Microsoft Teams: generare la trascrizione da una registrazione senza trascrizione attiva (Stream su OneDrive/SharePoint)

Hai registrato una riunione in Microsoft Teams senza abilitare la trascrizione? Niente panico: il player di Teams non può crearla a posteriori, ma puoi generarla in pochi passaggi con Microsoft Stream su OneDrive/SharePoint e, se serve, con alcune alternative in Microsoft 365.

Indice

Panoramica: cosa si può (e non si può) fare oggi

La domanda è frequente: «posso ancora ottenere un file di trascrizione da una registrazione se la funzione Trascrizione non era attiva durante la riunione?» La risposta breve è: non nel player di Teams, sì in Microsoft Stream su OneDrive/SharePoint. Di seguito trovi la procedura dettagliata, i requisiti, i limiti, alcune alternative native in Microsoft 365 e una guida alla risoluzione dei problemi più comuni.

Tabella riassuntiva

Dove	È possibile?	Come fare	Requisiti / Limitazioni
Teams (player integrato)	No – il player di Teams non genera sottotitoli se la trascrizione non era attiva al momento della riunione.	—	Funzionamento “by design”. Per cambiare il comportamento, invia feedback al prodotto.
Microsoft Stream su OneDrive/SharePoint	Sì	Carica (o sposta) il file MP4 della riunione in OneDrive o SharePoint. Apri il video in Stream (anteprima). Nel riquadro Impostazioni video (barra laterale destra) scegli Genera. Seleziona la lingua dell’audio e conferma. Attendi l’elaborazione; al termine abilita CC per visualizzare o scaricare la trascrizione (formato VTT).	• Devi avere diritti di modifica sul file: se la riunione è stata registrata da un altro utente, chiedi di essere co‑editor oppure chiedi all’organizzatore di eseguire la generazione. • Tempo di attesa variabile (dipende dalla durata del video e dal carico del servizio).

Perché Teams non può generare la trascrizione a posteriori

Nel player integrato di Teams, la trascrizione è disponibile solo se era esplicitamente abilitata quando la riunione è iniziata. Teams registra il video e, separatamente, produce la trascrizione in tempo reale: se quest’ultima non viene abilitata, il player non ha “materiale” su cui lavorare e non offre un pulsante per “ricostruirla”. Questo comportamento è intenzionale e non è un bug.

Soluzione consigliata: usare Microsoft Stream su OneDrive/SharePoint

Stream (la versione moderna, integrata con OneDrive e SharePoint) può generare sottotitoli e trascrizioni a posteriori a partire dall’audio del file MP4. La funzione è comoda, amministrabile e sfrutta i permessi del file archiviato in Microsoft 365.

Passaggi operativi dettagliati

Recupera il file di registrazione:
- Riunione standard (non canale): il file MP4 si trova normalmente nella cartella Recordings di OneDrive della persona che ha avviato la registrazione.
- Riunione del canale: il file MP4 è nella libreria Documenti del team (sito SharePoint del team), cartella Registrazioni o Recordings.
Sposta o carica il video (se non è già in OneDrive/SharePoint): puoi farlo dal browser o da Esplora file con il client di sincronizzazione.
Apri il video con Stream: clicca sul file MP4; si aprirà il lettore di Stream (anteprima).
Apri Impostazioni video: nel riquadro laterale destro, individua la sezione Sottotitoli/Trascrizioni (i nomi possono variare leggermente).
Seleziona “Genera”:
- Scegli la lingua dell’audio. Una lingua corretta migliora notevolmente l’accuratezza.
- Conferma l’operazione per avviare l’elaborazione.
Attendi l’elaborazione: la durata dipende dalla lunghezza del video e dal carico del servizio.
Attiva i sottotitoli (CC) nel player per visualizzare la trascrizione sincronizzata. Per scaricare:
- Usa il comando Scarica per ottenere il file .vtt (WebVTT).

Permessi e ruoli: chi può generare la trascrizione

L’opzione Impostazioni video → Genera compare solo a chi può modificare il file (proprietario o co-editor).
Se non vedi il pulsante, quasi sempre il problema è di autorizzazioni:
- chiedi al proprietario del file di aggiungerti con Accesso in modifica;
- oppure chiedi all’organizzatore (o a chi possiede la registrazione) di avviare la generazione e poi condividere il VTT.
Per le registrazioni dei canali, di norma i membri con permessi di modifica sulla libreria possono generare i sottotitoli.

