Registrazioni Microsoft Teams salvate nel OneDrive sbagliato: cause, verifiche e soluzioni

Ecco come diagnosticare perché le registrazioni delle riunioni Microsoft Teams finiscono nel OneDrive “sbagliato” (quello di un collega) invece che in quello di chi ha organizzato l’evento. Trovi cause tipiche, controlli rapidi, procedure dettagliate e best practice per utenti e amministratori.

Indice

Panoramica del problema

Scenario ricorrente: un utente organizza e registra più riunioni in Microsoft Teams; al termine, i file MP4 delle registrazioni vengono archiviati automaticamente nel OneDrive di un collega e non nell’account di chi ha organizzato o preme “Partecipa”. Il comportamento si ripete e occorre capirne la radice.

La spiegazione più comune è controintuitiva ma semplice: per le riunioni non di canale, il file viene salvato nel OneDrive di chi avvia la registrazione, non necessariamente dell’organizzatore. Se un altro partecipante (che ha i permessi di presentatore) clicca su Avvia registrazione, il salvataggio nel “OneDrive diverso” è il comportamento previsto. Per le riunioni di canale, invece, il file viene salvato nella libreria Documenti del sito SharePoint del team, cartella Recordings del canale.

Come funziona davvero il salvataggio delle registrazioni

Riunioni non di canale

Posizione: OneDrive for Business dell’utente che ha avviato la registrazione, nella cartella Recordings creata automaticamente.
Proprietario del file: l’utente che ha premuto Avvia registrazione in quella riunione.
Permessi predefiniti: i partecipanti interni normalmente ottengono l’accesso in visualizzazione tramite condivisione automatica; i dettagli possono variare in base alle impostazioni di condivisione del tenant.

Riunioni di canale

Posizione: sito SharePoint del team, libreria Documenti, cartella del canale, sottocartella Recordings.
Proprietario del file: l’oggetto del team (gruppo Microsoft 365). L’utente che avvia la registrazione non diventa proprietario esclusivo.

Nomenclatura e percorsi tipici

Riunione non di canale: OneDrive → Recordings → TitoloRiunione – AAAA-MM-GG.mp4.
Riunione di canale: SharePoint del team → Documenti → <Nome Canale> → Recordings → TitoloRiunione – AAAA-MM-GG.mp4.

Cause più probabili del salvataggio nel OneDrive “sbagliato”

Un altro presentatore ha avviato la registrazione: è la causa più comune. L’organizzatore resta tale, ma la registrazione appartiene a chi l’ha avviata.
La riunione era di canale (o una parte di esse): le registrazioni finiscono su SharePoint, non in OneDrive personale.
Policy che consentono a più ruoli di registrare: se la policy permette anche ai presentatori di registrare, basta un clic di un collega.
Confusione fra registrazione e trascrizione: l’avvio trascrizione può essere scambiato per avvio registrazione; se un altro utente avvia la registrazione vera e propria, la proprietà andrà a lui.
Comportamenti legati a client non aggiornati/cache: in rari casi, differenze di versione possono generare messaggi poco chiari in chat/log, dando l’impressione di un “salvataggio anomalo”.

Soluzioni e verifiche proposte

Passaggio	Cosa fare	Perché è utile
Verificare chi ha premuto “Avvia registrazione”	Controllare nel log della chat della riunione o nella notifica nella cronologia (compare “Registrazione avviata da …”).	Per i meeting non di canale, il file viene salvato nel OneDrive di chi avvia la registrazione. Se un altro partecipante ha cliccato, il salvataggio “in un OneDrive diverso” è il comportamento previsto.
Confermare la tipologia di riunione	Identificare se era una riunione privata/non di canale (→ OneDrive di chi avvia) oppure di canale (→ SharePoint del team).	Serve a escludere che si tratti di un meeting di canale, che segue regole diverse.
Controllare ruoli e permessi assegnati in riunione	Verificare se l’utente “inatteso” aveva ruolo di presentatore o co-organizzatore (gli unici che, insieme all’organizzatore, possono registrare in base alle policy standard).	Se era presentatore, potrebbe aver avviato lui la registrazione.
Rivedere le Teams Meeting Policies	In Teams Admin Center esaminare impostazioni come RecordingStorageMode e WhoCanRecord, oltre a AllowCloudRecording e scadenza registrazioni.	Una policy anomala o ereditata può consentire a più utenti di registrare o influire sulla gestione del file.
Aggiornare client Teams e OneDrive	Verificare che i client siano all’ultima versione; controllare stato della sincronizzazione OneDrive.	Bug risolti o problemi di cache/sync possono produrre comportamenti inattesi o messaggi fuorvianti.
Aprire un ticket a Microsoft	Se i controlli non chiariscono la causa, l’amministratore tenant può aprire una richiesta di supporto.	Il supporto può analizzare log di back‑end (ODSP/Stream) e individuare eventuali errori lato servizio.

