Devi trasferire un account Microsoft 365 a un nuovo dipendente mantenendo posta, gruppi e team, ma senza portarti dietro le chat private di Teams? In questa guida pratica trovi cosa puoi fare subito dall’interfaccia, cosa può fare l’amministratore con le retention policy e le migliori scelte organizzative.
Scenario e obiettivo
Alla sostituzione di un dipendente, l’azienda vuole consegnare le risorse di lavoro (posta, gruppi Microsoft 365, canali di Teams), ma cancellare la cronologia delle chat 1:1 dell’utente uscente prima di assegnare l’account a chi subentra. Il requisito tipico è tutelare privacy e ridurre “rumore” operativo, mantenendo al tempo stesso quanto serve per gli audit.
Cosa si può fare subito dall’app Teams
Se serve un risultato immediato, l’utente uscente può rimuovere le singole conversazioni private dal proprio profilo.
- Apri Teams (desktop o web).
- Vai a Chat → passa il mouse sulla conversazione da eliminare.
- Clicca su … (Altro) → Elimina → conferma con Elimina.
Effetto: la chat scompare solo per chi l’ha eliminata e non è più ricercabile dal suo account.
Limite strutturale
L’eliminazione è locale: l’altro partecipante continua a vedere e cercare quella stessa chat finché non la elimina dal proprio lato. Nelle chat 1:1 non esiste un pulsante “rimuovi per tutti” retroattivo.
Alternative “morbide”: nascondere, silenziare, lasciare
- Nascondi: toglie la chat dall’elenco ma non la elimina; riappare se ricevi nuovi messaggi o la cerchi.
- Silenzia: blocca le notifiche senza rimuovere nulla.
- Lascia (per chat di gruppo): esci dalla conversazione; gli altri partecipanti mantengono la cronologia.
Quando serve l’amministratore: eliminazione definitiva e controllo centralizzato
Se l’obiettivo è rimuovere la cronologia 1:1 da entrambi i lati (o applicare criteri coerenti per tutta l’organizzazione), la via corretta è usare Microsoft Purview (Data Lifecycle Management) con criteri di conservazione/eliminazione che si applicano ai messaggi di chat di Teams.
| Scenario | Possibile approccio amministrativo | Note chiave |
|---|---|---|
| Eliminare definitivamente chat 1:1 da entrambi i lati | Non esiste un comando “end‑user”. Coinvolgere l’altro interlocutore oppure configurare in Purview una Retention Policy di eliminazione che purghi i messaggi dalle cassette postali Teams di tutti i partecipanti. | Richiede privilegi Compliance/Global Admin; è prevista propagazione con attese prima dell’effetto finale. |
| Impedire al nuovo dipendente di vedere vecchie chat senza cancellarle | Creare un nuovo account per il subentrante; convertire l’account uscente in shared mailbox (o esportarne i dati) e aggiungere il nuovo utente a team/gruppi necessari. | Conservazione per esigenze legali/audit senza esporre chat personali al successore. |
| Gestire la privacy in futuro (policy by design) | Impostare criteri di conservazione per le chat private (es. 30/60/90 giorni) così da non dover intervenire caso per caso ai cambi di personale. | Le policy possono essere mirate a singoli utenti, gruppi o all’intera organizzazione. |
Come creare una retention policy per le chat 1:1 di Teams
Di seguito una procedura di riferimento a livello alto, utile per il personale IT/Compliance. I nomi delle voci possono variare leggermente in base alla lingua del tenant e all’interfaccia in uso.
- Accedere al portale di conformità con un account abilitato (ruolo Compliance Admin, Records Manager o Global Admin).
- Aprire Data lifecycle management → Microsoft Teams (o “Criteri di conservazione”).
- Creare un nuovo criterio e scegliere l’ambito Chat di Teams (personali 1:1 e di gruppo).
Nota: i messaggi dei canali (standard e privati) hanno ambito separato. - Selezionare Chi (utenti specifici, gruppi, o tutti gli utenti) a cui applicare il criterio.
- Definire la durata (ad es. 30, 60, 90 giorni) e l’azione al termine:
- Elimina definitivamente i messaggi quando scadono i giorni impostati.
- Oppure Conserva per X giorni e poi elimina (utile per garantire finestra di eDiscovery).
- Rivedere e pubblicare il criterio.
Tempistiche: la distribuzione di una policy e l’eliminazione effettiva possono richiedere tempo (dalle ore a più giorni, in base alla dimensione del tenant e alla coda di elaborazione). Pianifica con anticipo, soprattutto se devi rispettare una data di handover.
Checklist operativa per l’offboarding
- Allineamento HR/IT/Legal: chiarire se esistono obblighi di conservazione (audit, contenziosi, policy interne).
- Decisione di strategia:
- Rapida: eliminazione manuale da parte dell’utente uscente + richiesta agli interlocutori di eliminare nel loro profilo.
- Governata: retention policy di eliminazione mirata (utente/gruppo) in Purview.