Cosa ottieni e come usare il file VTT

Formato: Stream produce un file WebVTT (.vtt) associato al video. Il VTT contiene testo e marcatori temporali.
Uso immediato: puoi attivare i sottotitoli nel player di Stream, navigare, cercare (se supportato) e condividere il video con CC.
Download e riuso: scarica il VTT, aprilo con un editor di testo o importalo in strumenti di terze parti:
- per ottenere un semplice testo continuo, rimuovi i marcatori temporali (puoi farlo con Trova/Sostituisci o con un piccolo script);
- per tradurre, usa un traduttore e salva come nuovo VTT oppure come documento di testo.
Editing: puoi correggere refusi direttamente dall’interfaccia di Stream (se abilitata) o modificando il VTT prima di ricaricarlo.

Alternative in Microsoft 365 (quando Stream non è un’opzione)

Word (Web) → Trascrivi

Word per il Web include la funzione Trascrivi che accetta file audio/video (inclusi MP4) e produce un pannello con la trascrizione e, in molti casi, una separazione per parlante (speaker attribution). Il limite tipico è di 300 minuti al mese per utente.

Apri Word nel browser e crea un documento vuoto.
Vai su Home (o Inserisci) → Dettatura → Trascrivi.
Carica il file MP4 della riunione e attendi l’elaborazione.
Al termine, inserisci la trascrizione nel documento o scaricala.

Pro: interfaccia semplice, possibile attribuzione dei parlanti. Contro: minuti mensili limitati; gestione permessi separata rispetto al file originale.

Azure AI Video Indexer (se disponibile in organizzazione)

Per esigenze avanzate (ricerca nei contenuti, speaker diarization, estrazione di entità, parole chiave, anteprime), l’Azure AI Video Indexer offre funzionalità più ricche rispetto a Stream. Richiede abilitazione in Azure e può comportare costi aggiuntivi.

Buone pratiche per il futuro

Prima della riunione: verifica i criteri (policy) di Teams e abilita sia registrazione sia trascrizione prima di premere “Avvia registrazione”.
Condivisione: chi registra dovrebbe salvare/lasciare il file in una cartella di SharePoint con accesso in modifica ai colleghi che dovranno generare o rivedere la trascrizione.
Qualità audio: invita i partecipanti a usare cuffie con microfono, disattivare il microfono quando non parlano, e riunirsi in ambienti non rumorosi; la qualità dell’audio incide direttamente sull’accuratezza.
Lingua corretta: scegli la lingua dell’audio giusta quando avvii la generazione in Stream.

Guida rapida “problema → soluzione”

Non vedo il pulsante “Genera” in Stream → Non hai permessi di modifica: chiedi al proprietario di concederli o di generare lui/lei la trascrizione.
La trascrizione è in una lingua sbagliata → Rigenera selezionando la lingua corretta oppure scarica il VTT e sostituiscilo con uno nella lingua desiderata.
I sottotitoli non compaiono nel player → Assicurati di aver attivato CC. Se hai più tracce, seleziona quella corretta dal menu dei sottotitoli.
Audio scarso o voci sovrapposte → I modelli faticano con sovrapposizioni e rumore. Valuta il passaggio per Word (Web) o Azure AI Video Indexer per un risultato migliore.
Il file è ancora in Stream (classico) → Migra o scarica il video e caricalo in OneDrive/SharePoint; quindi usa Stream (moderno) per generare il VTT.

Passaggi di controllo per gli amministratori

Se la tua organizzazione vuole ridurre al minimo i casi in cui “manca la trascrizione”:

Verifica le Teams meeting policy relative a registrazione e trascrizione: permetti la trascrizione by default dove compatibile con le norme interne.
Comunica un workflow standard:
1. Avvio riunione → Abilita trascrizione.
2. Fine riunione → Controllo automatico/umano qualità.
3. Condivisione in SharePoint con gruppo di sicurezza assegnato.
Definisci una retention per registrazioni e VTT in OneDrive/SharePoint secondo le policy legali e di conformità.

Come convertire rapidamente un VTT in testo “pulito”

Se ti serve un documento di testo senza timecode:

Scarica il file .vtt da Stream.
Aprilo con un editor di testo.
Rimuovi le righe con i timecode (es. 00:00:03.000 --> 00:00:05.500) e i marker (WEBVTT, cue settings).
Salva come .txt o incolla in Word per formattarlo e revisionarlo.

Suggerimento: se il documento è lungo, applica sostituzioni massime (regex) per rimuovere i pattern di timecode in blocco.