Procedure operative dettagliate

Verificare chi ha avviato la registrazione

Apri la chat della riunione e scorri fino al momento di inizio della registrazione.
Troverai un messaggio di sistema del tipo: “Registrazione avviata da <Nome Cognome>” e, al termine, “Registrazione interrotta da …”.
Se la persona indicata non è l’organizzatore, la registrazione verrà salvata nel suo OneDrive (riunione non di canale).

Controllo veloce: accanto al file condiviso nella chat della riunione dovrebbe essere presente l’azione Visualizza in OneDrive. Aprendola, verifichi immediatamente quale raccolta OneDrive lo ospita e, quindi, chi è il proprietario.

Confermare la tipologia di riunione

Non di canale: creata dal calendario, invito a persone o gruppi, senza aggiunta a un canale specifico. → Salvataggio nel OneDrive di chi avvia la registrazione.
Di canale: creata direttamente in un canale di Teams. → Salvataggio in SharePoint (cartella Recordings del canale).

Se la riunione è stata spostata o è stata avviata da dentro un canale per errore, è normale che i file risultino in SharePoint.

Controllare ruoli e permessi

In una riunione standard, organizzatore e presentatori possono avviare/interrompere la registrazione. Se non vuoi rischiare che un collega registri e diventi proprietario del file, imposta prima dell’evento:

Apri le Opzioni riunione dal calendario di Teams o dall’invito.
Imposta Chi può presentare su Solo me (o limita a utenti specifici).
Verifica la presenza di eventuali co-organizzatori e valuta se mantenerli.

Rivedere le Teams Meeting Policies (per gli amministratori)

Alcune impostazioni di policy incidono su chi può registrare e su dove vengono conservati i file:

AllowCloudRecording: abilita/disabilita la registrazione in cloud.
RecordingStorageMode: definisce l’archiviazione su OneDrive/SharePoint (stream classico deprecato; l’archiviazione ODSP è lo standard).
WhoCanRecord: consente di limitare la possibilità di registrare (es. OrganizerOnly).
Meeting recording expiration: giorni di scadenza automatica delle registrazioni (possono essere disattivati o personalizzati).

Verifica consigliata (PowerShell, esempi):

# Ottenere la policy effettiva assegnata all'utente
Get-CsUserPolicyAssignment -Identity utente@azienda.it -PolicyType TeamsMeetingPolicy

Esaminare i parametri chiave della policy

Get-CsTeamsMeetingPolicy -Identity NomeDellaPolicy `
| Select-Object Identity, AllowCloudRecording, RecordingStorageMode, WhoCanRecord

(Opzionale) Limitare la registrazione al solo organizzatore

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity NomeDellaPolicy -WhoCanRecord OrganizerOnly

Se nel tenant sono presenti più policy (globali, personalizzate, di gruppo), verifica priorità e assegnazioni per escludere effetti indesiderati.

Aggiornare client Teams e OneDrive

Teams: usa l’ultima versione del nuovo client. Aggiornamenti includono fix alle notifiche di registrazione e migliorano l’affidabilità dei messaggi di sistema.
OneDrive: controlla che la sincronizzazione sia in stato OK. Errori locali non cambiano il proprietario del file, ma possono confondere sulla “posizione” quando si sfogliano le cartelle.

Aprire un ticket a Microsoft (solo admin)

Se, dopo tutte le verifiche, il comportamento resta inspiegato, coinvolgi il supporto. Prepara queste informazioni per velocizzare l’analisi:

URL della riunione o ID del meeting.
Data/ora di inizio e fine registrazione; fuso orario.
Nome UPN dell’organizzatore e dei possibili “registranti”.
Eventuali errori mostrati dai client.
Nome del file MP4 generato e percorso risultante.