- Isolamento: creare un nuovo account per il subentrante e mantenere quello precedente come archivio passivo.
- Esecuzione tecnica:
- Revoca progressiva dell’accesso al profilo uscente (MFA, reset password, sessioni attive, dispositivi gestiti).
- Esportazione dati necessari (posta/OneDrive/SharePoint) secondo policy.
- Applicazione o verifica dei criteri di conservazione/elimazione per chat.
- Consegna al subentrante:
- Aggiunta a team e canali necessari.
- Assegnazione licenze e criteri di messaggistica coerenti.
- Conferma che non siano visibili chat private del predecessore.
- Verifiche e audit: controlli campionari in eDiscovery, report di applicazione policy, eventuali richieste di cancellazione aggiuntive.
Domande frequenti
Posso eliminare una chat 1:1 “per tutti” dall’app Teams?
No. È una azione locale. Ogni partecipante deve eliminare dal proprio lato. Per una rimozione centralizzata, servono criteri di eliminazione in Purview applicati alle chat.
Se elimino la chat, il collega potrà ancora scrivermi?
Sì. Eliminare una chat rimuove la cronologia dal tuo elenco e dalla tua ricerca; non blocca l’utente né impedisce nuove conversazioni. Alla prima risposta, si crea un nuovo thread “pulito” per te, ma l’altra parte potrebbe ancora vedere i messaggi storici finché non li elimina o finché non interviene una policy.
Non vedo il comando Elimina sulla chat: perché?
- Policy del tenant: la tua organizzazione può limitare l’eliminazione delle chat o dei messaggi.
- Retention/Legal hold: criteri di conservazione o vincoli legali possono impedire la cancellazione finché attivi.
- Versione di Teams: nell’interfaccia nuova o mobile, il comando è nel menu “…” della chat. Su dispositivi mobili, tieni premuto sulla chat per aprire le opzioni.
Quanto tempo impiega una retention policy a cancellare le chat?
La propagazione non è immediata; l’effetto dipende da fattori come l’ampiezza del target e i carichi di servizio. Considera un intervallo da ore a più giorni prima di verificare l’esito.
Le chat eliminate si possono recuperare dal Cestino?
No per l’utente finale. Con criteri di eliminazione di conformità, i messaggi scaduti vengono eliminati in modo permanente e non sono recuperabili dall’interfaccia. Eventuali copie nei backup di terze parti o esportazioni precedenti non rientrano nel perimetro di Teams.
Come faccio a non esporre le chat personali dell’uscente al nuovo dipendente?
La via più semplice è creare un nuovo account per il subentrante e non riutilizzare quello esistente. In alternativa, applica per tempo le policy di eliminazione e verifica che siano entrate in vigore prima dell’handover.
Buone pratiche di governance (privacy by design)
- Definisci una durata standard per le chat 1:1 (es. 90 giorni): le conversazioni operative restano utili ma non diventano un archivio permanente.
- Segmenta per ruolo: alcune funzioni (es. Sales, Support) possono richiedere retention diverse.
- Non fare affidamento su azioni manuali: una policy coerente batte la pulizia “a mano”.
- Allinea le policy tra chat e canali: le chat 1:1 e i messaggi in canali hanno percorsi e ambiti separati; imposta entrambi.
- Documenta e comunica ai dipendenti cosa accade alle chat e per quanto tempo sono conservate.
Percorsi consigliati: scegli la strada più adatta
Strada A — Risultato rapido senza IT
- L’utente uscente elimina manualmente ogni chat 1:1.
- Invita i principali interlocutori a fare lo stesso.
- Conferma via screenshot o call che le chat non compaiano più nelle ricerche di entrambi.
Pro: immediata. Contro: dipende dalla collaborazione altrui, non garantisce la rimozione simmetrica.
Strada B — Rimozione forzata e coerente
- In Purview, crea una retention policy di eliminazione per le chat di Teams mirata all’utente uscente (o a un gruppo di utenti in uscita).
- Attendi la propagazione e verifica con un test account.
- Esegui l’handover solo a policy efficace.
Pro: controllo centralizzato, risultato uniforme. Contro: richiede ruoli amministrativi e tempi di propagazione.
Strada C — Account pulito per il subentrante
- Disaccoppia l’account uscente (esportazioni, eventuale conversione in shared mailbox).
- Crea un nuovo UPN per il dipendente entrante e assegnalo ai team/gruppi.
- Applica le policy standard del ruolo fin dal giorno 1.
Pro: nessuna esposizione di chat pregresse, onboarding ordinato. Contro: richiede qualche passaggio in più per alias e deleghe.
Dettagli tecnici utili per l’IT
- Ambiti distinti: configura separatamente criteri per Chat di Teams (1:1 e gruppi) e per Messaggi dei canali (standard/privati).
- Policy in conflitto: in presenza di più criteri applicati allo stesso utente, prevale la logica più conservativa o più restrittiva a seconda delle impostazioni (ad es. “conserva e poi elimina” vs “solo elimina”). Documenta le precedenze nel tuo tenant.
