Trascrivere una registrazione di Microsoft Teams dopo la riunione (senza trascrizione live)

Hai registrato una riunione in Microsoft Teams ma la trascrizione live non era attiva? Nessun problema: puoi generare il transcript a posteriori con Microsoft Stream (su SharePoint), scaricare il file .vtt e ricavarne un testo pulito, nel rispetto di permessi e privacy dell’organizzazione.

Indice

Panoramica: registrazione senza trascrizione live

In Teams la “registrazione” e la “trascrizione” sono due funzioni separate. Se la trascrizione in tempo reale non era stata abilitata durante la call, non è perso nulla: la registrazione video/audio, una volta salvata in OneDrive o SharePoint, può essere indicizzata e trascritta dopo grazie a Microsoft Stream (la versione moderna integrata in OneDrive/SharePoint). Il servizio crea automaticamente un file di sottotitoli .vtt che funge sia da caption sia da transcript navigabile.

Prerequisiti e permessi

Licenza: qualsiasi piano Microsoft 365 che includa OneDrive/SharePoint e Stream (es. Business Standard, o piani Enterprise E).
Permessi sul file: devi essere proprietario o avere almeno “Modifica” sul video. I permessi del file governano anche l’accesso al transcript.
Lingue: sono supportate decine di lingue; se una lingua non è disponibile, l’opzione di autogenerazione potrebbe essere disattivata.
Qualità audio: microfoni buoni, voci chiare, rumore ridotto → maggiore accuratezza.
Tempi: da pochi minuti a qualche ora in funzione di durata e qualità della registrazione.

Dove si trova la registrazione di Teams

Per impostazione attuale:

Riunione standard (non canale): il file finisce nella OneDrive del registrante, cartella Recordings.
Riunione del canale: il file finisce nella document library del team (SharePoint del canale), cartella Recordings.

Apri il messaggio automatico nella chat della riunione in Teams e clicca su Apri in OneDrive/SharePoint per raggiungere il file.

Procedura consigliata con Stream (su SharePoint)

Questa è la via più semplice e affidabile per ottenere il transcript a posteriori.

Recupera la registrazione
Individua il file in OneDrive/SharePoint (vedi sopra). Assicurati di poterlo aprire e che l’audio sia udibile.
Apri con Stream (versione moderna)
Apri il video direttamente dal browser: viene mostrato nel player “Stream su SharePoint”.
Imposta lingua e abilita l’autogenerazione
Nel player: Dettagli ▶ Lingua → scegli la lingua parlata.
Poi vai in Opzioni → Autogenera didascalie (abilita). Salva.
Attendi l’elaborazione
Il backend (Azure Cognitive Services) crea un file .vtt con timestamp e testo. Per video lunghi può volerci un po’ di tempo.
Usa il riquadro “Trascrizione”
Dopo l’elaborazione puoi aprire il pannello Trascrizione per cercare nomi, saltare ai punti salienti e copiare parti del testo.
Scarica il file .vtt
Dal menu Altre azioni del player, scarica i sottotitoli. Potrai convertirli in un testo pulito (vedi sotto).

Procedura alternativa in OneDrive/SharePoint

In alcune interfacce di OneDrive/SharePoint potresti trovare l’azione “Trascrivi” o “Sottotitoli e trascrizione”. La logica è identica: apri il video, imposta la lingua e genera le didascalie automatiche. Il risultato è lo stesso file .vtt usato da Stream per mostrare sottotitoli e transcript.

Se usavi Stream (Classic)

Stream (Classic) è stato ritirato definitivamente il 15 aprile 2024. Se le tue registrazioni sono ancora lì, esportale e caricale su OneDrive/SharePoint per usarle con Stream (moderno). Solo così potrai abilitare la trascrizione automatica oggi.

Informazioni supplementari utili

Aspetto	Dettagli
Licenza necessaria	Qualsiasi piano Microsoft 365 che includa Stream (es. Business Standard, piani Enterprise E).
Lingue supportate	Decine di lingue; l’opzione è disattivata se la lingua non è supportata.
Tempistiche	Da pochi minuti a qualche ora, in base a durata e qualità dell’audio.
Precisione	Migliora con audio pulito, microfoni di buona qualità e parlato chiaro.
Alternative	Funzione “Trascrivi” in OneDrive/SharePoint (Stream moderno) o servizi esterni (Otter, Whisper, Clipchamp) se Stream è disattivato.

