Microsoft Teams mostra il fuso orario sbagliato agli altri: come correggere con Outlook Web e Viva Insights

In Microsoft Teams può capitare che colleghi vedano un fuso orario errato quando passano il mouse sul tuo avatar (es. UTC–2), mentre per te è corretto (UTC+2). Questa guida spiega cause, soluzioni verificate e una procedura passo‑passo per riallineare Outlook sul Web, Viva Insights e Teams.

Indice

Panoramica del problema

Un utente visualizza correttamente il proprio fuso orario in Teams e in Outlook, ma gli altri, nella hover card (la scheda che appare passando il mouse sull’avatar o sul nome), vedono un offset diverso: tipicamente quattro ore di scarto (ad es. UTC+2 per l’utente, UTC–2 per i colleghi). Il comportamento è stabile nel tempo e non dipende dalla piattaforma: si presenta su Windows, Linux (PWA), iOS e in generale su qualunque client Teams.

Il fenomeno non è legato alla presenza online o allo stato di Teams, ma a metadati di profilo sincronizzati tra i servizi Microsoft 365, in particolare Exchange Online e Viva Insights. Una volta che tali metadati rientrano in coerenza, l’informazione mostrata agli altri utenti torna corretta senza richiedere privilegi amministrativi o interventi client-side invasivi.

Sintomi tipici

Nella propria interfaccia Teams l’ora locale è corretta (riunioni e calendario coincidono con il fuso impostato nel sistema operativo).
In Outlook per il Web il calendario mostra l’orario giusto, ma a volte compare un banner che avvisa che “L’orario delle riunioni è impostato su un fuso diverso”.
Altri utenti, passando il mouse sull’avatar della persona, vedono “UTC–2” (o un altro fuso inatteso) nella scheda profilo.
Il disallineamento persiste anche dopo il riavvio del dispositivo o il cambio di rete e appare identico su desktop, web e mobile.

Perché accade

In Microsoft 365 esistono più “sorgenti di verità” per l’ora locale di una persona:

Fuso orario della cassetta postale Exchange Online (le cosiddette impostazioni regionali del mailbox). È quello usato da Outlook e dal calendario per interpretare gli orari.
Fuso orario delle ore lavorative (working hours time zone) e i giorni lavorativi, gestiti anch’essi da Exchange e surfacing in app come Viva Insights/MyAnalytics e nello Scheduling Assistant.
Preferenze locali del profilo memorizzate in servizi correlati (ad esempio Viva Insights), che possono conservare una scelta storica.

Se queste impostazioni non sono tra loro coerenti—per esempio quando il fuso “principale” della cassetta postale è UTC+2 ma quello associato alla logica “riunioni/ore lavorative” è rimasto fermo a un vecchio valore—la scheda profilo di Teams (hover card) può ereditare l’informazione sbagliata. La chiave, quindi, è riconciliare i diversi parametri in un unico fuso consistente e forzare una breve risincronizzazione del client.

Soluzioni efficaci (riassunto rapido)

#	Procedura	Passaggi essenziali	Esito riportato
1	Riconciliare il fuso orario in Outlook sul Web	Accedere a https://outlook.office.com → icona ingranaggio → Visualizza tutte le impostazioni di Outlook. Sezione Generale ▸ Lingua e ora → clic su Cambia sotto “Fuso orario”. Se compare l’avviso “L’orario delle riunioni è impostato su un fuso diverso”, fare clic su Sì, aggiorna (Yes, update). Salvare, chiudere e riavviare Teams.	Il fuso orario mostrato agli altri si sincronizza con quello corretto (conferma pratica in più casi reali).
2	Verificare le impostazioni di Viva Insights (MyAnalytics)	Visitare https://insights.cloud.microsoft. In alto a destra Settings → sezione Work week. Impostare Working hours time zone e giorni lavorativi corretti → Save. Riavviare Teams o attendere qualche minuto.	Alcuni amministratori segnalano che questo allineamento risolve discrepanze residue.

Procedura dettagliata consigliata

Parte A — Allineare Outlook sul Web

Apri Outlook per il Web e accedi con l’account aziendale.
In alto a destra seleziona l’icona a forma di ingranaggio (Impostazioni), quindi clicca su Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
Vai su Generale ▸ Lingua e ora. Qui troverai la lingua, il formato data/ora e soprattutto il Fuso orario associato alla cassetta postale.
Imposta il fuso corretto (es. “(UTC+01:00) Amsterdam, Berlino, Roma, Stoccolma, Vienna”) e conferma. Se vedi un banner che dice “L’orario delle riunioni è impostato su un fuso diverso”, premi Sì, aggiorna. Questo è il passaggio chiave che riallinea le due “visioni” del fuso: quella principale e quella delle riunioni.
Salva e chiudi tutte le istanze di Teams, comprese eventuali finestre del browser o PWA. Poi riapri Teams e accedi.