- eDiscovery e legal hold: se un utente è in hold, l’eliminazione finale può essere sospesa finché dura il blocco legale.
- Report e verifica: usa i report di conformità per validare che il criterio sia attivo sui target attesi; prova con utenti pilota prima di estendere a tutta l’azienda.
- Mobile e client legacy: la scomparsa della cronologia può non essere istantanea su tutti i dispositivi; considera una finestra per la sincronizzazione.
Errori comuni da evitare
- Condividere l’account con il subentrante senza pulizia: trasferire l’utente così com’è espone chat non pertinenti e può violare policy interne.
- Affidarsi alla cache: svuotare cache o reinstallare l’app non elimina i messaggi dal servizio.
- Ignorare i canali: se in parallelo vuoi ridurre la visibilità nei canali, imposta policy anche per i messaggi dei canali (ambito diverso dalle chat 1:1).
- Non coordinarsi con Legal: in presenza di litigi o indagini, la retention può essere bloccata da hold; intervenire senza allineamento può esporre a rischi.
Template di comunicazione verso l’utente uscente
Se scegli la strada “rapida”, ecco un testo pronto da inviare al collega in uscita:
Ciao, per preparare il passaggio di account ti chiediamo di eliminare dal tuo profilo le chat 1:1 in Teams non necessarie al business. Vai in Chat, apri il menu … accanto a ogni conversazione e seleziona Elimina. Ricorda che l’altro partecipante vedrà ancora la chat finché non la elimina dal suo lato. Grazie!
Riepilogo strategico
- Risultato rapido: l’utente uscente elimina manualmente ogni chat 1:1 e chiede ai propri interlocutori di fare lo stesso.
- Rimozione forzata e completa: l’amministratore configura una Retention Policy di eliminazione in Purview per l’utente (o per l’organizzazione), attendendo l’effetto prima dell’handover.
- Account “pulito” per il successore: creare un nuovo utente e mantenere il precedente come archivio passivo, se necessario per compliance.
Domini di responsabilità: chi fa cosa
| Ruolo | Responsabilità | Deliverable |
|---|---|---|
| HR | Definisce tempi e vincoli di offboarding, coordina consenso e comunicazioni. | Piano di uscita e consenso alle operazioni sui dati. |
| IT | Esegue pulizia tecnica o applica policy, crea account nuovo, esegue controlli. | Policy pubblicata, report di applicazione, accessi aggiornati. |
| Legal/Compliance | Valuta obblighi di conservazione, hold e rischi. | Parere scritto su retention e tempi di cancellazione. |
| Manager | Valida cosa trasferire e cosa no (es. documenti vs chat private). | Elenco dati da preservare/trasferire. |
Micro‑procedura di verifica post‑handover
- Accedi con l’account del nuovo dipendente.
- Apri Teams → Chat e verifica che non compaiano chat dell’utente precedente.
- Controlla i team e i canali assegnati, nonché la membership dei gruppi Microsoft 365.
- Esegui una ricerca in Teams con parole chiave note delle vecchie conversazioni: non dovrebbero restituire risultati.
- Se vedi ancora conversazioni storiche, verifica se:
- l’account è lo stesso (riuso) anziché un profilo nuovo;
- la policy non ha ancora finito la propagazione;
- il dispositivo sta usando una cache locale non aggiornata (chiudi e riapri l’app, verifica anche da web).
Modello di decisione rapida
Se hai poco tempo, usa questa logica:
- Hai bisogno di certezza assoluta che le chat non restino visibili a nessuno? → Policy di eliminazione in Purview.
- Ti basta pulire la vista per il nuovo utente senza toccare il servizio? → Nuovo account.
- Devi consegnare domani e non hai un admin disponibile? → Eliminazione manuale + comunicazione agli interlocutori.
Note finali di sicurezza e conformità
- Trasparenza: informa sempre i dipendenti delle policy attive sulle chat.
- Minimizzazione: conserva solo ciò che serve, per il tempo che serve.
- Audit trail: se elimini per policy, conserva evidenza documentale (nome criterio, data pubblicazione, ambito, test di verifica).
- Eccezioni: in presenza di indagini o litigation hold, sospendi cancellazioni e coordina con Legal.
In sintesi
Per eliminare la cronologia delle chat 1:1 in Teams prima del passaggio di account, hai tre strade con livelli crescenti di controllo: eliminazione manuale (rapida ma locale), retention policy in Purview (centralizzata e definitiva) e nuovo account per il subentrante (isolamento completo del passato). Scegli in base a tempi, vincoli di compliance e maturità di governance.
Sintesi operativa breve
- Subito: l’utente uscente elimina ogni chat 1:1 e chiede ai contatti di fare lo stesso.
- Forzata: applica una Retention Policy di eliminazione alle chat di Teams per l’utente o l’organizzazione.
- Futuro: crea un account “pulito” per chi subentra e standardizza le policy di conservazione.