Da giugno 2024 Microsoft ha eliminato “Richiedi registrazione” dai meeting standard di Teams e introdotto un flusso unico basato su Webinar e Town hall. In questa guida aggiornata al 2025 trovi cosa è cambiato, come migrare gli eventi e come continuare a tracciare presenze e gestire iscrizioni in modo sicuro e scalabile.
Fine di “Richiedi registrazione” nei meeting standard
A partire dal 30 giugno 2024, i meeting standard di Microsoft Teams non supportano più la modalità “Richiedi registrazione”. L’esperienza per la creazione di eventi con iscrizione è stata consolidata nel nuovo tipo riunione “Webinar”.
- Non è più possibile creare nuovi meeting standard con registrazione.
- I tenant non possono più assegnare a nuovi utenti il criterio storico basato sull’impostazione di policy che abilitava i “meeting con registrazione”.
- Gli utenti che avevano già la registrazione attiva non possono creare nuovi meeting standard con registrazione dopo tale data.
Resta invece pienamente supportata la registrazione ai Webinar (e l’iscrizione agli eventi Town hall), che sono oggi il percorso nativo per gestire form di iscrizione, approvazioni e report.
Cronologia essenziale
- Dic 2022 – 2023: Microsoft introduce la nuova esperienza Webinar con form personalizzabile, email automatiche e report migliorati.
- Mar – Giu 2024: annuncio e roll-out della rimozione di “Aggiungi registrazione” dai meeting standard.
- 30 giugno 2024: deprecazione effettiva dei meeting con registrazione; per raccogliere iscrizioni si usano Webinar.
- 31 dicembre 2024: termine del supporto ai meeting già creati con registrazione (vedi sotto cosa accade dopo questa data).
Cosa accade alle riunioni già programmate con registrazione
| Situazione | Stato ufficiale / Comportamento |
|---|---|
| Meeting con registrazione creati prima del 30/06/2024 | Rimasti pienamente operativi (form di iscrizione incluso) fino al 31/12/2024. |
| Dopo il 31/12/2024 | Il link di partecipazione all’evento continua normalmente a funzionare; il modulo di registrazione viene disattivato e non è più possibile raccogliere nuove iscrizioni. |
Implicazione pratica — Per eventi pianificati oltre il 2024 è consigliabile ricrearli come Webinar e avvisare i partecipanti con un nuovo link, evitando di cambiare “Richiedi registrazione” in “Nessuna”. Questo cambio, nei casi storici, invia notifiche di cancellazione ai registrati e può eliminare la lista degli iscritti, generando confusione.
Come gestire la registrazione oggi: usa i Webinar
La strada maestra per eventi con iscrizione è il Webinar. Ecco il flusso consigliato lato organizzatore:
- In Teams, vai su Calendario e scegli Nuova riunione ▸ Webinar.
- Compila titolo, data/ora, descrizione e aggiungi eventuali co‑organizzatori e presentatori (anche esterni).
- Apri Registrazione ▸ Configurazione per impostare:
- Campi del form (anche personalizzati);
- Capienza (numero massimo di registrazioni) e lista d’attesa;
- Approvazione manuale o automatica delle richieste;
- Email automatiche (conferma, reminder, follow‑up);
- Accesso ai report pre e post evento (registrazioni, presenze, engagement).