Nota: la voce e la posizione esatta dei controlli possono variare leggermente nel tempo, ma la sezione “Lingua e ora” di Outlook sul Web è l’unico punto in cui il fuso della cassetta postale viene consolidato insieme ai parametri di calendario. Se l’avviso “Sì, aggiorna” non compare, significa che non è stato rilevato un disallineamento esplicito; in questo caso passa alla parte B.

Parte B — Impostare (o confermare) il fuso in Viva Insights

Apri il portale di Viva Insights con il tuo account aziendale.
In alto a destra scegli Settings e apri la sezione Work week.
Controlla che il Working hours time zone sia coerente con il fuso principale di Outlook e che i giorni/ore lavorative riflettano il tuo orario effettivo.
Premi Save, esci dal portale e riavvia Teams.

Questa regolazione incide su come le app Microsoft calcolano disponibilità e suggerimenti intelligenti; se era presente una preferenza storica diversa, l’aggiornamento la rimuove e evita che Teams erediti un fuso “di lavoro” sfasato.

Parte C — Forzare la risincronizzazione del client Teams

Se dopo i passaggi A e B l’hover card non si aggiorna, conviene forzare una pulizia della cache locale di Teams. Agisci con cautela: non eliminerai contenuti aziendali, ma potresti dover reinserire le credenziali.

Metodo rapido (tutte le piattaforme): esci dal tuo account in Teams (Impostazioni ▸ Account e organizzazioni ▸ Esci), chiudi l’app, riaprila e accedi. Questo spesso basta a riscaricare i metadati profilo.
Desktop “Nuovo Teams” (Windows/Mac): chiudi Teams. Su Windows termina anche eventuali processi “ms-teams” dal Task Manager. Riapri l’app e accedi. Se necessario, usa la funzione di pulizia temporanei dall’app (Impostazioni ▸ Privacy, quando disponibile) oppure rimuovi manualmente la cache dell’applicazione secondo le linee guida IT della tua organizzazione.
PWA (Edge/Chrome): chiudi la finestra PWA e svuota i dati di navigazione per l’app installata (dalla gestione app del browser), quindi riapri.
iOS/Android: esci dall’account, chiudi l’app, riaprila e accedi. Solo se il problema persiste, valuta la cancellazione della cache dell’app (Android) o una reinstallazione.

Suggerimento: non è necessario un riavvio completo del sistema; ciò che conta è costringere Teams a leggere di nuovo le impostazioni dell’account dal servizio.

Parte D — Verifica del risultato

Chiedi a un collega di passare il mouse sul tuo nome in una chat o in un canale e di controllare il fuso orario indicato nella scheda.
In alternativa, usa un account di test o un dispositivo secondario (anche web in finestra privata) per visualizzare la tua hover card.
Controlla anche lo Scheduling Assistant di Outlook: gli orari dovrebbero essere coerenti con le tue ore lavorative.

Altri accorgimenti utili (se il problema persiste)

Svuotare la cache di Teams e riaccedere, per forzare la risincronizzazione dei metadati del profilo.
Controllare che fuso orario del sistema operativo e impostazioni account Microsoft (https://account.microsoft.com) coincidano.
Tenere Teams sempre aggiornato (client desktop, mobile o PWA).
Verificare che in Outlook desktop (File ▸ Opzioni ▸ Calendario ▸ Fuso orario) il valore corrisponda a quello impostato sul Web. Sebbene l’origine “autorevole” sia Exchange Online, vecchie preferenze locali possono generare confusione.
Attendere la propagazione: di norma l’aggiornamento è immediato, ma in talune tenancy può richiedere qualche minuto.

Perché questa soluzione funziona

Teams non calcola il fuso in autonomia: lo legge dai servizi Microsoft 365. L’hover card in particolare attinge a informazioni di profilo incrociate con i dati della cassetta postale di Exchange Online. Quando Outlook sul Web rileva che il fuso principale e quello delle riunioni (talvolta retaggio di una migrazione o di un cambio di sede) non corrispondono, propone il pulsante Sì, aggiorna per unificare le due impostazioni. Viva Insights, a sua volta, memorizza preferenze che influenzano le ore lavorative e alcuni elementi di presenza/contesto; sincronizzarle elimina ambiguità residue. Dopo questi passaggi, Teams riceve un profilo coerente e mostra ai colleghi il fuso corretto.

Vantaggi della procedura

Nessun privilegio amministrativo richiesto e nessun intervento invasivo lato client.
Allineamento end‑to‑end: Outlook, Teams e Viva Insights tornano a usare gli stessi parametri.
Intervento reversibile e sicuro, basato su funzionalità standard dell’account.

Limiti e note

Il pulsante “Sì, aggiorna” compare solo se Outlook sul Web rileva un’incongruenza; l’interfaccia può evolvere nel tempo.
Policy di gruppo o processi di provisioning possono sovrascrivere periodicamente le impostazioni: in ambienti gestiti coinvolgi l’IT.
In scenari ibridi (Exchange on‑premises ↔ cloud) valgono regole di sincronizzazione aggiuntive: se il problema riappare, verifica con l’amministratore l’origine autorevole del parametro.