Controlli rapidi dall’interfaccia

Nella chat della riunione, clic su Visualizza in OneDrive accanto alla registrazione: si apre la raccolta del proprietario, rivelandone l’identità.
In OneDrive/SharePoint, l’attributo Proprietario conferma chi ha creato il file (o, per i canali, il team come proprietario).

Best practice per evitare sorprese

Chiarire in anticipo chi premerà “Avvia registrazione” e farlo presente all’inizio del meeting, per evitare clic “di cortesia”.
Impostare l’organizzatore come unico presentatore (Opzioni riunione → Chi può presentare: Solo me) quando la proprietà del file è sensibile.
Usare canali dedicati per riunioni di team dove la registrazione deve restare “di gruppo” (SharePoint), con permessi gestiti a livello di team.
Documentare la prassi nella guida interna IT e nel modello di invito (“Avvierò io la registrazione”).

Ulteriori considerazioni utili

Non è possibile cambiare manualmente il percorso predefinito da Teams: la piattaforma decide in base al tipo di riunione e a chi avvia la registrazione. Il file può essere spostato o condiviso dopo la creazione, rispettando le policy di sicurezza.
Controlli rapidi:
- Nella chat della riunione, Visualizza in OneDrive accanto al file apre la raccolta del proprietario.
- In OneDrive/SharePoint, il campo Proprietario o i Dettagli confermano il creatore/owner.
Best practice: definire a priori chi registrerà o impostare l’organizzatore come unico presentatore/registratore.
Log di conformità (eDiscovery/Audit): gli admin possono cercare l’evento StartedRecording con UserId per certificare l’autore della registrazione.

Diagnostica guidata

Segui il playbook qui sotto per arrivare alla causa nel minor tempo possibile:

Apri la chat della riunione e identifica l’utente che ha avviato la registrazione (messaggio di sistema).
Verifica il tipo di riunione: non di canale (→ OneDrive di chi ha avviato) o di canale (→ SharePoint).
Controlla i ruoli effettivi: il collega indicato era presentatore o co-organizzatore?
Conferma le policy del tenant: WhoCanRecord, AllowCloudRecording, RecordingStorageMode, scadenza registrazioni, eventuali policy di gruppo/utente.
Valuta il client: aggiornamenti di Teams e stato di OneDrive; verifica che non ci siano stati errori di sync.
Se permangono dubbi: raccogli evidenze e apri ticket al supporto.

Domande frequenti

Posso forzare che la registrazione finisca sempre nel mio OneDrive?

No, non direttamente. Per le riunioni non di canale, la proprietà segue chi avvia la registrazione. L’unico modo affidabile è impedire ad altri di avviarla (limitando i presentatori) o concordare chiaramente chi premerà il pulsante.

Se un collega avvia la registrazione “per sbaglio” e poi la interrompe, posso diventare proprietario?

Se avvii una nuova registrazione, quella nuova avrà te come proprietario (per le riunioni non di canale). La registrazione già creata resta proprietà di chi l’ha avviata originariamente, a meno che non venga spostata o la proprietà trasferita manualmente secondo le procedure interne e le policy aziendali.

Perché alcuni file finiscono su SharePoint anche se non volevo un meeting di canale?

Può accadere se la riunione è stata lanciata da dentro un canale o se l’invito è stato trasformato/associato al canale. Verifica dall’intestazione della riunione in Teams: se compare il canale, la registrazione andrà su SharePoint.

Gli ospiti esterni possono avviare registrazioni?

In genere no. Le registrazioni sono una funzionalità controllata dalle policy del tenant e richiedono ruoli/permessi specifici (organizzatore, presentatore). Gli ospiti, salvo configurazioni particolari, non registrano.

Che succede se il proprietario della registrazione lascia l’azienda?

È una questione di governance. Se il file è sul OneDrive personale del dipendente uscente, entrano in gioco le procedure di retention e trasferimento dell’account OneDrive. Per riunioni critiche, preferisci riunioni di canale (SharePoint) o processi che prevedano lo spostamento del file in raccolte gestite.

Esiste una scadenza automatica delle registrazioni?

Molti tenant applicano una scadenza predefinita (giorni) alle registrazioni: allo scadere, il file viene spostato nel cestino salvo override. Gli admin possono disattivare o personalizzare la scadenza.