Funzioni utili del nuovo Webinar
| Esigenza | Funzione / Work‑around |
|---|---|
| Portare i relatori in anticipo per le prove | Green Room: gli organizzatori e i presentatori possono entrare prima, testare audio/video e condividere contenuti senza che gli iscritti vengano avvisati o fatti entrare. |
| Più tempo di prova per i relatori | Crea un secondo invito di calendario solo per lo stage di prova dei relatori, ma utilizza lo stesso link del Webinar ufficiale. |
| Rimuovere iscrizioni errate o duplicate | Dal pannello Registrazione è possibile rifiutare o rimuovere singoli iscritti e gestire la lista d’attesa. |
| Tracciare le presenze | Dopo l’evento, scarica il report di partecipazione in formato Excel/CSV con join/leave time, durata e, con licenze idonee, metriche di ingaggio. |
Webinar, Town hall o Meeting standard? Come scegliere
| Scenario | Consigliato | Perché |
|---|---|---|
| Evento con iscrizione, form personalizzato, email automatiche e moderazione | Webinar | Registrazione nativa, approvazioni, sponsor/branding, report completi. |
| Broadcast a platee ampie (one‑to‑many), produzione e regia, Q&A moderata | Town hall | Erede dei Live events, è il formato focalizzato sui grandi annunci e sulla scalabilità. |
| Riunione collaborativa senza necessità di iscrizione | Meeting standard | Flusso più leggero per workshop, team meeting, allineamenti interni. |
Scadenze e stato dei servizi correlati
- Meeting con registrazione: non più supportati dopo il 31 dicembre 2024. Da allora il form di registrazione dei vecchi meeting risulta disattivato.
- Teams Live Events: il piano originario di ritiro al 30 settembre 2024 è stato posticipato. Nel 2025 è ancora possibile programmare Live events, ma Microsoft consiglia la migrazione a Town hall per beneficiare delle funzionalità più recenti. Se la tua organizzazione usa ancora i Live events, pianifica comunque il passaggio a Town hall/Webinar per future evoluzioni.
- Dal 2025 l’unico modo nativo per raccogliere nuove iscrizioni in Teams è tramite Webinar o Town hall.
Checklist di migrazione consigliata
- Mappa gli eventi che richiedono iscrizione oltre il 31/12/2024 (titolo, data, relatori, pubblico, lingua, materiali).
- Ricreali come Webinar, replicando titolo, descrizione e ruoli (organizzatori, co‑organizzatori, presentatori interni/esterni).
- Lista registrati storici:
- Se nel 2024 avevi esportato il CSV dal vecchio form, usalo per comunicare il nuovo link e chiedere la reiscrizione.
- Se leggi questo nel 2025 e non hai più accesso ai registrati storici, ricostruisci l’elenco contattando gli invited del vecchio invito o i canali di promozione usati (intranet, newsletter) e indirizza tutti al nuovo form del Webinar.
- Configura la Green Room e pianifica un run‑through con i relatori (con checklist di audio, video, condivisione, Q&A, sondaggi, ruoli).
- Aggiorna la documentazione interna (help‑desk, intranet, FAQ) con il nuovo flusso di creazione Webinar, gestione registrazioni e report.
Best practice operative (provate sul campo)
- Evita cambi “dell’ultimo minuto” alla registrazione: su eventi creati con il vecchio modello, impostare la registrazione a “Nessuna” ha storicamente generato email di cancellazione ai registrati. Meglio chiudere la finestra di registrazione e spostare su Webinar con nuova comunicazione.
- Prepara i relatori: abilita la Green Room e invia un run‑of‑show con tempi, passaggi di parola, demo e gestione Q&A.
- Co‑organizzatori: nomina almeno una persona di backup con diritti di ammissione/presentazione e con visibilità sul pannello Registrazione.
- Report: verifica le impostazioni di Attendance/Engagement prima dell’evento e allinea i requisiti privacy (informativa, minimizzazione dei dati).
- Relatori esterni: chiedi l’accesso anticipato al link (anche su 2–3 dispositivi se necessario) e ricordagli di non inoltrare il link personale.
Domande frequenti
Non vedo “Webinar” nel menu Nuova riunione: cosa fare?
Chiedi all’IT di verificare le Event policies nel Teams admin center: l’impostazione Consenti Webinar deve essere attiva e va verificato chi può programmare eventi e quali tipi di domande sono consentiti nel form di registrazione.
Serve una licenza specifica?
I Webinar sono disponibili con Microsoft Teams; alcune funzionalità avanzate (ad esempio approfondimenti di engagement, branding esteso o regia potenziata in determinati scenari) possono richiedere licenze superiori. Verifica la tua contrattualistica e la matrice di funzionalità aggiornata della tua organizzazione.
