Hai licenze e chiavi nel vecchio VLSC, hai creato un nuovo tenant Microsoft Entra ID/Microsoft 365 e ora non vedi più nulla? Questa guida pratica ti accompagna passo‑passo per recuperare accesso alle chiavi, chiedere il trasferimento degli accordi e rimettere in funzione i sistemi critici senza attese inutili.
Sintesi veloce
- Controlla subito se le licenze sono già visibili nel Microsoft 365 admin center (percorso: Fatturazione → Licenze e Fatturazione → Installazioni volume / Download e chiavi).
- Raccogli i dettagli del vecchio accordo VLSC (Agreement/Enrollment/Owner/Authorization ID) e i dati societari originali.
- Apri un caso al supporto Volume Licensing selezionando “VLSC → Account/Access → Transfer or merge agreements”.
- Se è urgente: chiama il numero nazionale (in Italia: 800 787 759, voce “Licenze volume”) e/o usa la chat autenticata.
- Soluzione ponte: chiedi CSV con le Product Keys o la co‑amministrazione temporanea sul vecchio VLSC per scaricare chiavi e ISO.
Scenario e problema
Un amministratore dispone di centinaia di licenze e chiavi di attivazione (MAK/KMS/Server/Client) registrate nel proprio vecchio account Volume Licensing Service Center (VLSC). In occasione della creazione di un nuovo account di lavoro (nuovo tenant Microsoft Entra ID / Microsoft 365), gli era stato comunicato che i diritti si sarebbero migrati automaticamente. Ciò non avviene: occorre reinstallare un sistema critico, ma le chiavi non risultano accessibili dal nuovo ambiente.
Questa guida fornisce un percorso operativo collaudato: verifica immediata, raccolta informazioni, apertura caso al supporto VLSC, escalation telefonica, canale chat, opzioni temporanee per ripristinare l’operatività (invio chiavi/ri‑associazione ruoli), controlli post‑trasferimento e prevenzione.
Come funziona oggi la gestione delle licenze volume
Negli ultimi anni molte funzioni del VLSC sono state spostate nel Microsoft 365 admin center. In diversi scenari, download e chiavi compaiono direttamente nel percorso di fatturazione del portale amministrativo, con visibilità per tenant e non più soltanto per “account VLSC” storico. Tuttavia, la riconnessione tra accordi VLSC e nuovo tenant non è sempre automatica: in presenza di cambi societari (nuova ragione sociale, fusioni, acquisizioni), modifiche di dominio principale, oppure quando l’accordo è legato a un contatto/ruolo VLSC che non esiste più, è richiesto l’intervento del Volume Licensing Support.
Piano d’azione consigliato (con tabella riassuntiva)
| Passo | Cosa fare | Perché / Dettagli |
|---|---|---|
| 1. Verificare nel Microsoft 365 admin center | Accedi con l’account di lavoro e vai a Fatturazione → Licenze. Controlla anche Fatturazione → Installazioni volume o Download e chiavi (il nome può variare). | Dal 2023 molte funzioni VLSC sono state integrate qui. È possibile che le licenze siano già presenti ma non ancora state notificate. |
| 2. Raccogliere i dati dell’accordo VLSC | Recupera Agreement Number, Enrollment Number, Owner ID, Authorization ID, ragione sociale e indirizzo legale usati nel vecchio VLSC. | Questi identificativi saranno richiesti per qualunque richiesta di spostamento o unione tra tenant e per la validazione dell’identità societaria. |
| 3. Aprire un ticket a Volume Licensing Support | Apri una richiesta selezionando: “VLSC → Account/Access → Transfer or merge agreements”. Allegare gli ID del punto 2 e descrivere il problema. | Il team VLSC è l’unico che può collegare accordi Open/Select/EA/MPSA a un nuovo tenant o spostare il Key Management su un altro Entra ID. |
| 4. Contattare telefonicamente se urgente | Italia: 800 Microsoft (800‑787 759) → voce “Licenze volume”. Per altri Paesi, utilizzare il numero di Customer Service locale. | La chiamata può accelerare l’elevazione e lo triage, importante se un sistema è fermo o serve accesso immediato alle chiavi. |
| 5. Usare il canale di chat | Nella stessa pagina di supporto, se disponibile, avvia la chat autenticata. | Per problemi di accesso rapido alle chiavi, il tecnico può fornire download temporanei o ri‑associare il vecchio account come amministratore. |
| 6. Soluzione temporanea | Se devi reinstallare subito: chiedi l’invio di un file CSV con tutte le Product Keys oppure la co‑administration del vecchio tenant VLSC (aggiungere l’e‑mail di lavoro come Online Services Manager o ruolo equivalente). | Permette di scaricare rapidamente chiavi e ISO senza attendere la completa migrazione degli entitlements. |
Checklist pre‑richiesta: cosa avere pronto
- Dati VLSC: Agreement Number, Enrollment Number, Owner ID, Authorization ID.