Come convertire il file .vtt in un testo leggibile

Il formato .vtt contiene timestamp e metadati. Per ottenere un documento “pulito” puoi procedere così:

Metodo rapido senza strumenti aggiuntivi

Apri il .vtt con un editor di testo.
Elimina le prime righe di intestazione (quelle con WEBVTT e metadati).
Usa Trova e sostituisci per rimuovere le linee con timestamp (pattern come 00:00:05.000 --> 00:00:07.500).
Rimuovi eventuali numeri di sequenza e linee vuote ripetute.
Salva come .txt o incolla il contenuto in Word per formattarlo.

Metodo con PowerShell (pulizia base)

Se preferisci automatizzare su Windows, un semplice script può rimuovere timestamp e righe vuote:

# Pulisci un file .vtt in testo continuo (salva come CleanTranscript.ps1)
param(
  [Parameter(Mandatory=$true)][string]$InputVtt,
  [string]$OutputTxt = "$(Split-Path $InputVtt)\$([IO.Path]::GetFileNameWithoutExtension($InputVtt))-clean.txt"
)

$lines = Get-Content -LiteralPath $InputVtt
$filtered = foreach ($l in $lines) {
if ($l -match '^\s*$') { continue }                       # righe vuote
if ($l -match '^\d+\s*$') { continue }                    # numerazione blocchi
if ($l -match '^\d{2}:\d{2}:\d{2}.\d{3}\s-->\s') { continue } # timestamp VTT
if ($l -match '^(WEBVTT|NOTE|STYLE|REGION)') { continue } # metadati
$l
}
$filtered | Set-Content -LiteralPath $OutputTxt -Encoding UTF8
Write-Output "Creato: $OutputTxt"

Il risultato è un file di testo pronto da rifinire (correzioni, punteggiatura, nomi propri).

Buone pratiche per migliorare la qualità del transcript

Microfoni dedicati: evita il microfono del laptop quando possibile.
Ambiente: limita il riverbero, chiudi finestre, disattiva notifiche sonore.
Parlato: uno alla volta, ritmo regolare, pronuncia i nomi propri.
Lingua coerente: evita cambi frequenti di lingua; scegli la lingua dominante nel video.
Pre-elaborazione: se l’audio è pessimo, valuta un passaggio in un editor (riduzione rumore, normalizzazione) prima dell’upload.

Permessi, sicurezza e governance

Stesso perimetro dei file: il transcript eredita i permessi del video. Condividere il transcript significa condividere anche il file o estrarre il testo e condividerlo separatamente.
Riservatezza: il transcript può contenere dati sensibili. Applica le etichette di riservatezza e i criteri DLP come per gli altri documenti M365.
Conservazione: eventuali criteri di retention su OneDrive/SharePoint si applicano anche a video e sottotitoli.
eDiscovery: essendo file M365, i transcript sono ricercabili in eDiscovery secondo le policy della tua organizzazione.

Problemi comuni e soluzioni

Non vedo l’opzione “Autogenera didascalie”
Possibili cause: lingua non supportata; funzione disattivata a livello tenant; permessi insufficienti; tipo file non video. Prova con una lingua diversa o chiedi all’amministratore di abilitare le funzionalità di Stream/trascrizione.
La lingua desiderata non è in elenco
Scegli la lingua più vicina o valuta un servizio esterno per il passaggio di trascrizione, poi carica il .vtt manualmente se vuoi avere le captions nel player.
Elaborazione bloccata o molto lenta
Verifica connessione e riprova più tardi. Per video oltre un’ora la trascrizione può impiegare tempo. In caso di errore ripeti l’operazione reimpostando lingua e opzione di autogenerazione.
Transcript impreciso
L’audio di bassa qualità compromette il riconoscimento. Se possibile, migliora l’audio e ricarica; in alternativa, correggi a mano il testo pulito dopo la conversione del .vtt.
Utenti che non visualizzano il pannello Trascrizione
Controlla che abbiano accesso al file e che le didascalie siano state generate con successo. Invitali ad aprire il video nel player Stream (moderno) e non a scaricare il file localmente.
Errore “formato non supportato”
Assicurati che il file sia un contenitore video comune (MP4, MKV, MOV). In caso contrario, converti il video prima del caricamento.