Posso nascondere i nomi dei partecipanti?
In molti scenari Webinar e Town hall offrono opzioni per limitare la visibilità degli altri partecipanti agli iscritti, mantenendo invece piena visibilità a organizzatori e presentatori. Valuta inoltre l’uso dei moduli Q&A moderati per gestire le domande senza esporre l’identità degli utenti.
Come gestisco le email ai partecipanti?
Nel Webinar puoi configurare email automatiche (conferma, promemoria e post‑evento). Per eventi critici, integra un invio “di cortesia” da posta istituzionale contenente il link di accesso, con un promemoria a T‑24h e T‑1h.
Procedure amministrative utili (sintesi)
Abilitare Webinar per un gruppo di utenti (da admin center):
- Vai a Meetings ▸ Event policies.
- Crea o modifica la policy e abilita Webinar.
- Definisci chi può programmare Webinar e quali tipi di domande sono consentiti nel form.
- Assegna la policy agli utenti pilota e poi scala a tutta l’organizzazione.
Impostazioni del form di registrazione (da organizzatore):
- Apri l’evento nel Calendario di Teams.
- Vai a Registrazione ▸ Configurazione e aggiungi campi standard o personalizzati.
- Definisci capienza, lista d’attesa e approvazione manuale/automatica.
- Pubblica il sito evento e attiva le email integrate.
Report (post‑evento):
- Dall’evento, apri la scheda Attendance / Reports.
- Scarica il CSV/Excel: contiene join/leave time per partecipante e, se abilitato/licenziato, metriche di ingaggio.
Modelli pronti all’uso
Template email – migrazione da meeting con registrazione a Webinar
Oggetto: [Aggiornamento evento] Nuovo link di accesso al Webinar “[Titolo]” Ciao [Nome], Microsoft ha modificato il modo di gestire le iscrizioni in Teams. Per garantire una migliore esperienza, abbiamo ricreato il nostro evento come Webinar. 🗓 Data/ora: [Data/ora] 🔗 Nuovo link di registrazione/partecipazione: [Incolla qui il link del Webinar] Se ti eri già registrato, ti chiediamo gentilmente di completare una rapida reiscrizione al nuovo link. Riceverai una conferma automatica e promemoria prima dell’evento. Grazie! [Team/Organizzazione]
Checklist relatori – prova in Green Room
- Accesso con lo stesso account/dispositivo usato il giorno dell’evento.
- Test microfono, camera e condivisione (finestra/schermo, audio di sistema).
- Verifica ruoli (organizzatore/co‑organizzatore/presentatore) e permessi di ammissione.
- Simula Q&A e sondaggi; definisci regole di moderazione.
- Piano B: slide offline, hotspot e un secondo dispositivo “muto” come monitor di controllo.
Vantaggi extra del nuovo Webinar
- Branding del form con campi personalizzati e logo.
- Email automatiche di conferma, reminder e follow‑up.
- Integrazione nativa con Q&A, sondaggi e Green Room.
- Report di partecipazione più ricchi (join/leave time, durata, metriche di engagement).
Riepilogo per decision maker
- “Richiedi registrazione” sui meeting standard è terminato (dal 30/06/2024). Le iscrizioni si gestiscono con Webinar (o Town hall per broadcast).
- I meeting con registrazione creati prima della scadenza sono stati supportati fino al 31/12/2024; oltre tale data il form è disattivato.
- Per eventi oltre il 2024: ricrea come Webinar e invia nuovo link (evita cambi che generano cancellazioni).
- Nel 2025 Live Events risulta ancora disponibile ma la direzione strategica è su Town hall e Webinar.
Nota di accuratezza: i comportamenti descritti riflettono la documentazione e le comunicazioni Microsoft più recenti disponibili al 2024–2025. La roadmap di Teams evolve: verifica periodicamente policy e limiti della tua organizzazione.