- Dati legali: ragione sociale completa, indirizzo, P.IVA/codice fiscale, eventuale ID fiscale internazionale.
- Contatti: nome/cognome, ruolo, e‑mail aziendale (dominio del nuovo tenant), numero di telefono diretto.
- Nuovo tenant: nome del tenant (es. azienda.onmicrosoft.com), dominio primario, Tenant ID (GUID), elenco admin globali/billing admin.
- Prove di titolarità: fatture/licenze, Agreement Summary in PDF, Riepilogo diritti (se disponibile).
- Urgenza: indicare chiaramente il sistema da ripristinare, versione prodotto (es. Windows Server, SQL Server, Office/Visio/Project, ecc.), scadenze.
Come recuperare rapidamente alcuni dati
- Tenant ID: dal portale di Entra ID (Panoramica → ID tenant) o dal centro di amministrazione Microsoft 365 (Impostazioni dell’organizzazione → Profili → ID organizzazione).
- Admin/Billing roles: amministrazione → ruoli → verifica che chi apre il caso sia autorizzato (Global Admin o Billing Admin).
- Agreement Summary: se hai ancora accesso al vecchio VLSC, esporta il PDF del riepilogo contratto.
Aprire il caso al Volume Licensing Support
Quando compili il modulo di assistenza, scegli il flusso “VLSC → Account/Access → Transfer or merge agreements”. Nella descrizione, sii specifico e strutturato. Di seguito un modello di testo che puoi riutilizzare:
Oggetto: Richiesta trasferimento/merge accordi VLSC su nuovo tenant Entra ID
Descrizione: siamo titolari degli accordi VLSC indicati di seguito e abbiamo creato un nuovo tenant Microsoft Entra ID/Microsoft 365 per la nostra organizzazione. Nonostante la comunicazione iniziale, le licenze e le chiavi non risultano oggi visibili nel nuovo admin center. Dobbiamo reinstallare con urgenza un sistema critico e necessitiamo di: (1) collegamento/merge degli accordi al nuovo tenant; (2) fornitura temporanea delle product keys o ri‑associazione come co‑amministratori del vecchio VLSC.
Dettagli accordi: Agreement Number: …; Enrollment Number: …; Owner ID: …; Authorization ID: …; Ragione sociale alla firma: …
Nuovo tenant: Nome tenant: …; Dominio: …; Tenant ID: …; Contatto tecnico: Nome Cognome, e‑mail, telefono.
Prodotti coinvolti: elenco sintetico (es. Windows Server 2019/2022, SQL Server 2019/2022, Office LTSC/Project/Visio, CAL, RDS, ecc.).
Urgenza: sistema critico non operativo dal …; richiesta di chiavi entro …; siamo disponibili a verifica KYC e ownership.
Richiesta esplicita: avviare trasferimento/merge accordi; inviare CSV con tutte le product keys correnti o ri‑assegnare ruoli VLSC (Online Services Manager/Key Administrator) al contatto sopra indicato.
Allegati suggeriti
- PDF dell’Agreement Summary (se disponibile).
- Documenti che provino la continuità aziendale (visura, atto di fusione, cambio sede o ragione sociale, ecc.).
- Screenshot del vecchio VLSC (Downloads & Keys) con mascheramento dei dati sensibili non necessari.
Escalation telefonica e canale chat
Se il ripristino è urgente, dopo aver aperto il caso:
- Chiama il numero nazionale del supporto Microsoft e segui il menu fino a “Licenze volume”. In Italia: 800 787 759.
- Prepara uno script di 30–60 secondi: “Abbiamo un sistema critico fermo, chiavi non visibili nel nuovo tenant, caso numero …; chiediamo invio CSV chiavi o co‑amministrazione VLSC immediata e avvio trasferimento accordi”.
- Chat autenticata: se disponibile nella pagina di supporto, aprila e incolla il testo usato al telefono. Spesso accelera la verifica e l’invio delle chiavi più urgenti.
Soluzioni temporanee per ripristinare subito
- CSV con tutte le Product Keys
Chiedi espressamente l’invio di un file CSV contenente tutte le chiavi (MAK, KMS, Office, server, CAL se applicabile). Specifica il canale sicuro per la ricezione e l’utente autorizzato alla visione. - Co‑administration sul vecchio VLSC
Fatti aggiungere con l’e‑mail del nuovo tenant come Online Services Manager / Key Administrator o ruolo equivalente. Potrai accedere a Downloads & Keys e scaricare quanto serve per la reinstallazione. - Allineamento delle attivazioni
Se usi Key Management Service (KMS), conferma se serve rigenerazione delle chiavi host. Se usi MAK, assicurati di avere conteggi sufficienti per nuove attivazioni.