Domande frequenti

Posso creare la trascrizione direttamente nel player di Teams dopo la registrazione? No. Il player di Teams mostra trascrizioni solo se erano attive durante la riunione. Stream genera un “testo continuo” o dei sottotitoli? Genera sottotitoli WebVTT sincronizzati con il video. Puoi scaricare il VTT e convertirlo in testo continuo. Serve una licenza particolare? Serve l’accesso a Microsoft 365 con OneDrive/SharePoint e i permessi di modifica sul file. Le funzionalità disponibili possono variare in base al piano e alle impostazioni dell’organizzazione. Quanto è accurata la trascrizione? Dipende da qualità audio, lingua, accenti e sovrapposizioni. Nomi propri e termini tecnici potrebbero richiedere correzioni manuali. Posso avere più lingue di sottotitoli? Sì: puoi generare nella lingua dell’audio e poi aggiungere file VTT tradotti come tracce aggiuntive. Posso cercare nel testo della trascrizione? Nel player di Stream puoi attivare i sottotitoli e, in base alle impostazioni del tenant, cercare o scorrere per timestamp. In alternativa, lavora sul VTT scaricato.

Checklist operativa

Recupero: ho trovato il file MP4 in OneDrive/SharePoint (cartella Recordings / sito del team)?
Permessi: sono proprietario/co‑editor del file?
Generazione: ho aperto il video in Stream e avviato Impostazioni video → Genera con la lingua corretta?
Verifica: ho attivato CC per controllare la qualità e scaricato il VTT?
Condivisione: ho impostato i permessi adeguati per chi deve leggere o modificare la trascrizione?

Risolvere i casi particolari

Registrazione molto lunga: la coda di elaborazione può richiedere tempo. Considera di suddividere il file in porzioni e generare più VTT, poi uniscili.
File non-MP4: converti in MP4 con un encoder standard (compatibilità più alta con il player di Stream).
Audio multicanale o volume basso: normalizza l’audio prima di caricare; un audio più pulito migliora l’accuratezza.
Contenuti sensibili: verifica le policy interne su AI, privacy e localizzazione dei dati prima di avviare la generazione automatica.

Esempio di flusso end‑to‑end

Hai una registrazione MP4 di 60 minuti salvata nella cartella Recordings di OneDrive.
Apri il file nel browser → si avvia Stream (anteprima).
Nel riquadro destro selezioni Genera e scegli “Italiano (Italia)”.
Attendi l’elaborazione e poi attivi CC nel player: verifichi che i sottotitoli seguano l’audio.
Scarichi il VTT, lo pulisci velocemente dai timecode e lo incolli in Word per condividerlo con il team.

Consigli di governance e adozione

Imposta criteri chiari su chi registra e dove archivia (OneDrive per riunioni ad‑hoc, SharePoint per riunioni di team/progetto).
Formalizza che chi registra abiliti sempre trascrizione e condivida i risultati entro un tempo definito.
Prevedi un modello di cartella in SharePoint con permessi in modifica per i gruppi che devono lavorare su trascrizioni.

Quando ha senso usare un’alternativa

Se devi distinguere i parlanti in modo affidabile, estrarre parole chiave, effettuare ricerche semantiche nei contenuti o integrare in pipeline di knowledge management, valuta strumenti più avanzati (ad es. Azure AI Video Indexer) o flussi personalizzati. Per la gran parte dei casi d’uso però, Stream su OneDrive/SharePoint è sufficiente, veloce e integrato con i permessi di Microsoft 365.

Conclusione

Se ti mancava la trascrizione perché non attivata in Teams, la soluzione moderna è Stream su OneDrive/SharePoint: carichi o apri il tuo MP4, scegli Impostazioni video → Genera, selezioni la lingua e ottieni sottotitoli VTT da visualizzare, scaricare, tradurre o convertire in testo. Con i permessi giusti il flusso è lineare e ripetibile.

Sintesi in una frase

Non puoi creare la trascrizione direttamente nel player di Teams dopo la registrazione, ma puoi ancora farlo caricando il video in Stream su OneDrive/SharePoint e usando l’opzione “Genera”, a patto di avere diritti di modifica sul file.

Appendice: differenza tra “trascrizione” e “sottotitoli”
Nel linguaggio di prodotto Microsoft, la trascrizione è il testo completo estratto dall’audio, usato per scorrere e cercare nel contenuto; i sottotitoli (CC) sono il flusso testuale sincronizzato con il video. In Stream (moderno) scarichi un VTT che può fungere sia da CC sia da base per la trascrizione “testuale” in documenti.

Appendice: qualità e aspettative
Anche con modelli moderni, la trascrizione automatica non è perfetta: acronimi, termini tecnici, cognomi e parlato sovrapposto sono le aree più critiche. Prevedi sempre una fase di revisione per documenti ufficiali, verbali e comunicazioni esterne.

In breve: scegli Stream per generare il VTT dal tuo MP4, usa Word (Web) per trasformarlo in testo continuo se ti serve un documento, e imposta buone pratiche di permessi e policy per evitare di ritrovarti senza trascrizione la prossima volta.