Check‑list rapida

Outlook sul Web → Generale ▸ Lingua e ora → fuso corretto impostato?
Banner “riunioni in un fuso diverso” risolto con Sì, aggiorna?
Viva Insights → Work week → Working hours time zone coerente?
Riavvio/riaccesso a Teams effettuato?
Verifica della hover card con un secondo account effettuata?

Domande frequenti

Serve cambiare anche l’orario del sistema operativo?

È bene che l’OS sia corretto e impostato su aggiornamento automatico del fuso, ma la causa del problema è quasi sempre a livello di impostazioni account in Exchange Online/Viva Insights. Se l’OS è errato, correggilo prima di tutto.

Non vedo il banner “Sì, aggiorna” in Outlook sul Web. Che faccio?

Se non appare, significa che non è stato rilevato un conflitto esplicito tra fuso principale e fuso delle riunioni. Imposta comunque manualmente il fuso corretto, salva e prosegui con Viva Insights. Poi riavvia Teams e verifica.

Quanto tempo impiega la modifica a riflettersi in Teams?

Di solito pochi minuti. In alcuni tenant la sincronizzazione può richiedere più tempo. Se necessario, esci e rientra in Teams o svuota la cache.

Posso risolvere senza toccare Viva Insights?

Spesso basta Outlook sul Web con il pulsante “Sì, aggiorna”. Tuttavia, se Viva conservava una preferenza diversa per le ore lavorative, la discrepanza può riemergere: ti conviene sempre verificare anche lì.

Che valore scegliere come fuso?

Usa la descrizione completa che corrisponde alla tua area (es. “(UTC+01:00) Amsterdam, Berlino, Roma, Stoccolma, Vienna” per l’Europa centrale con ora legale). Evita fusi generici come “UTC+2” se esiste un profilo regionale più specifico, così le regole di ora legale verranno applicate correttamente.

Approfondimento tecnico (per curiosi e IT)

Le impostazioni chiave coinvolte sono concettualmente tre:

Time zone della cassetta postale (impostazioni regionali Exchange): determina come interpretare e mostrare gli orari in Outlook e come “ancorare” gli eventi nel calendario.
Working hours / Work week: finestra giornaliera e giorni lavorativi, ciascuno con un time zone associato. È usata da funzionalità come lo Scheduling Assistant e da Viva Insights per il calcolo di suggerimenti e analisi.
Preferenze applicative memorizzate a livello di profilo (es. in Viva Insights): se storicamente impostate su un fuso diverso, possono sfociare in un’informazione incoerente nella hover card.

Il pulsante Sì, aggiorna di Outlook sul Web è il meccanismo più rapido per ricondurre meeting time e fuso principale allo stesso valore. Dopo il salvataggio, i servizi di profilo che alimentano Teams—insieme alle app che derivano informazioni di disponibilità—si riallineano.

Casi particolari

Utenti che cambiano spesso fuso (lavoro itinerante): imposta il fuso corrente in Outlook sul Web e considera di lasciare le ore lavorative su un fuso “base” (ad esempio quello della sede) se l’organizzazione richiede coerenza nelle prenotazioni.
Deleghe (assistenti che gestiscono calendari altrui): assicurati che il fuso del delegante sia corretto. Un fuso incoerente sulla cassetta postale principale può propagarsi alle viste dei delegati.
Tenant con criteri automatizzati: se uno script di provisioning applica in automatico lingua e fuso, chiedi all’IT di verificare che il valore non venga ripristinato a ogni accesso.

Risoluzione guidata: flusso decisionale

Verifica sintomo: collega vede un fuso errato nella tua hover card?
Outlook Web: imposta fuso corretto → se appare banner, clicca Sì, aggiorna → salva.
Viva Insights: controlla Working hours time zone → salva.
Teams: esci/riaccedi o svuota cache → riprova.
Esito: se ancora errato, coinvolgi IT per verifiche su policy, eventuale scenario ibrido, o residui di migrazioni.

Conclusioni

Quando Teams mostra agli altri un fuso orario sbagliato, la radice è quasi sempre un disallineamento tra le preferenze di Exchange Online e le ore lavorative usate da Viva Insights e dallo Scheduling Assistant. La combinazione di due semplici azioni—riconcilio in Outlook sul Web (con il fondamentale Sì, aggiorna, se presente) e verifica/aggiornamento in Viva Insights—ripristina un profilo coerente che Teams recepisce in pochi minuti. Il tutto senza privilegi amministrativi, con benefici immediati su calendario, disponibilità e comunicazione interna.

Riepilogo tascabile

Apri Outlook Web → Generale ▸ Lingua e ora → imposta il fuso corretto → se vedi l’avviso, premi Sì, aggiorna.
Apri Viva Insights → Settings ▸ Work week → imposta Working hours time zone coerente → Save.
Esci e rientra in Teams o svuota la cache → chiedi a un collega di ricontrollare la tua hover card.