Ricorda: l’obiettivo della soluzione ponte è rimettere in esercizio il servizio, mentre il trasferimento/merge degli accordi prosegue in background con il team VLSC.
Dettagli tecnici e buone pratiche
MAK vs KMS vs ADBA
- MAK (Multiple Activation Key): attiva un numero finito di volte; ideale per macchine non connesse stabilmente.
- KMS (Key Management Service): attiva client e server in rete tramite un host KMS; attenzione alla chiave host e al conteggio minimo di client.
- ADBA (Active Directory‑Based Activation): attiva tramite AD; utile in scenari on‑prem con dominio AD classico.
In una migrazione tra tenant, i prodotti on‑prem restano gli stessi, ma la custodia delle chiavi cambia portale e ruoli amministrativi. Specifica al supporto se desideri mantenere le stesse chiavi KMS/MAK o rigenerarle per compliance interna.
Ruoli e autorizzazioni: chi deve aprire il caso?
- Nel nuovo tenant: un Global Administrator o Billing Administrator con visibilità sui contratti.
- Nel vecchio VLSC (se ancora accessibile): ruoli Administrator / Key Administrator / Online Services Manager in grado di confermare l’ownership.
Se chi apre il caso non coincide con i contatti VLSC storici, porta evidenze di continuità (documenti societari) per velocizzare la validazione.
Errori tipici e come evitarli
| Errore comune | Conseguenza | Come evitarlo |
|---|---|---|
| Aprire il caso senza gli ID dell’accordo | Ping‑pong di richieste, tempi più lunghi | Raccogli Agreement/Enrollment/Owner/Authorization ID prima di contattare il supporto |
| Indicazioni vaghe su urgenza e sistemi impattati | Priorità bassa | Dichiara nome del servizio, data fermo, prodotto/versione, finestra temporale richiesta |
| Richiesta di “link” generici alle chiavi | Malintesi su cosa inviare | Chiedi espressamente CSV con Product Keys oppure co‑amministrazione VLSC |
| Attendere solo la migrazione automatica | Blocco prolungato | Apri subito il ticket e usa telefono/chat per accelerare |
| Chiudere il vecchio tenant prima dell’export | Perdita di visibilità su contratti/chiavi | Esporta l’Agreement Summary e screenshot di Downloads & Keys prima della chiusura |
Flusso decisionale rapido
- Vedi le licenze nel nuovo admin center? Sì → procedi con installazioni e verifica chiavi. No → vai al punto successivo.
- Hai Agreement/Enrollment/Owner/Authorization ID? Sì → apri subito il caso “Transfer or merge agreements”. No → recuperali dal vecchio VLSC o dal partner di riferimento.
- È urgente? Sì → chiama il numero nazionale, apri chat, chiedi CSV o co‑amministrazione. No → attendi il riscontro del caso con tutte le evidenze allegate.
Dopo il trasferimento o merge: cosa controllare
- Licenze visibili in Fatturazione → Licenze e Installazioni volume/Download e chiavi con etichette prodotto coerenti.
- Download ISO disponibili e coerenti con le versioni sottoscritte.
- Product Keys complete (MAK/KMS/Office/Server/Client). Se mancano, chiedi integrazione del CSV.
- Ruoli: verifica che almeno due amministratori del nuovo tenant abbiano permessi per gestione licenze e chiavi.
- Documentazione: archivia in luogo sicuro l’Agreement Summary aggiornato e il CSV chiavi; registra nel tool di ITSM il numero del caso, le date e gli esiti.
FAQ operative
Posso trasferire da solo le licenze volume tra tenant?
No. Non esiste un trasferimento self‑service tra tenant per gli accordi di licenza a volume. Serve sempre il coinvolgimento del supporto VLSC.
Quanto tempo richiede il trasferimento?
Dipende dal numero di accordi, dalla chiarezza degli identificativi e dalla validazione societaria. Prepara tutto (ID, evidenze) e usa canali telefonici/chat per urgenze.
KMS o Software Assurance richiedono attenzioni particolari?
Sì. Se usi KMS, specifica se mantenere o rigenerare le chiavi host. Se hai Software Assurance, indica scadenze/benefit rilevanti (diritti di downgrade, ecc.) da preservare.
Le chiavi cambiano dopo il merge?
Non necessariamente. Spesso le chiavi rimangono le stesse; la differenza è il punto di custodia e i ruoli che possono visualizzarle. Verifica con il supporto se è opportuno rigenerarle per policy interne.
