingrandimenti o temi (chiaro/scuro) possono modificare la “presa” della selezione estesa. Testa e documenta la combinazione più stabile per la tua organizzazione.
- Blocchi codice/citazioni: nelle chat tecniche, la selezione può agganciarsi ai bordi dei code block. Prova a partire dall’alto, includendo l’avatar, quindi rifinisci con la tastiera.
- Reazioni: difficili da catturare in testo; preferisci screenshot quando le reazioni sono significative ai fini del consenso o della validazione informale.
- Privacy: valuta il contenuto prima di creare screenshot. Applica regole di minimizzazione (censura/ritaglio dove possibile).
Roadmap desiderata (riepilogo)
- Opzione nativa “Copia con contesto (mittente + ora + reazioni)”.
- Esportazione chat in TXT/HTML/CSV con selezione dei campi e intervallo.
- Formattazione leggibile con righe vuote tra messaggi.
Conclusioni
Il nuovo comportamento di copia in Teams è intenzionale e, allo stato attuale, stabile. Non esistono “one‑click” per ripristinare i metadati dalla UI: occorre scegliere e standardizzare un workaround (selezione estesa o screenshot) e, per i casi regolamentati, ricorrere a strumenti amministrativi come eDiscovery o Microsoft Graph. La pressione coordinata e argomentata (ticket, feedback, casi d’uso) può accelerare l’introduzione di un toggle opzionale. Nel frattempo, l’adattamento dei processi, la formazione mirata e l’adozione di modelli testati consentono di preservare tracciabilità, qualità documentale e conformità senza bloccare l’operatività quotidiana.
Appendice: “cosa fare adesso” (guida pronta)
- Adotta subito l’intestazione standard per ogni citazione: [DATA ORA — MITTENTE].
- Pubblica una nota interna con i tre metodi consigliati e un esempio di corretto incolla.
- Prepara un mini‑tutorial (3 minuti) con catture schermo.
- Accendi il canale di escalation per casi “forensic” (contatto del team compliance).
- Apri la richiesta ufficiale a Microsoft, allegando il calcolo dell’impatto (tempo/uomo, rischi).
Messaggio chiave da portare in azienda: “La funzionalità è cambiata per scelta del prodotto. Abbiamo stabilito procedure semplici per non perdere contesto e, quando serve, strumenti formali per recuperare i metadati completi”.
In sintesi (per chi ha fretta)
- Cos’è successo: da metà agosto 2024, Ctrl+C in Teams copia solo il testo selezionato.
- Perché: ridurre il disordine nel contenuto incollato.
- Conseguenza: perdita di mittente/ora/reazioni nell’incolla.
- Soluzioni: selezione estesa, screenshot; per compliance, eDiscovery/Graph.
- Azione: standardizzare un workaround, formare gli utenti, aprire ticket e feedback a Microsoft.
Riferimento operativo rapido
Esigenza | Soluzione consigliata | Note |
---|---|---|
Citare una singola frase con contesto minimo | Testo + intestazione manuale | Veloce, ricercabile |
Riportare più messaggi consecutivi | Selezione estesa + revisione | Controlla che i nomi restino allineati |
Confermare un’approvazione informale | Screenshoot firmato o export | Valutare implicazioni legali |
Audit o richiesta legale | eDiscovery/Graph | Processo formale, catena di custodia |
Adottando questi accorgimenti, potrai continuare a produrre documentazione affidabile e conforme anche nel nuovo modello “copia minimalista” di Teams.