Confronto sintetico dei metodi

Metodo	Quando usarlo	Pro	Contro
Stream (su SharePoint)	Scenario consigliato, file già in OneDrive/SharePoint	UI moderna, transcript integrato, navigazione con timestamp	Richiede permessi sul file; lingue limitate a quelle supportate
OneDrive/SharePoint “Trascrivi”	Interfacce che espongono direttamente la funzione	Stesse capacità di base; nessun passaggio extra	Terminologia/posizione dei comandi può variare
Servizi esterni	Lingue non supportate o requisiti avanzati	Feature extra (speaker diarization avanzata, traduzione, analisi)	Gestione dati fuori da M365; costi e compliance da valutare

Checklist operativa (riassunto veloce)

Apri la registrazione dalla chat della riunione → OneDrive/SharePoint.
Riproduci nel player Stream (su SharePoint).
Dettagli → imposta Lingua.
Opzioni → abilita Autogenera didascalie → Salva.
Attendi la creazione del .vtt.
Apri il pannello Trascrizione per consultare/copiare.
Scarica il .vtt e, se serve, converti in testo pulito.

Domande frequenti

Posso generare il transcript anche se nessuno ha avviato la trascrizione live?

Sì. La trascrizione live non è necessaria per ottenere un transcript a posteriori: basta la registrazione caricata in OneDrive/SharePoint e Stream (moderno) abilitato.

È possibile modificare il transcript direttamente nel player?

Puoi copiare il testo dal pannello Trascrizione e correggerlo in un documento. Alcune interfacce consentono l’upload di un nuovo file .vtt corretto per aggiornare le didascalie.

La trascrizione supporta più parlanti?

Il riconoscimento distingue le frasi con timestamp, ma non assegna nomi agli speaker. Se serve la diarizzazione nominativa, valuta servizi specializzati o la revisione manuale.

Posso tradurre il transcript?

Sì, dopo aver ottenuto il testo puoi tradurlo con gli strumenti M365 o altri servizi. In alcune UI puoi aggiungere tracce di sottotitoli in lingue differenti.

Cosa succede se elimino il video?

Il transcript e i sottotitoli sono legati al file: eliminando il video perdi anche la trascrizione. Se ti serve conservarla, esporta il testo prima di cancellare il video.

Limiti importanti da conoscere

Disponibilità post-elaborazione: il transcript appare solo a generazione conclusa; per video lunghi non è istantaneo.
Permessi: chi non può vedere il video non può accedere al transcript.
Stream (Classic): ritirato il 15 aprile 2024; migrare a Stream (su SharePoint) è indispensabile per le nuove trascrizioni.

Esempio di workflow end-to-end

Dal messaggio in chat “La registrazione è pronta”, apri il file in OneDrive.
Verifica audio e seleziona l’icona Apri nel player Stream.
In Dettagli imposta la Lingua principale parlata nella riunione.
In Opzioni attiva Autogenera didascalie e salva.
Ritorna al video dopo la lavorazione e apri il pannello Trascrizione.
Filtra/ricerca parole chiave (nomi progetto, decisioni) e copia le parti utili in un documento di riunione.
Scarica il .vtt e, se vuoi un verbale completo, puliscilo con l’editor o lo script proposto.

Consigli di adozione per team e aziende

Definisci una regola interna: chi avvia la registrazione è responsabile di attivare la generazione delle didascalie subito dopo l’upload.
Modello di verbale: prepara un template in Word/Loop con sezioni (decisioni, azioni, scadenze) da popolare a partire dal transcript.
Formazione: 10 minuti di formazione su come aprire il player Stream e abilitare l’autogenerazione risparmia ore di sbobinatura.
Privacy: informa i partecipanti che la riunione verrà registrata e trascritta; rispetta le normative locali.

Conclusione

Ottenere il transcript dopo una riunione di Microsoft Teams è non solo possibile, ma semplice: basta aprire la registrazione in Stream (su SharePoint), scegliere la lingua e attivare l’autogenerazione delle didascalie. In pochi passaggi avrai un file .vtt navigabile e scaricabile, da convertire rapidamente in testo pulito. Con alcune buone pratiche su audio e governance, la qualità risulterà più che adeguata per verbali, riassunti e follow‑up operativi.

In sintesi operativa: carica/apri la registrazione in Stream (su SharePoint) → imposta lingua → attiva “Autogenera didascalie” → attendi → consulta il pannello Trascrizione → scarica .vtt → opzionale: pulisci e archivia il testo.