Non ho più accesso al vecchio account VLSC: come faccio?
Fornisci Agreement/Enrollment/Owner/Authorization ID e documenti societari che dimostrino la titolarità. Chiedi la co‑amministrazione temporanea o l’invio del CSV chiavi.
Abbiamo cambiato ragione sociale o ci siamo fusi con un’altra azienda: è un problema?
No, purché forniate evidenze legali del passaggio. Questo è uno scenario tipico gestito dal team VLSC.
Modello di piano di comunicazione interna
Per evitare fraintendimenti tra IT, acquisti e compliance:
- IT: prepara l’elenco sistemi impattati, versioni, finestre di manutenzione.
- Procurement: recupera fatture e Agreement Summary; valida dati societari.
- Security/Compliance: definisce canale sicuro per scambio chiavi e policy di custodia.
- Leadership: approva l’urgenza e, se necessario, l’escalation telefonica.
Governance e prevenzione
- Custodia chiavi: mantieni un archivio cifrato del CSV aggiornato, accessibile solo a ruoli autorizzati, con audit trail.
- Ruoli ridondanti: almeno due amministratori con diritti sui download/chiavi per evitare singoli punti di fallimento.
- Export periodico: conserva PDF dell’Agreement Summary e screenshot di Downloads & Keys prima di qualsiasi dismissione/chiusura tenant.
- Runbook: documenta il flusso “perdita accesso chiavi” con contatti, numeri e modelli di richiesta già pronti.
Checklist finale (stampabile)
- ■ Ho verificato nel Microsoft 365 admin center la presenza di licenze, download e chiavi.
- ■ Ho raccolto Agreement/Enrollment/Owner/Authorization ID e dati legali originali.
- ■ Ho aperto il caso “Transfer or merge agreements” al supporto VLSC con allegati.
- ■ Ho attivato escalation telefonica/chat se il fermo è critico.
- ■ Ho richiesto il CSV con tutte le Product Keys o la co‑amministrazione VLSC.
- ■ Dopo il merge, ho verificato ruoli, download, chiavi e ho archiviato documentazione e CSV in modo sicuro.
Riepilogo conclusivo
Se un nuovo tenant Microsoft Entra ID/Microsoft 365 non mostra le licenze volume e le chiavi precedentemente custodite nel VLSC, non aspettare la sola “migrazione automatica”. Esegui subito i controlli nel portale, raccogli gli identificativi del vecchio accordo e apri un ticket al Volume Licensing Support chiedendo esplicitamente trasferimento/merge e una soluzione ponte (CSV chiavi o co‑amministrazione) per ripristinare i sistemi critici. Con le informazioni giuste e un’escalation tempestiva, l’accesso a download e product keys può essere ripristinato rapidamente, e gli entitlements saranno poi correttamente associati al nuovo tenant.
Appendice: terminologia essenziale
- VLSC (Volume Licensing Service Center): portale storico per la gestione di accordi e chiavi di licenza a volume.
- Entra ID: piattaforma di identità Microsoft per tenant Microsoft 365 e Azure.
- Entitlement: diritto d’uso di un prodotto/servizio derivante da un contratto/licenza.
- MAK/KMS/ADBA: metodi di attivazione di prodotti Microsoft on‑premises.
- Agreement/Enrollment/Owner/Authorization ID: identificativi chiave degli accordi VLSC richiesti per movimenti tra tenant.
Appendice: strutturare la richiesta per casi complessi
Se possiedi più accordi (es. Open/Select/EA/MPSA) o più linee di business, crea un foglio di lavoro per il supporto con colonne:
| Accordo | Agreement # | Enrollment # | Owner ID | Authorization ID | Ragione sociale | Prodotti | Note (SA/KMS/MAK) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| EA / Select / Open / MPSA | … | … | … | … | … | Windows Server, SQL, Office LTSC… | SA attiva fino a …; KMS host … |
Allega questo prospetto al caso: riduce i tempi di allineamento e minimizza i rimbalzi.
Appendice: sicurezza nella gestione delle chiavi
- Scambia i CSV delle chiavi solo tramite canali protetti e con persone autorizzate.
- Evita inoltri via e‑mail non cifrati; preferisci repository sicuri con controlli di accesso.
- Registra chi ha scaricato/consultato il file e revoca lo share quando il merge è completato.
In sintesi:
1) Verifica se le licenze sono già visibili nel Microsoft 365 admin center.
2) In caso negativo, apri immediatamente un ticket con Volume Licensing Support (web o telefono) fornendo gli identificativi degli accordi.
3) Chiedi accesso temporaneo o esportazione delle chiavi per ripristinare il sistema critico mentre il team Microsoft completa l’associazione al nuovo account.