Checklist per amministratori

Conferma la policy effettiva applicata all’utente (assegnazione diretta o tramite gruppo).
Verifica AllowCloudRecording, WhoCanRecord, RecordingStorageMode, scadenza registrazioni.
Controlla che le impostazioni di condivisione ODSP del tenant siano coerenti con le aspettative (ad es. “Solo persone dell’organizzazione”).
Definisci linee guida: riunioni di canale per contenuti di team, riunioni non di canale per contenuti “person-based”.
Prevedi una procedura di handover delle registrazioni critiche verso siti SharePoint o repository di progetto.

Playbook decisionale rapido

Domanda	Se “Sì”	Se “No”
La chat indica che un altro utente ha avviato la registrazione?	Comportamento previsto: file nel suo OneDrive.	Vai alla tipologia di riunione.
La riunione era di canale?	File su SharePoint → cartella Recordings.	Riunione non di canale → OneDrive di chi avvia.
L’utente “inatteso” aveva ruolo di presentatore/co-organizzatore?	Può aver avviato la registrazione → proprietà sua.	Rivedi policy: forse abilitazioni non desiderate.
Le policy limitano chiaramente chi può registrare?	Ok, educazione utenti/uso canali.	Restringi con WhoCanRecord o riduci i presentatori.

Esempi pratici

Riunione non di canale con proprietà “inaspettata”

Organizzatore A avvia la riunione; Presentatore B, per gentilezza, clicca su Avvia registrazione. Il file viene salvato in OneDrive di B. La chat riporta “Registrazione avviata da B”. Soluzione: concordare che solo A registri o limitare i presentatori.

Riunione di canale del Team Vendite

Indipendentemente da chi clicca Avvia registrazione, il file finisce nel sito SharePoint del Team Vendite, cartella Recordings del canale. Proprietà “di team”, permessi gestiti a livello di canale.

Appendice: comandi e controlli per admin

Comandi d’esempio per verificare policy e assegnazioni (da adattare al tuo ambiente):

# Policy assegnata all'utente
Get-CsUserPolicyAssignment -Identity utente@azienda.it -PolicyType TeamsMeetingPolicy

Policy di default e parametri rilevanti

Get-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global `
| Select-Object Identity, AllowCloudRecording, RecordingStorageMode, WhoCanRecord

Policy assegnata a un gruppo (se in uso)

Get-CsGroupPolicyAssignment -GroupId "Gruppo-Vendite" -PolicyType TeamsMeetingPolicy

Nota operativa: dopo una modifica di policy, attendi la normale propagazione lato servizio prima di testare (in genere alcune ore). Per verifiche rapide, crea una riunione di prova non di canale e controlla la chat di sistema al momento dell’avvio registrazione.

Riepilogo

Quando una registrazione di Microsoft Teams risulta “nel OneDrive sbagliato”, quasi sempre è perché qualcun altro ha avviato la registrazione in una riunione non di canale. Le riunioni di canale, invece, finiscono su SharePoint. Per evitare sorprese: chiarisci chi registrerà, limita i presentatori dove opportuno e verifica le policy (WhoCanRecord, AllowCloudRecording, RecordingStorageMode). Se i controlli non spiegano il caso, coinvolgi l’amministratore per un’analisi dei log o l’apertura di un ticket al supporto.

Checklist finale immediata

Chat riunione: chi ha avviato/interrotto la registrazione?
Tipo riunione: non di canale o di canale?
Ruoli: il “proprietario inatteso” era presentatore/co-organizzatore?
Policy: WhoCanRecord, AllowCloudRecording, RecordingStorageMode, scadenza.
Client: Teams aggiornato, OneDrive in stato OK.
Se necessario: ticket a Microsoft con ID meeting e orari.

Seguendo i passaggi sopra (in particolare la verifica di chi ha premuto Avvia registrazione e che tipo di riunione fosse) si risolve la grande maggioranza dei casi, riducendo tempi di diagnosi e frizioni tra utenti.

Suggerimento finale: per progetti critici, valuta di spostare sistematicamente le registrazioni completate in una raccolta SharePoint del team, con permessi e lifecycle gestiti, così da svincolarli dall’OneDrive personale del singolo registrante.